交通費精算書テンプレート無料：自分に合ったテンプレートの作り方
交通費精算、毎月大変ではありませんか？ 会社によっては専用のシステムがあるかもしれませんが、手作業で精算書を作成している方もいらっしゃるかと思います。そんなあなたのために、今回は交通費精算書テンプレートの作り方を徹底解説！ 無料で使えるテンプレートを参考に、自分にぴったりのオリジナル精算書を作成しましょう。
なぜテンプレートが必要なの？
- 時間短縮: 毎回同じ項目を入力する手間が省けます。
- ミスの削減: 入力漏れや計算ミスを防ぎやすくなります。
- 統一感: 社内でフォーマットを統一することで、経理処理がスムーズになります。
- ペーパーレス化: デジタルテンプレートを使用すれば、印刷コストを削減できます。
交通費精算書テンプレートを作る前に：必要な要素を確認
まずは、交通費精算書に必要な要素を確認しましょう。会社によって規定が異なる場合があるので、経理担当者や就業規則を確認することをおすすめします。
- 日付: 精算日を記入します。
- 所属部署: 自分の所属部署を記入します。
- 氏名: 自分の氏名を記入します。
- 交通費精算期間: いつからいつまでの交通費を精算するのかを記入します。
- 日付: 実際に交通費が発生した日を記入します。
- 区間: 出発地と目的地を記入します。（例：〇〇駅 → △△駅）
- 交通手段: 電車、バス、タクシーなど、利用した交通手段を記入します。
- 金額: 実際に支払った金額を記入します。
- 備考: 必要に応じて、訪問先や理由などを記入します。
- 合計金額: 精算する交通費の合計金額を記入します。
- 承認欄: 上長が承認するための欄を設けます。
- 印鑑: 会社によっては印鑑が必要な場合があります。
デザインのポイント：見やすく、使いやすく
デザインは、見やすさと使いやすさを重視しましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。明朝体よりもゴシック体の方がおすすめです。
- 色: 色を使いすぎると見づらくなるので、基本的には黒色で統一しましょう。強調したい部分には、薄い色を使うと効果的です。
- 罫線: 罫線を使って項目を区切ると、見やすくなります。
- 余白: 適度な余白を設けることで、圧迫感を軽減できます。
書き方の流れ：効率よく入力するために
- テンプレートを開く: 作成したテンプレート、またはダウンロードしたテンプレートを開きます。
- 基本情報を入力: 日付、所属部署、氏名、精算期間などの基本情報を入力します。
- 交通費明細を入力: 日付、区間、交通手段、金額などを入力します。
- 合計金額を計算: 交通費の合計金額を計算し、記入します。
- 備考欄に必要事項を記入: 必要に応じて、訪問先や理由などを記入します。
- 上長に提出: 承認欄に上長の承認を得て、経理担当者に提出します。
交通費精算書を使う場面
- 毎月の経費精算: 定期的に発生する交通費を精算する場合に使用します。
- 出張の経費精算: 出張時に発生した交通費を精算する場合に使用します。
- 臨時的な交通費精算: 普段とは異なる場所へ移動する際に発生した交通費を精算する場合に使用します。
注意点：正確な情報を記載するために
- 領収書を保管する: 交通費の領収書は必ず保管しておきましょう。
- 正確な金額を記載する: 金額は正確に記載しましょう。
- 虚偽の申請はしない: 虚偽の申請は絶対に行わないでください。
- 会社の規定に従う: 交通費精算に関する会社の規定を必ず確認しましょう。
実践的な手順：テンプレートを自分で作ってみよう
ここでは、Microsoft Excelを使って、交通費精算書テンプレートを作成する手順を解説します。
ステップ1：Excelを起動し、新しいシートを開く
Excelを起動し、「新しいブック」を選択して、新しいシートを開きます。
ステップ2：項目名を入力する
以下の項目名をセルに入力します。
- A1: 交通費精算書
- A3: 申請日
- B3: 所属
- C3: 氏名
- D3: 精算期間（開始）
- E3: 精算期間（終了）
- A5: 日付
- B5: 区間
- C5: 交通手段
- D5: 金額
- E5: 備考
- C15: 合計金額
- A17: 承認
ステップ3：罫線を引く
項目名の周りに罫線を引いて、見やすくします。
- 項目名が入力されているセル範囲を選択します。
- 「ホーム」タブの「フォント」グループにある「罫線」ボタンをクリックします。
- 「格子」を選択します。
ステップ4：数式を入力する
合計金額を自動で計算するように、数式を入力します。
- C15セルに「=SUM(D6:D14)」と入力します。
- D6:D14は、金額が入力されるセルの範囲に合わせて調整してください。
ステップ5：書式を整える
フォントの種類やサイズ、色などを調整して、書式を整えます。
ステップ6：テンプレートとして保存する
作成したシートをテンプレートとして保存します。
- 「ファイル」タブをクリックします。
- 「名前を付けて保存」をクリックします。
- ファイルの種類を「Excelテンプレート (*.xltx)」に変更します。
- ファイル名を付けて保存します。
これで、オリジナルの交通費精算書テンプレートが完成です！
サンプルテンプレート（交通費精算書テンプレート無料の例）
■ サンプルテンプレート（交通費精算書テンプレート無料の例） 【タイトル】 交通費精算書
【項目1】 申請日：2024年10月27日
【項目2】 所属：〇〇部
【項目3】 氏名：〇〇 〇〇
【項目4】 精算期間：2024年10月1日～2024年10月27日
【項目5】 交通費明細（日付、区間、交通手段、金額、備考）
【備考】 ※ 領収書は必ず添付してください。
まとめ
交通費精算書テンプレートを作成することで、日々の業務効率を大幅に改善できます。今回ご紹介した手順を参考に、自分に合ったオリジナルのテンプレートを作成し、スマートな経費精算を実現しましょう！
