交通費請求書テンプレートの作り方：簡単ステップで経費精算をスムーズに！
交通費精算、毎月地味に手間がかかりますよね。そんなあなたに、オリジナルの交通費請求書テンプレートを作る方法を伝授します！自分に合ったテンプレートがあれば、経費精算にかかる時間を大幅に短縮できます。さあ、一緒に見ていきましょう！
なぜオリジナルテンプレートが必要なの？
会社によっては専用のフォーマットがあるかもしれませんが、個人事業主の方や、会社のフォーマットが使いづらいと感じている方もいるでしょう。自分にとって使いやすいテンプレートがあれば、
- 入力ミスを減らせる
- 経費精算の時間を短縮できる
- 必要な情報を漏れなく記載できる
というメリットがあります。
テンプレート作成に必要な要素
まずは、交通費請求書にどんな情報が必要なのかを確認しましょう。
- 請求日: 請求書を作成した日付。
- 請求者情報: 氏名、所属部署、社員番号など。
- 交通費の内訳:
- 日付
- 区間 (例: 東京駅 → 新大阪駅)
- 交通手段 (例: 新幹線、電車、バス)
- 金額
- 合計金額: 交通費の合計金額。
- 備考: 交通費に関する特記事項 (例: 出張理由)。
- 承認欄: 上長などの承認を得るための欄。
- 振込先情報: 振り込みを希望する銀行名、支店名、口座番号、口座名義。
デザインのポイント
- 見やすさ: シンプルで分かりやすいデザインを心がけましょう。フォントサイズや色使いも重要です。
- 入力しやすさ: Excelなどを使う場合、入力セルを大きくしたり、プルダウンメニューを活用したりすると便利です。
- 統一感: 会社のロゴやコーポレートカラーを取り入れると、よりプロフェッショナルな印象になります。
書き方の流れ
- 基本情報の入力: 請求日、請求者情報などを入力します。
- 交通費内訳の入力: 日付、区間、交通手段、金額を1行ずつ入力します。
- 合計金額の計算: 交通費の合計金額を計算し、入力します。
- 備考の記入: 必要に応じて、交通費に関する特記事項を記入します。
- 承認欄への記入: 上長などの承認を得ます。
- 振込先情報の記入: 振り込みを希望する銀行口座情報を記入します。
テンプレートを使う場面
- 出張時の交通費精算
- 会議や打ち合わせなど、業務で発生した交通費精算
- 個人事業主が経費として交通費を計上する場合
作成時の注意点
- 正確な情報の記載: 金額や日付など、誤りのないよう正確に記載しましょう。
- 領収書の保管: 交通費を証明する領収書は必ず保管しておきましょう。
- 会社の規定の確認: 交通費精算に関する会社の規定を確認し、それに沿って作成しましょう。
- テンプレートの定期的な見直し: 法改正や会社の規定変更に合わせて、テンプレートを定期的に見直しましょう。
実践的な手順：Excelで交通費請求書テンプレートを作ってみよう！
- Excelを起動し、新しいシートを開きます。
- 必要な項目を入力します。
- A1セル: 「交通費請求書」
- A3セル: 「請求日」 B3セル: （日付を入力するセル）
- A4セル: 「氏名」 B4セル: （氏名を入力するセル）
- A5セル: 「所属」 B5セル: （所属を入力するセル）
- A7セル: 「日付」 B7セル: 「区間」 C7セル: 「交通手段」 D7セル: 「金額」
- 交通費内訳の入力欄を作成します。
- A8セル以下に日付、B8セル以下に区間、C8セル以下に交通手段、D8セル以下に金額を入力するセルを作成します。
- 必要に応じて行を追加します。
- 合計金額の計算式を入力します。
- A10セル: 「合計金額」
- B10セル:
=SUM(D8:D〇)(〇は最終行の数字)
- 書式設定を行います。
- フォントサイズや色、罫線などを設定し、見やすく整えます。
- 必要に応じて、会社のロゴや振込先情報を追加します。
- テンプレートとして保存します。
テンプレートサンプル
■ サンプルテンプレート（交通 費 請求 書 テンプレート の例）
【タイトル】 交通費請求書（シンプル版）
【項目：基本情報】
- 請求日：〇〇年〇〇月〇〇日
- 氏名：〇〇 〇〇
- 所属：〇〇部
【項目：交通費内訳】
- 日付：〇〇年〇〇月〇〇日
- 区間：〇〇駅 → 〇〇駅
- 交通手段：電車
- 金額：〇〇〇円
【項目：合計金額】 〇〇〇〇円
【備考】 領収書は別途提出いたします。
※ このテンプレートはあくまで一例です。必要に応じて項目を追加・変更してください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？ この記事を参考に、あなただけのオリジナル交通費請求書テンプレートを作成し、日々の経費精算を効率化してくださいね！
