事情書テンプレート：書き方からサンプルまで完全ガイド！【理由・場面・注意点】
「事情書って、なんだか難しそう…」「どんな風に書けばいいのかわからない…」
そんな風に思っていませんか？
事情書は、会社や学校などで、何らかの事情を説明する際に必要な書類です。でも、難しく考える必要はありません！
この記事では、事情書テンプレートの作り方から書き方、サンプルまで、誰でも簡単に理解できるように徹底解説します。
1. 事情書とは？どんな時に使うの？
事情書は、簡単に言うと「なぜそうなったのか？」を説明する書類です。例えば、以下のような場面で必要になります。
- 遅刻・欠席: 電車遅延や体調不良などで遅刻・欠席した場合
- ミス・トラブル: 仕事でミスをしてしまった場合
- 物品の破損・紛失: 会社の備品を壊してしまった場合、または紛失した場合
- その他: 上司からの指示に反してしまった場合など
これらの状況で、事実を正確に伝え、反省の意を示すために事情書が必要となります。
2. 事情書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
いきなり書き始めるのではなく、まずはテンプレートを用意することで、スムーズに事情書を作成できます。
2.1 必要な要素の一覧
事情書に必要な要素は以下の通りです。
- 日付: 事情書を提出する日付
- 宛名: 提出先（上司や担当部署など）
- 所属・氏名: 自分の所属部署と氏名
- 件名: 事情書のタイトル（例：遅刻の件、〇〇の破損について）
- 事情の内容: 具体的に何が起こったのか、詳細を記述
- 原因: なぜそのような事態になったのか、原因を説明
- 反省: 今回の件に対する反省の意を示す
- 今後の対策: 今後同じことが起こらないように、どのような対策をとるかを記述
- 署名・捺印: 自分の署名と捺印
2.2 デザインのポイント
- シンプルで見やすい: 色数を少なくし、フォントも読みやすいものを選ぶ
- 余白を適切にとる: 文字が詰まりすぎないように、適度な余白を設ける
- 箇条書きを活用: 複雑な内容は箇条書きにすることで、分かりやすくする
3. 事情書の書き方の流れ：ステップ形式で解説
実際に事情書を書いてみましょう。以下のステップに沿って進めてください。
ステップ1: 事実を正確に記述する
- 主観的な意見は避け、客観的な事実のみを記述します。
- 5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識して書くと、情報が整理されます。
ステップ2: 原因を分析する
- なぜそのような事態になったのか、原因を深く掘り下げて分析します。
- 単なる言い訳ではなく、客観的な視点で原因を特定することが重要です。
ステップ3: 反省の意を示す
- 今回の件について、真摯に反省する気持ちを伝えます。
- 具体的な言葉で反省の意を示すことが大切です。
ステップ4: 今後の対策を具体的に示す
- 今後同じことが起こらないように、どのような対策をとるかを具体的に記述します。
- 実現可能な対策を提示することが重要です。
ステップ5: 誤字脱字をチェックする
- 書き終わったら、必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 第三者にチェックしてもらうのも有効です。
4. 事情書を書く際の注意点：誠意が伝わるように
- 言い訳はしない: 事実を認め、言い訳はせずに反省の意を示す
- 感情的な表現は避ける: 冷静に、客観的に記述する
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がける
- 嘘は絶対に書かない: 事実を捻じ曲げたり、嘘を書いたりすると、信用を失う可能性があります
5. サンプルテンプレート：遅刻の場合
■ サンプルテンプレート（事情書テンプレートの例）
【タイトル】 遅刻に関する事情書
【日付】 2024年10月27日
【宛名】 〇〇部長
【所属・氏名】 〇〇部 〇〇課 〇〇 〇〇
【事情の内容】 本日、2024年10月27日、午前9時の始業時間に30分遅刻いたしました。
【原因】 自宅を出る際に、交通機関の遅延（〇〇線、〇〇駅での人身事故）が発生し、予定していた電車に乗車できませんでした。駅の構内アナウンスで遅延を知り、代替路線を検討しましたが、いずれも大幅な遅延が発生しており、やむを得ずタクシーを利用しました。
【反省】 公共交通機関の遅延とはいえ、始業時間に遅刻してしまったことを深くお詫び申し上げます。会社にご迷惑をおかけしたことを深く反省しております。
【今後の対策】 今後は、公共交通機関の遅延情報を事前に確認し、余裕を持って出発するようにいたします。また、万が一遅延が発生した場合でも、迅速に代替手段を検討し、会社に連絡を入れるようにいたします。
【署名・捺印】 〇〇 〇〇 印
【備考】 遅延証明書を添付いたします。
まとめ：落ち着いて事情書を作成しよう！
事情書は、誠意をもって事実を伝えることが重要です。この記事で紹介したテンプレートや書き方のポイントを参考に、落ち着いて事情書を作成してください。今回の記事が、あなたの事情書作成の一助となれば幸いです。
