ワード議事録テンプレート

ワード議事録テンプレート作成ガイド：会議を効率化するテンプレートの作り方

会議の記録をスムーズに行い、後で内容を振り返りやすくするために、ワードで議事録テンプレートを作成するのは非常に有効な手段です。この記事では、ワード議事録テンプレートの作り方をステップごとに解説します。必要な要素の洗い出しからデザインのポイント、具体的な手順まで、テンプレート作成に必要な知識を網羅的にご紹介します。

1. なぜ議事録テンプレートが必要なのか？

議事録は、会議内容を記録し、参加者間の認識を共有するための重要なツールです。しかし、毎回ゼロから作成するのは時間と労力がかかります。テンプレートを活用することで、以下のメリットが得られます。

時間短縮: 毎回同じ項目を入力する手間が省けます。
情報整理: 必要事項が網羅され、抜け漏れを防ぎます。
共有の促進: 統一されたフォーマットで情報共有がスムーズになります。
標準化: 議事録の質を一定に保ちます。

2. 議事録テンプレートに必要な要素

効果的な議事録テンプレートを作成するために、まずは必要な要素を洗い出しましょう。

会議名: 会議のタイトルを明確に記載します。
開催日時: 会議が開催された正確な日時を記載します。
開催場所: 会議が開催された場所を記載します。（オンライン会議の場合はツール名など）
参加者: 出席者全員の名前を記載します。役職も記載すると、誰がどのような立場で参加していたのかが分かりやすくなります。
欠席者: 欠席者の名前を記載します。
議題: 会議で議論された議題を箇条書きで記載します。
決定事項: 会議で決定された内容を明確に記載します。
保留事項/宿題: 未解決の問題や、次回以降に議論されるべき事項を記載します。担当者と期日を明記すると、責任の所在が明確になります。
議事録作成者: 議事録を作成した人の名前を記載します。
備考: その他、特記事項や補足情報を記載します。

3. デザインのポイント：見やすく、使いやすく

テンプレートのデザインは、見やすさと使いやすさを重視しましょう。

フォント: 読みやすいフォント（例：MSゴシック、メイリオ）を使用します。
フォントサイズ: 本文は10.5～12pt程度がおすすめです。
レイアウト: 各項目が見やすいように、表形式や箇条書きを活用します。
色: 目立たせたい箇所に色を使用するのは効果的ですが、使いすぎると見づらくなるため、注意が必要です。
余白: 適度な余白を設けることで、全体的にすっきりとした印象になります。

4. 議事録の書き方の流れ

議事録は、会議の流れに沿って、以下の順序で記述すると分かりやすくなります。

冒頭: 会議名、開催日時、場所、参加者/欠席者を記載します。
議題: 各議題について、議論の内容、決定事項、保留事項/宿題を記録します。
結論: 会議全体の結論をまとめます。
今後のアクション: 次回以降のアクションプランを明確にします。

5. 議事録テンプレートを使う場面

議事録テンプレートは、あらゆる種類の会議で活用できます。

定例会議: 部署内やチーム内の定期的な会議。進捗報告や課題の共有に活用します。
プロジェクト会議: プロジェクトの進捗状況の確認や課題解決のための会議。
役員会議: 経営に関わる重要な意思決定を行う会議。
顧客との打ち合わせ: 商談や顧客からの要望をヒアリングする会議。

6. 議事録作成時の注意点

正確性: 事実に基づき、正確な情報を記載します。
客観性: 個人的な意見や感情を交えずに、客観的な視点で記述します。
簡潔性: 冗長な表現を避け、簡潔にまとめます。
迅速性: 会議終了後、速やかに議事録を作成し、参加者に共有します。

7. 実践的な手順：あなただけの議事録テンプレートを作成しよう！

それでは、実際にワードで議事録テンプレートを作成する手順をステップごとに解説します。

ステップ1: ワードを起動し、新規文書を作成します。

ステップ2: ページ設定を行います。

用紙サイズ、余白などを調整します。

ステップ3: 表を作成します。

メニューバーの「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数を選択します。
必要な項目（会議名、開催日時、参加者など）を入力します。

ステップ4: デザインを調整します。

フォント、フォントサイズ、罫線、色などを調整し、見やすいデザインに仕上げます。
表のスタイルを利用するのもおすすめです。

ステップ5: 必要に応じてテキストボックスや図形を追加します。

メニューバーの「挿入」タブから「テキストボックス」や「図形」を選択し、必要に応じて追加します。

ステップ6: テンプレートとして保存します。

メニューバーの「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート (*.dotx)」に変更して保存します。

8. サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（ワード議事録テンプレートの例）【タイトル】プロジェクト定例会議議事録

【項目1】会議名：〇〇プロジェクト定例会議

【項目2】開催日時：2024年〇月〇日〇時〇分～〇時〇分

【項目3】参加者：〇〇、〇〇、〇〇

【項目4】議題：

〇〇の進捗状況
〇〇に関する課題
今後のスケジュール

【項目5】決定事項：

〇〇は〇月〇日までに完了させる。
〇〇に関しては、〇〇が担当する。

【備考】次回の定例会議は〇月〇日〇時に開催。

※ このテンプレートはあくまでサンプルです。必要に応じて項目を追加したり、修正したりして、自社に合ったテンプレートを作成してください。

まとめ

ワードで議事録テンプレートを作成することで、会議の効率化を図り、情報共有をスムーズに行うことができます。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひオリジナルの議事録テンプレートを作成してみてください。テンプレートを活用して、より質の高い会議運営を目指しましょう。