フロー図テンプレート

フロー図テンプレート作成ガイド：業務効率を劇的に改善！

フロー図は、業務の流れやプロセスの全体像を視覚的に表現する便利なツールです。複雑なプロセスも一目で理解できるようになり、問題点の発見や改善にも役立ちます。

この記事では、フロー図テンプレートの作り方をステップ形式で解説します。テンプレート作成のポイントや注意点も詳しく説明するので、初心者の方でも安心して取り組めます。

フロー図テンプレートとは？なぜ必要？

フロー図テンプレートとは、フロー図を作成する際に使用する雛形のことです。テンプレートを使うことで、毎回同じ要素や記号を配置する手間を省き、効率的にフロー図を作成できます。

フロー図テンプレートが必要な理由は以下の通りです。

時間短縮: 一から作成する手間を省き、効率的にフロー図を作成できます。
品質向上: デザインや構成の統一性が保たれ、見やすく分かりやすいフロー図を作成できます。
標準化: 組織内での共通認識が深まり、コミュニケーションが円滑になります。

フロー図テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

フロー図テンプレートを作る前に、必要な要素とデザインのポイントを把握しておきましょう。

必要な要素一覧

開始/終了: プロセスの開始と終了を示す記号（楕円形など）
処理: 実行される作業やタスクを示す記号（四角形など）
判断: 条件分岐や意思決定を示す記号（ひし形など）
入出力: データの入力や出力を示す記号（平行四辺形など）
矢印: プロセスの流れを示す記号（直線など）
テキスト: 各記号の内容を説明するテキスト

デザインのポイント

シンプルで見やすいデザイン: 色使いを控えめにする、フォントを統一するなど、見やすさを重視しましょう。
一貫性のある記号: 記号の種類や大きさを統一し、視覚的な混乱を防ぎましょう。
十分なスペース: 記号とテキストの間隔を適切に保ち、情報を整理しましょう。

フロー図テンプレートの書き方の流れ

フロー図テンプレートは、以下の流れで作成します。

目的の明確化: どのようなプロセスを可視化したいのか、目的を明確にします。
要素の洗い出し: 必要な要素（開始/終了、処理、判断など）を洗い出します。
レイアウトの決定: 各要素の配置や記号の種類、テキストのフォントなどを決定します。
テンプレートの作成: 決定したレイアウトに基づいて、テンプレートを作成します。
テストと修正: 作成したテンプレートを実際に使用し、問題点や改善点があれば修正します。

フロー図テンプレートを使う場面

フロー図テンプレートは、様々な場面で活用できます。

業務プロセスの改善: 業務の流れを可視化し、ボトルネックや無駄を特定します。
システム開発: システムの設計や開発プロセスを可視化します。
教育・研修: 新入社員研修や業務説明などで、業務の流れを分かりやすく説明します。
問題解決: 問題発生時の原因究明や解決策の検討に役立ちます。

フロー図テンプレート作成時の注意点

複雑になりすぎない: 必要以上に詳細な情報を盛り込まず、シンプルで見やすいフロー図を心がけましょう。
目的を意識する: フロー図を作成する目的を常に意識し、必要な情報だけを盛り込みましょう。
定期的な見直し: 業務プロセスは常に変化するため、フロー図も定期的に見直し、最新の状態に保ちましょう。

実践的な手順：ステップ形式で解説

それでは、実際にフロー図テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。

ステップ1：目的の明確化

まず、どのようなプロセスを可視化したいのか、目的を明確にします。例として、「顧客からの問い合わせ対応プロセス」を可視化することを目的とします。

ステップ2：要素の洗い出し

次に、必要な要素を洗い出します。今回の例では、以下の要素が必要となります。

開始：顧客からの問い合わせ
処理：問い合わせ内容の確認
判断：FAQで解決できるか？
処理：FAQで解決
処理：担当者へエスカレーション
処理：担当者が回答
処理：顧客へ回答
終了：問い合わせ対応完了

ステップ3：レイアウトの決定

要素の配置や記号の種類、テキストのフォントなどを決定します。ここでは、一般的なフロー図のレイアウトに従い、左から右へ、上から下へとプロセスが進むように配置します。

ステップ4：テンプレートの作成

決定したレイアウトに基づいて、テンプレートを作成します。ここでは、WordやExcelなどのツールを使用します。

ステップ5：テストと修正

作成したテンプレートを実際に使用し、問題点や改善点があれば修正します。例えば、記号の配置が分かりにくい、テキストが読みにくいなどの問題点があれば、修正を行います。

サンプルテンプレート（フロー図テンプレートの例）

■ サンプルテンプレート（フロー図テンプレートの例）【タイトル】顧客からの問い合わせ対応フロー

【項目1】開始（顧客からの問い合わせ）

【項目2】処理（問い合わせ内容の確認）

【項目3】判断（FAQで解決できるか？）

【項目4】処理（FAQで解決） / 処理（担当者へエスカレーション）

【項目5】処理（担当者が回答）

【項目6】処理（顧客へ回答）

【項目7】終了（問い合わせ対応完了）

【備考】 FAQで解決できない場合は、担当者へエスカレーションする。担当者からの回答後、顧客へ回答する。

まとめ

この記事では、フロー図テンプレートの作り方について解説しました。テンプレートを活用することで、業務効率を大幅に改善できます。ぜひ、この記事を参考に、オリジナルのフロー図テンプレートを作成してみてください。