テンプレート企画書で業務効率化！誰でもできるテンプレートの作り方
テンプレート企画書を作成することで、業務の標準化や効率化が図れます。この記事では、初めてテンプレートを作る方でもわかりやすいように、テンプレート企画書の作り方をステップ形式で解説します。必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点など、テンプレート作成のノウハウを詰め込みました。ぜひこの記事を参考に、あなただけのオリジナルテンプレートを作成し、業務効率化を実現しましょう！
1. なぜテンプレート企画書が必要なのか？
テンプレート企画書は、テンプレート作成の目的や内容を明確にするための設計図です。企画書を作成することで、以下のようなメリットがあります。
- 目的の明確化: テンプレートの目的や用途を明確にすることで、誰が何のために使うのかが明確になります。
- 内容の整理: 必要な要素や項目を整理することで、抜け漏れを防ぎ、統一感のあるテンプレートを作成できます。
- 共有の円滑化: 企画書を共有することで、関係者間でテンプレートの目的や内容について共通認識を持つことができます。
- 効率的な作成: 企画書を元にテンプレートを作成することで、手戻りを減らし、効率的に作業を進めることができます。
2. テンプレート企画書の作り方：5つのステップ
ここでは、テンプレート企画書を作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：目的の明確化
まず、テンプレートを作成する目的を明確にしましょう。
- 何を効率化したいのか？
- 誰が使うのか？
- どのような情報が必要なのか？
例：
- 目的：会議の議事録作成を効率化したい。
- 対象者：プロジェクトメンバー
- 必要な情報：日付、参加者、議題、決定事項、次回アクション
ステップ2：必要な要素の洗い出し
次に、テンプレートに必要な要素を洗い出します。
- どのような項目が必要か？
- 各項目にはどのような情報を入力するのか？
- 必須項目と任意項目を区別する。
例：
- 項目：日付、参加者、議題、決定事項、次回アクション、備考
- 情報：日付（YYYY/MM/DD）、参加者（氏名）、議題（箇条書き）、決定事項（箇条書き）、次回アクション（担当者、期日）、備考（特記事項）
- 必須項目：日付、参加者、議題、決定事項
- 任意項目：備考
ステップ3：デザインの検討
テンプレートのデザインを検討します。
- レイアウト（項目の配置）
- フォントの種類とサイズ
- 色使い
- 罫線や囲み線
デザインのポイント：
- 見やすさ：情報を探しやすく、視覚的に理解しやすいデザインにする。
- 使いやすさ：入力しやすいように、項目の間隔やフォントサイズを調整する。
- 一貫性：会社やプロジェクトのブランドイメージに合わせたデザインにする。
ステップ4：書き方のルールを定める
テンプレートの書き方のルールを定めます。
- 項目の入力形式（日付、数値、テキストなど）
- 使用する用語
- 禁止事項
例：
- 日付：YYYY/MM/DD形式で入力する。
- 数値：単位を明記する。
- テキスト：箇条書きで記述する。
- 禁止事項：個人情報や機密情報を入力しない。
ステップ5：テンプレート企画書の作成
上記の情報を元に、テンプレート企画書を作成します。企画書には、以下の情報を記載しましょう。
- テンプレート名
- 作成日
- 作成者
- 目的
- 対象者
- 必要な要素
- デザイン
- 書き方のルール
- 注意点
3. 実践的な手順：テンプレート作成から運用まで
- テンプレートの作成: 企画書を元に、Word、Excel、PowerPointなどのソフトでテンプレートを作成します。
- テスト: 作成したテンプレートを実際に使用して、使いやすさや問題点を確認します。
- 修正: テストで выявленные 問題点を修正します。
- 共有: 関係者にテンプレートを共有し、使い方を説明します。
- 運用: テンプレートを実際に使用し、定期的に改善します。
4. 注意点
- テンプレートは、一度作ったら終わりではありません。定期的に見直し、改善していくことが重要です。
- テンプレートを使用する際には、必ず企画書を確認し、目的やルールを理解してから使用しましょう。
- テンプレートは、組織やプロジェクトに合わせてカスタマイズすることが可能です。
5. サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（テンプレート 企画 書 の例）
【タイトル】 議事録テンプレート企画書
【項目1】テンプレート名 議事録テンプレート（プロジェクトA）
【項目2】目的 プロジェクトAの会議における議事録作成の効率化と標準化
【項目3】対象者 プロジェクトAのメンバー
【項目4】必要な要素 日付、時間、場所、参加者、欠席者、議題、決定事項、保留事項、次回アクション、備考
【項目5】デザイン シンプルで見やすいレイアウト。ヘッダーにプロジェクトAのロゴを表示。
【項目6】書き方のルール 日付：YYYY/MM/DD形式。時間：HH:MM形式。決定事項、保留事項、次回アクションは箇条書きで記述。
【備考】 この企画書に基づいて作成されたテンプレートは、プロジェクトAの全メンバーが利用することを想定しています。必要に応じて、テンプレートの内容は変更可能です。
この記事が、あなたのテンプレート作成の役に立てば幸いです。
