テンプレート作りの基本！初心者でも簡単！テンプレート作成術を伝授します！
「テンプレート作りって難しそう…」そんな風に思っていませんか？ テンプレートは、資料作りや作業効率をグッと上げてくれる、とっても便利なツールなんです！ 今回は、そんなテンプレートの作り方を、初心者さんでも分かりやすく解説します！
なぜテンプレートが必要なの？
テンプレートを使うことで、毎回同じような作業を繰り返す手間を省き、時間を有効活用できます。 例えば、プレゼン資料、企画書、メールなど、頻繁に使うフォーマットをテンプレート化しておけば、毎回ゼロから作る必要はありません。
テンプレート作りの前に！必要な要素をチェック！
テンプレートを作る前に、どんな要素が必要なのかを整理しましょう。 テンプレートの種類によって必要な要素は異なりますが、基本的には以下のポイントを意識すると良いでしょう。
- 目的: テンプレートは何のために使うのか？
- ターゲット: 誰がテンプレートを使うのか？
- 必要な情報: どんな情報を入力する必要があるのか？
- デザイン: テンプレートの見やすさ、使いやすさは？
テンプレートデザインのポイント
デザインはテンプレートの使いやすさを大きく左右します。
- シンプルで見やすい: 色使いは控えめに、フォントも統一感を持たせましょう。
- 重要な情報を強調: 太字や色を変えるなど、視覚的に分かりやすくしましょう。
- 余白を有効活用: 情報が詰まりすぎないように、適度な余白を設けましょう。
テンプレートの書き方の流れ
テンプレート作りは、以下のステップで進めるとスムーズです。
- 目的の明確化: 何のためのテンプレートなのかを明確にします。
- 要素の洗い出し: 必要な項目をリストアップします。
- デザインの作成: レイアウトや色使いなどを考えます。
- 入力例の作成: 実際に使うことを想定して、入力例を入れます。
- テスト: 実際に使ってみて、問題点がないか確認します。
- 改善: 問題点があれば修正します。
テンプレートを使う場面
テンプレートは様々な場面で活用できます。
- ビジネス: プレゼン資料、企画書、報告書、議事録など
- プライベート: 日記、レシピ、旅行計画、家計簿など
- 学習: レポート、論文、ノートなど
テンプレート作りの注意点
- 著作権: 他の人が作ったテンプレートを無断で使用しないようにしましょう。
- 情報の正確性: 間違った情報が含まれていないか確認しましょう。
- 汎用性: 多くの人が使えるように、汎用性の高いテンプレートを作成しましょう。
- 定期的な見直し: 時代や状況に合わせて、テンプレートを定期的に見直しましょう。
実践！テンプレートを作ってみよう！
今回は、会議の議事録テンプレートを例に、実際に作ってみましょう。
ステップ1: 目的の明確化
会議の内容を記録し、参加者間で共有するための議事録を作成します。
ステップ2: 要素の洗い出し
- 会議名
- 開催日時
- 場所
- 参加者
- 議題
- 決定事項
- 次回開催予定
- 備考
ステップ3: デザインの作成
シンプルな表形式で、見出しを太字にするなど、視覚的に分かりやすくします。
ステップ4: 入力例の作成
サンプルデータを入力して、テンプレートのイメージを掴みやすくします。
ステップ5: テスト
実際に会議で使ってみて、使い勝手を試します。
ステップ6: 改善
必要に応じて項目を追加したり、デザインを修正したりします。
■ サンプルテンプレート（テンプレート 作り方 の例：議事録）
【タイトル】 議事録
【会議名】 ○○会議
【開催日時】 2023年12月08日 10:00～11:00
【場所】 ○○会議室
【参加者】 Aさん、Bさん、Cさん
【議題】
- ○○について
- ○○について
- ○○について
【決定事項】
- ○○について、Aさんが担当する。
- ○○について、Bさんが担当する。
- ○○について、Cさんが担当する。
【次回開催予定】 2023年12月15日 10:00～11:00
【備考】 特になし
※ このテンプレートは、例ですので、会議の種類に合わせて項目などを変更してください。
まとめ
テンプレート作りは、慣れるまでは少し大変かもしれませんが、一度作ってしまえば、その後の作業効率が格段にアップします。 ぜひ、今回の記事を参考に、自分だけのオリジナルテンプレートを作ってみてくださいね！
