テンプレートメモで効率アップ！オリジナルテンプレートの作り方【例文付き】
「テンプレートメモ」って聞いたことありますか？ 仕事や勉強、家事など、様々な場面で使える便利なツールなんです。 でも、既成のテンプレートって、なんだかちょっと使いづらい…って感じること、ありませんか？
そんなあなたのために、今回は自分だけのオリジナルテンプレートを作る方法を、徹底的に解説します！ これを読めば、あなたも今日からテンプレートマスター！ 効率的な作業を実現しましょう！
なぜテンプレートメモが必要なの？
テンプレートメモを使うことで、こんなメリットがあります。
- 時間短縮: 同じような作業を何度も繰り返す手間が省けます。
- ミス防止: あらかじめ決まった形式に従うことで、記入漏れや誤りを減らせます。
- 情報整理: 必要な情報をまとめておくことで、探し出す手間を省けます。
- 作業効率アップ: 上記のメリットにより、全体の作業効率が向上します。
テンプレートメモの作り方：基本の5ステップ
テンプレートメモを作るには、いくつかのポイントがあります。 難しく考える必要はありません！ 順番にステップを踏んでいきましょう。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
まず、どんな情報を記録したいのか、どんな作業を効率化したいのかを考え、必要な要素をリストアップします。
- 例: 会議の議事録テンプレートを作る場合
- 会議名
- 開催日時
- 参加者
- 議題
- 決定事項
- 備考
ステップ2：デザインを考える
要素が決まったら、それをどのように配置するか、レイアウトを考えます。 見やすさ、使いやすさを意識することが大切です。
- デザインのポイント:
- フォントの種類・サイズを統一する
- 余白を適切に取る
- 色分けで見やすくする
- 必要に応じて罫線や枠線を使う
ステップ3：書き方の流れを決める
要素の記入順序を決めます。 作業の流れに沿って、自然に書き込めるように工夫しましょう。
- 書き方のポイント:
- 最初に最も重要な情報を記入する
- 関連性の高い要素をまとめて配置する
- 後から確認しやすいように、日付や番号などを振る
ステップ4：使う場面を想定する
どんな場面で、誰が使うのかを具体的に想定します。 それによって、テンプレートの形式や内容が変わってきます。
- 例: 個人的なTODOリスト vs. チームで共有するタスク管理リスト
ステップ5：注意点を考慮する
テンプレートを使う上で、注意すべき点やルールがあれば、明記しておきましょう。
- 例: 記入時のルール、保存場所、更新頻度など
実践！議事録テンプレートを作ってみよう
それでは、実際に議事録テンプレートを作ってみましょう。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
- 会議名
- 開催日時
- 参加者
- 議題
- 決定事項
- 宿題/アクションアイテム
- 備考
ステップ2：デザインを考える
- シンプルで見やすいデザインにする
- 決定事項と宿題を色分けする
ステップ3：書き方の流れを決める
- 会議名、開催日時、参加者 → 議題 → 決定事項 → 宿題/アクションアイテム → 備考 の順に記入する
ステップ4：使う場面を想定する
- 部署内での定例会議
ステップ5：注意点を考慮する
- 決定事項は具体的に記述する
- 宿題/アクションアイテムは担当者と締め切りを明記する
サンプルテンプレート：議事録
■ サンプルテンプレート（議事録の例）
【タイトル】 議事録
【会議名】 ○○○○定例会議
【開催日時】 2024年〇月〇日 〇時〇分～〇時〇分
【参加者】 〇〇部長、△△課長、□□
【議題】
- 〇〇について
- △△について
【決定事項】
- 〇〇について、〇〇を実施することに決定。
- △△について、次回会議で再度検討。
【宿題/アクションアイテム】
- 〇〇資料作成：□□（締め切り：〇月〇日）
- △△調査：△△課長（締め切り：〇月〇日）
【備考】 特になし
※ このテンプレートは、会議の種類に合わせて自然に内容を変えて書いてください。
テンプレートメモを作る上での注意点
- 完璧主義にならない: 最初から完璧なテンプレートを目指すのではなく、使いながら改善していくことを意識しましょう。
- 共有する場合はルールを明確に: 複数人で共有する場合は、記入ルールや保存場所などを明確にしておきましょう。
- 定期的に見直す: テンプレートは、時代や状況に合わせて変化させていく必要があります。 定期的に見直して、常に最適な状態を保ちましょう。
テンプレートメモをうまく活用すれば、日々の作業効率が劇的に向上します。 ぜひ、自分だけのオリジナルテンプレートを作って、快適な毎日を送りましょう！
