シフト表エクセルテンプレート無料！初心者でも簡単作成ガイド
シフト管理、もっと楽にしませんか？ エクセルで作るシフト表なら、無料で手軽に、しかも自分にぴったりのものが作れます。この記事では、エクセル初心者さんでも迷わず作れるよう、シフト表テンプレートの作り方をステップ形式で徹底解説！ サンプルテンプレートも掲載しているので、ぜひ参考にしてください。
なぜエクセルでシフト表を作るのがおすすめ？
手書きや他のツールを使っている方もいるかもしれませんが、エクセルにはこんなメリットがあります。
- 無料: オフィスソフトとして導入済みの企業も多く、追加費用なしで始められます。
- カスタマイズ性: 自社の業種や従業員数に合わせて自由に項目を追加・変更できます。
- 計算機能: 人件費の自動計算や、勤務時間集計も可能です。（関数を利用）
- 共有のしやすさ: メールやクラウドストレージで簡単に共有できます。
シフト表テンプレートの作り方
いよいよ、シフト表テンプレートの作り方です。 必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点を順番に見ていきましょう。
必要な要素の一覧
まずは、シフト表に必要な要素を洗い出しましょう。 基本的には、以下の項目があれば十分です。
- 日付: シフトを組む日付
- 曜日: 該当する曜日
- 従業員名: シフトに入る従業員
- シフトの種類: 早番、遅番、夜勤、休みなど
- 勤務時間: シフトの時間
- 備考: 連絡事項や特記事項
業種や状況によっては、以下の項目も追加すると便利です。
- 役職: シフトに入る従業員の役職（責任者など）
- 休憩時間: 休憩時間
- 担当業務: 担当する業務内容
- 時間外労働: 時間外労働時間
デザインのポイント
見やすく使いやすいシフト表にするために、デザインにもこだわりましょう。
- 色分け: シフトの種類ごとに色分けすると、視認性が向上します。（例：早番は青、遅番は緑）
- フォント: シンプルで見やすいフォントを選びましょう。（例：メイリオ、Arial）
- 罫線: 罫線を適切に引くことで、表が見やすくなります。
- 余白: 適度な余白を設けることで、すっきりとした印象になります。
書き方の流れ
- 日付・曜日を記入: まずは、シフトを組む期間の日付と曜日を記入します。
- 従業員名を記入: 次に、シフトに入る従業員名を記入します。
- シフトの種類を記入: 各従業員のシフトの種類（早番、遅番など）を記入します。
- 勤務時間を記入: 各シフトの勤務時間を記入します。
- 備考を記入: 必要に応じて、連絡事項や特記事項を記入します。
使う場面
シフト表は、様々な場面で活用できます。
- 従業員のシフト管理: 従業員の勤務時間を管理する。
- 人件費の計算: シフト表をもとに、人件費を計算する。
- 人員配置の最適化: シフト表を確認し、人員配置を最適化する。
- 従業員へのシフト通知: 作成したシフト表を従業員に共有する。
注意点
- 法令遵守: 労働基準法などの法令を遵守してシフトを作成しましょう。
- 従業員の希望: できる限り、従業員の希望を考慮しましょう。
- 公平性: シフトが特定の従業員に偏らないように注意しましょう。
- 急な変更への対応: 急な欠勤や変更に備え、柔軟に対応できる体制を整えておきましょう。
実践的な手順：エクセルでシフト表を作ってみよう！
それでは、実際にエクセルを使ってシフト表を作ってみましょう。
ステップ1：エクセルを起動し、新しいシートを開く
エクセルを起動し、「新しいブック」を選択して新しいシートを開きます。
ステップ2：必要な項目を入力する
A1セルに「日付」、B1セルに「曜日」、C1セルに「従業員名」、D1セルに「シフトの種類」、E1セルに「勤務時間」、F1セルに「備考」と入力します。
ステップ3：日付と曜日を入力する
A2セル以降に日付を入力します。例えば、2024年7月1日から始める場合は、A2セルに「2024/7/1」と入力し、A3セル以降に日付を自動入力します。B2セルには「=TEXT(A2,"(aaa)")」と入力し、曜日を表示させます。B3セル以降も同様に数式をコピーします。
ステップ4：従業員名を入力する
C2セル以降に、従業員名を入力します。
ステップ5：シフトの種類を入力する
D2セル以降に、シフトの種類（早番、遅番、夜勤、休みなど）を入力します。入力規則を設定すると便利です。
ステップ6：勤務時間を入力する
E2セル以降に、シフトの勤務時間を入力します。
ステップ7：備考を入力する
F2セル以降に、必要に応じて備考を入力します。
ステップ8：書式設定を行う
フォントの種類、サイズ、色、罫線などを設定し、見やすいように書式設定を行います。
ステップ9：必要に応じて関数を設定する
SUM関数などを使って、勤務時間の合計を自動計算することができます。
ステップ10：テンプレートとして保存する
完成したシフト表をテンプレートとして保存しておくと、次回以降もすぐに利用できます。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（シフト表エクセルテンプレート無料の例）
【タイトル】 シフト表エクセルテンプレート無料
【項目1】 日付：2024/7/1～2024/7/31
【項目2】 曜日：（月）～（日）
【項目3】 従業員名：山田太郎、田中花子、佐藤健
【項目4】 シフトの種類：早番、遅番、夜勤、休
【項目5】 勤務時間：9:00～18:00、13:00～22:00、22:00～翌6:00
【備考】 早番は休憩1時間、遅番と夜勤は休憩2時間
※ このテンプレートは、あくまで例です。 自社の状況に合わせて項目やデザインを調整してください。
まとめ
エクセルでシフト表を作成するのは、思ったよりも簡単だったのではないでしょうか？ 今回ご紹介した手順を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルシフト表を作成してみてください。 シフト管理が効率化されることで、より重要な業務に集中できるはずです！ テンプレートを有効活用して、快適なシフト管理を実現しましょう。
