シフト表無料テンプレート

シフト表無料テンプレートで楽々シフト管理！作り方から活用法まで徹底解説

「シフト表を作るのが面倒くさい…」と感じている方も多いのではないでしょうか。従業員の希望を考慮しつつ、人員配置を調整するのは時間と労力がかかりますよね。そんな悩みを解決するのが、無料のシフト表テンプレートです！

この記事では、シフト表無料テンプレートを主要キーワードに、テンプレートの作り方、必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点まで、詳しく解説します。さらに、すぐに使えるシフト表のサンプルテンプレートもご用意しました。ぜひ、この記事を参考に、効率的なシフト管理を実現してください！

シフト表テンプレートを活用するメリット

シフト表テンプレートを活用することで、以下のようなメリットがあります。

時間短縮： 一から作成する手間が省け、時間を有効活用できます。
ミス防止： フォーマットが決まっているため、記入漏れやミスを減らせます。
共有の容易さ： デジタル形式で作成すれば、従業員との共有も簡単です。
管理の効率化： シフトの変更や調整がスムーズに行えます。

シフト表テンプレートの作り方

シフト表テンプレートは、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを使って簡単に作成できます。

1. 必要な要素の一覧

シフト表に必要な要素は、業種や従業員数によって異なりますが、一般的には以下のものが挙げられます。

日付: シフトを組む期間の日付を記載します。
曜日: 曜日を記載することで、シフトの偏りを防ぎやすくなります。
従業員名: 従業員名を記載します。
シフト時間: シフト時間を記載します。(例: 9:00-18:00)
休憩時間: 休憩時間を記載します。
業務内容: 各シフトで担当する業務内容を記載します。（例: レジ、調理、接客）
備考: 連絡事項や特記事項を記載します。（例: 遅刻厳禁、〇〇さん研修）

2. デザインのポイント

見やすいシフト表にするためには、以下のデザインのポイントを押さえましょう。

罫線: 罫線を引くことで、表が見やすくなります。
フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。（例: Arial, Meiryo）
色分け: シフトの種類によって色分けすると、視覚的に分かりやすくなります。（例: 早番、遅番、夜勤）
見出し: 見出しを大きくしたり、色を付けたりして、強調しましょう。
空白: 適度な空白を入れることで、表全体に余裕を持たせ、見やすくします。

3. 書き方の流れ

日付と曜日を入力: シフトを組む期間の日付と曜日を入力します。
従業員名を入力: 従業員名を縦方向にリストアップします。
シフト時間を入力: 各従業員のシフト時間を該当する日付のセルに入力します。
休憩時間を入力: 各シフトの休憩時間を入力します。
業務内容を入力: 各シフトで担当する業務内容を入力します。
備考を入力: 必要に応じて、連絡事項や特記事項を入力します。
デザインを調整: 罫線を引いたり、色分けしたりして、見やすいようにデザインを調整します。

4. 使う場面

シフト表は、以下のような場面で活用できます。

飲食店: ホールスタッフ、キッチンスタッフのシフト管理
小売店: 販売スタッフ、レジスタッフのシフト管理
介護施設: 介護スタッフ、看護スタッフのシフト管理
医療機関: 医師、看護師、受付スタッフのシフト管理
オフィス: 部署ごとの人員配置の管理

5. 注意点

シフト表を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

労働基準法: 労働時間、休憩時間、休日など、労働基準法を遵守しましょう。
従業員の希望: 従業員の希望を考慮し、できる限り希望に沿ったシフトを組みましょう。
人員配置のバランス: 時間帯や曜日によって、人員配置のバランスを考慮しましょう。
シフトの変更: シフト変更が発生した場合は、速やかに従業員に連絡しましょう。
シフトの共有: シフトが確定したら、従業員に速やかに共有しましょう。

実践的な手順：Excelでシフト表テンプレートを作る

ここでは、Excelを使ってシフト表テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。

ステップ1: Excelを起動し、新しいワークシートを開きます。

ステップ2: 1行目に「日付」「曜日」「従業員名1」「従業員名2」…といった見出しを入力します。

ステップ3: 2行目以降に、日付と曜日を入力します。Excelのオートフィル機能を使うと便利です。

ステップ4: 従業員名を縦方向にリストアップします。

ステップ5: シフト時間、休憩時間、業務内容などを入力するためのセルを、従業員名と日付の交差する場所に作成します。

ステップ6: 罫線、フォント、色分けなどを使って、見やすいようにデザインを調整します。

ステップ7: 必要な情報をすべて入力し、シフト表を完成させます。

ステップ8: 作成したシフト表をテンプレートとして保存します。（ファイル → 名前を付けて保存 → ファイルの種類を「Excelテンプレート(*.xltx)」に変更）

シフト表サンプルテンプレート

以下に、飲食店向けのシフト表サンプルテンプレートをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（シフト表無料テンプレートの例）【タイトル】飲食店向けシフト表無料テンプレート

【項目1】日付：2024年〇月〇日

【項目2】曜日：〇曜日

【項目3】従業員名：田中 / 佐藤 / 山田

【項目4】シフト時間：田中 (10:00-15:00) / 佐藤 (12:00-21:00) / 山田 (18:00-23:00)

【項目5】業務内容：田中 (ホール) / 佐藤 (キッチン) / 山田 (ホール)

【備考】・休憩時間はシフト時間内に30分・遅刻厳禁

まとめ

シフト表無料テンプレートを活用すれば、シフト管理の負担を大幅に軽減できます。この記事で紹介した作り方やデザインのポイントを参考に、自社に合ったオリジナルのシフト表テンプレートを作成し、効率的なシフト管理を実現しましょう！