シフト 表 テンプレート

シフト表テンプレート作成完全ガイド！エクセル不要で簡単作成＆無料サンプル付き

「シフト表作りが大変…」とお悩みではありませんか？エクセルで複雑な関数を組んだり、手書きで時間がかかったり…そんな苦労から解放されるために、この記事では、誰でも簡単にシフト表テンプレートを作成できる方法を徹底解説します！

エクセルがなくても大丈夫！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、具体的な手順まで、わかりやすく丁寧に説明します。記事の最後には、すぐに使える無料のシフト表テンプレートもご用意しましたので、ぜひ最後まで読んで、あなたにぴったりのシフト表を作成してみてください。

なぜシフト表テンプレートが必要なの？

シフト表は、従業員の勤務時間や役割を明確にし、スムーズな業務運営をサポートする重要なツールです。

• 従業員の勤務状況の把握: 誰がいつ、どの部署で勤務しているかを一目で把握できます。
• 人員配置の最適化: 業務量に合わせて適切な人員配置を行うことで、効率的な運営を実現します。
• 公平なシフト作成: シフト作成者の偏りをなくし、従業員間の不公平感を解消します。
• コミュニケーションの円滑化: シフトに関する情報を共有することで、従業員間の連携を強化します。
• 労務管理の効率化: 労働時間や休暇取得状況を管理し、法的なコンプライアンスを遵守します。

これらのメリットを踏まえると、シフト表の作成は、企業にとって不可欠な業務と言えるでしょう。

シフト表テンプレートの作り方：5つのステップ

シフト表テンプレートを作るには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。ここでは、必要な要素、デザイン、書き方、使う場面、注意点について解説します。

ステップ1：必要な要素を洗い出す

まず、どんな情報が必要なのかを明確にしましょう。最低限必要な要素は以下の通りです。

• 日付: 勤務日を特定するために必須です。
• 曜日: 勤務日の曜日を記載することで、従業員の勤務状況を把握しやすくなります。
• 従業員名: 誰が勤務するのかを明確にするために必要です。
• 勤務時間: 出勤時間と退勤時間を記載します。休憩時間も明記するとより分かりやすくなります。
• 役割/ポジション: 従業員の担当業務を記載します。
• 備考: 休暇、遅刻、早退などの情報を記載します。

これらの要素に加えて、業種や職種、企業の規模によって、必要な情報を追加しましょう。

ステップ2：デザインのポイント

見やすく、使いやすいデザインを心がけましょう。

• フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体など、用途に合わせて使い分けましょう。
• 色使い: 色を使いすぎると見づらくなるため、2〜3色程度に抑えましょう。
• 罫線: 罫線を引くことで、情報を整理し、見やすくすることができます。
• 余白: 適度な余白を設けることで、視覚的な負担を軽減することができます。

ステップ3：書き方の流れ

シフト表の書き方の基本的な流れは以下の通りです。

1. 日付と曜日を入力する: シフト期間の日付と曜日を順番に入力します。
2. 従業員名を入力する: 従業員名をリストアップし、シフト表に記載します。
3. 勤務時間を入力する: 各従業員の勤務時間（出勤時間と退勤時間）を入力します。
4. 役割/ポジションを入力する: 従業員の担当業務を記載します。
5. 備考欄を埋める: 休暇や遅刻、早退などの情報を必要に応じて記載します。

ステップ4：使う場面を想定する

作成したシフト表が、どのような場面で使われるのかを想定しましょう。

• 従業員への周知: シフト表を従業員に配布する場合、見やすさを重視しましょう。
• 労務管理: 労務管理に使用する場合、必要な情報を漏れなく記載する必要があります。
• シフト作成会議: シフト作成会議で使用する場合、変更しやすいように柔軟なデザインにしましょう。

ステップ5：注意点

• 誤字脱字に注意する: 間違いがあると、混乱を招く可能性があります。作成後は必ず確認しましょう。
• 変更があった場合は速やかに修正する: シフトが変更になった場合は、速やかに修正し、関係者に周知しましょう。
• 個人情報の取り扱いに注意する: シフト表には、従業員の個人情報が含まれています。適切な管理を心がけましょう。

実践的な手順：テンプレートを作ってみよう！

実際にシフト表テンプレートを作ってみましょう。ここでは、シンプルなシフト表テンプレートの作成手順を説明します。

1. スプレッドシート（Google スプレッドシートなど）を開きます。
2. 以下の項目を入力します。
   • A1: 日付
   • B1: 曜日
   • C1: 従業員名
   • D1: 勤務時間（開始）
   • E1: 勤務時間（終了）
   • F1: 役割/ポジション
   • G1: 備考
3. 2行目以降に、日付、曜日、従業員名を入力します。
4. 勤務時間、役割/ポジション、備考を必要に応じて入力します。
5. 罫線を追加して、見やすくします。
6. フォントや色を調整して、デザインを整えます。
7. テンプレートとして保存します。

この手順を参考に、あなたにぴったりのシフト表テンプレートを作成してみてください。

なぜこの作り方でうまくいくのか？根拠と理由

上記の作り方でうまくいく理由は、以下の点が考慮されているからです。

• 要素の明確化: 必要な要素を事前に洗い出すことで、不足のないシフト表を作成できます。
• デザインの重視: 見やすいデザインにすることで、情報の伝達効率を高め、誤解を防ぎます。
• 手順の明確化: 具体的な手順を示すことで、誰でも簡単にテンプレートを作成できます。
• 使う場面の想定: 実際に使用する場面を想定することで、より実用的なテンプレートを作成できます。

これらの要素を組み合わせることで、効率的かつ効果的なシフト表テンプレートを作成することができます。

サンプルテンプレート：すぐに使える！

■ サンプルテンプレート（シフト 表 テンプレート の例） 【タイトル】 シンプルシフト表

【項目1】 日付

【項目2】 曜日

【項目3】 従業員名

【項目4】 勤務時間（開始）

【項目5】 勤務時間（終了）

【項目6】 役割/ポジション

【項目7】 備考

【備考】 このテンプレートは、基本的な情報を記載するのに適しています。必要に応じて項目を追加してください。

まとめ

この記事では、シフト表テンプレートの作り方について詳しく解説しました。必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、具体的な手順、注意点など、テンプレート作成に必要な知識を網羅的に学ぶことができました。

この記事を参考に、あなたにぴったりのシフト表テンプレートを作成し、日々の業務を効率化しましょう！