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OJT計画書テンプレートの作り方：新入社員育成を成功させるための秘訣
新入社員のOJT（On-the-Job Training）は、会社の未来を担う人材を育成するための非常に重要なプロセスです。しかし、OJTを成功させるためには、計画的な準備が不可欠です。そこで今回は、OJT計画書テンプレートの作り方について、わかりやすく解説していきます。この記事を読めば、あなたも効果的なOJT計画書を作成し、新入社員の成長を力強くサポートできるようになるでしょう。
なぜOJT計画書が必要なのか？
OJT計画書は、OJTの目的や期間、内容、評価方法などを明確にするためのものです。計画書がない場合、OJTが担当者任せになり、育成内容に偏りが出たり、進捗状況が把握しにくくなったりする可能性があります。OJT計画書を作成することで、以下のようなメリットが得られます。
- 育成目標の明確化: 新入社員に何を習得してほしいのか、具体的な目標を設定できます。
- 育成内容の標準化: OJT担当者によるバラつきをなくし、一貫性のある育成ができます。
- 進捗管理の効率化: 定期的な進捗確認を行い、必要に応じて計画を修正できます。
- 育成効果の可視化: 目標達成度を評価することで、OJTの効果を客観的に判断できます。
OJT計画書テンプレートの作り方：5つのステップ
ここでは、OJT計画書テンプレートを作成するための5つのステップを紹介します。
- 必要な要素を洗い出す: OJT計画書に含めるべき項目をリストアップします。
- デザインのポイントを押さえる: 見やすく、使いやすいレイアウトを考えます。
- 書き方の流れを理解する: 各項目の記述内容と順番を決定します。
- 使う場面を想定する: OJTの対象者や期間、内容に合わせて調整できるよう設計します。
- 注意点を確認する: 機密情報や個人情報の取り扱いなど、注意すべき点を把握します。
1. 必要な要素の一覧
OJT計画書に含めるべき基本的な要素は以下の通りです。
- 基本情報:
- 新入社員氏名
- 配属部署
- OJT担当者氏名
- OJT期間
- 育成目標:
- OJT全体の目標
- 各期間ごとの目標
- 育成内容:
- OJT期間中の具体的な業務内容
- 研修内容（Off-JTを含む）
- 使用する資料やツール
- スケジュール:
- 各業務の実施期間
- 進捗確認のタイミング
- 面談のスケジュール
- 評価方法:
- 評価項目
- 評価基準
- 評価者
- その他:
- 特記事項
- 連絡先
2. デザインのポイント
OJT計画書は見やすさが重要です。以下の点に注意してデザインしましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用する。
- 文字サイズ: 見出しは大きく、本文は適切なサイズにする。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させる。
- 色使い: 必要に応じて色分けを行うことで、情報を整理する。
- 表: 項目を整理するために、積極的に表を活用する。
3. 書き方の流れ
OJT計画書は、以下の流れで記述するとスムーズです。
- 基本情報を記入する: 新入社員とOJT担当者の情報を正確に記入します。
- 育成目標を設定する: OJT全体の目標と、各期間ごとの具体的な目標を設定します。
- 育成内容を計画する: 目標達成のために必要な業務内容や研修内容を詳細に記述します。
- スケジュールを作成する: 各業務の実施期間や進捗確認のタイミングを明確にします。
- 評価方法を決定する: 目標達成度を測るための評価項目と評価基準を明確にします。
- その他特記事項を記入する: OJTの実施にあたって特別な配慮が必要な事項があれば記入します。
4. 使う場面
OJT計画書は、新入社員の配属が決まった後、OJT開始前に作成するのが一般的です。OJT担当者と新入社員が共同で作成することで、より効果的な計画を立てることができます。また、OJT期間中も定期的に計画を見直し、必要に応じて修正することが重要です。
5. 注意点
OJT計画書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 機密情報の取り扱い: 会社の機密情報や個人情報が含まれる可能性があるため、取り扱いには十分注意する。
- 新入社員の負担: 新入社員に過度な負担をかけないように、無理のない計画を立てる。
- 柔軟性: 計画通りに進まない場合もあるため、柔軟に対応できるよう余裕を持たせる。
- フィードバック: 定期的に新入社員からフィードバックを受け、改善点があれば積極的に取り入れる。
実践的な手順：OJT計画書をステップ形式で作成する
ここでは、OJT計画書を実際に作成するための手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：OJTの目的を明確にする
まず、OJTを通して新入社員にどのようなスキルや知識を習得させたいのか、具体的な目的を明確にしましょう。
ステップ2：育成期間を設定する
OJTの期間を決定します。期間は、育成目標や新入社員の経験、配属部署の業務内容などを考慮して設定しましょう。
ステップ3：育成内容を具体的に計画する
OJT期間中に新入社員に取り組ませる業務内容や研修内容を具体的に計画します。各業務の目的や期待する成果も明確にしましょう。
ステップ4：スケジュールを作成する
各業務の実施期間や進捗確認のタイミング、面談のスケジュールなどを具体的に記載したスケジュールを作成します。
ステップ5：評価方法を決定する
OJT期間中の新入社員の成長度合いを評価するための評価項目と評価基準を明確に決定します。
ステップ6：OJT計画書を作成する
上記で決定した内容を基に、OJT計画書を作成します。テンプレートを活用すると効率的に作成できます。
ステップ7：OJT計画書を共有する
作成したOJT計画書を、新入社員とOJT担当者で共有し、内容を確認します。
ステップ8：OJTを開始する
OJT計画書に基づいて、OJTを開始します。
ステップ9：進捗状況を定期的に確認する
OJT期間中は、定期的に新入社員の進捗状況を確認し、必要に応じて計画を修正します。
ステップ10：OJTの成果を評価する
OJT期間終了後、事前に決定した評価方法に基づいてOJTの成果を評価します。評価結果を基に、今後の育成計画を検討しましょう。
サンプルテンプレート（OJT計画書テンプレートの例）
■ サンプルテンプレート（OJT計画書テンプレートの例）
【タイトル】 OJT計画書
【項目1】 新入社員氏名：〇〇 〇〇
【項目2】 配属部署：〇〇部 〇〇課
【項目3】 OJT担当者氏名：〇〇 〇〇
【項目4】 OJT期間：2024年〇月〇日～2024年〇月〇日
【項目5】 育成目標：
- OJT期間中に、〇〇業務を習得し、一人で実行できるようになる。
- 〇〇に関する知識を深め、業務に活かせるようになる。
- チームメンバーとのコミュニケーションを円滑に行い、協調性を高める。
【項目6】 育成内容：
- 〇〇業務：〇月〇日～〇月〇日
- 〇〇研修：〇月〇日
- 〇〇に関する勉強会：毎週〇曜日
【項目7】 スケジュール：
- 〇月〇日：OJTオリエンテーション
- 〇月〇日～〇月〇日：〇〇業務
- 〇月〇日：進捗確認面談
【項目8】 評価方法：
- 業務遂行能力
- 知識の習得度
- コミュニケーション能力
- 積極性
【備考】
- OJT期間中は、週に1回、OJT担当者との面談を実施する。
- OJT期間終了後、OJT担当者と新入社員でOJTの成果を振り返る。
まとめ
OJT計画書は、新入社員の育成を成功させるための重要なツールです。この記事で紹介したテンプレートの作り方や手順を参考に、効果的なOJT計画書を作成し、新入社員の成長を力強くサポートしましょう。OJT計画書は、単なる書類ではなく、新入社員とOJT担当者をつなぐコミュニケーションツールとしての役割も果たします。OJT計画書を通じて、新入社員の成長を共に喜び、共に課題を解決していくことで、より強固なチームを築き上げることができるでしょう。
