領収書添え状テンプレート：もう困らない！簡単作成ガイドとサンプル付き
領収書を送る際、ただ領収書だけを送るのではなく、添え状を添えることで、相手に丁寧な印象を与え、スムーズなやり取りにつながります。でも、「添え状ってどう書けばいいの？」「テンプレートってないの？」と悩む方も多いのではないでしょうか。
この記事では、そんな悩みを解決するために、領収書添え状テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点まで、ステップ形式でわかりやすく解説します。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートもご用意！この記事を読めば、あなたも自信を持って添え状を作成できるようになります。
1. 領収書添え状の重要性：なぜ添え状が必要なの？
領収書を送る際に添え状を添えることは、単なる形式的なものではありません。ビジネスシーンにおいて、添え状は以下のような役割を果たします。
- 感謝の気持ちを伝える： 商品やサービスをご利用いただいたことへの感謝の気持ちを伝えます。
- 丁寧な印象を与える： 領収書を送るだけの事務的なやり取りではなく、相手への配慮を示すことができます。
- 誤解を防ぐ： 領収書の内容や送付理由などを明確にすることで、相手の誤解を防ぎます。
- 良好な関係を築く： 丁寧な対応は、取引先との良好な関係を築く上で重要です。
2. 領収書添え状テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
自分で領収書添え状テンプレートを作成する際に、押さえておきたいポイントを解説します。
2.1 必要な要素一覧
領収書添え状には、以下の要素を含めるようにしましょう。
- 日付： 添え状を作成した日付を記載します。
- 宛名： 領収書を送付する相手の会社名、部署名、氏名を記載します。（個人宛の場合は、氏名のみ）
- 差出人： 自分の会社名、部署名、氏名を記載します。（個人事業主の場合は、屋号と氏名）
- 件名： 「領収書送付のご案内」など、添え状の目的を簡潔に示します。
- 本文： 領収書を送付する旨、感謝の言葉、領収書の内容に関する情報（日付、金額など）を記載します。
- 結びの言葉： 「今後ともよろしくお願いいたします」など、丁寧な言葉で締めくくります。
- 署名： 差出人の名前を手書きで署名します。（手書きが難しい場合は、社印でも可）
2.2 デザインのポイント
添え状のデザインは、シンプルで清潔感のあるものを心がけましょう。
- フォント： 読みやすいゴシック体や明朝体を使用します。
- レイアウト： 余白を十分に確保し、見やすいように配置します。
- 色： 基本的に黒色を使用し、必要に応じて会社のロゴなどにコーポレートカラーを使用します。
- 紙質： 少し厚手の紙を使用すると、より丁寧な印象を与えます。
3. 領収書添え状の書き方の流れ：ステップバイステップ
領収書添え状を作成する手順を、ステップ形式で解説します。
ステップ1：日付、宛名、差出人を記載する
- 添え状の右上に日付を記載します。
- 日付の下に、宛名と差出人を記載します。宛名は、会社名、部署名、氏名を正確に記載しましょう。
ステップ2：件名を記載する
- 宛名の下に、件名を記載します。件名は、添え状の目的を簡潔に示します。例えば、「領収書送付のご案内」など。
ステップ3：本文を作成する
- まず、領収書を送付する旨を記載します。例えば、「平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。さて、下記のとおり領収書をお送りいたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。」
- 次に、感謝の言葉を述べます。例えば、「この度は、弊社商品をご購入いただき、誠にありがとうございます。」
- 領収書の内容に関する情報を記載します。例えば、「領収書の日付は〇〇年〇〇月〇〇日、金額は〇〇円でございます。」
- 最後に、結びの言葉を添えます。例えば、「今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。」
ステップ4：署名する
- 本文の最後に、差出人の名前を手書きで署名します。（手書きが難しい場合は、社印でも可）
4. 領収書添え状を使う場面：どんな時に必要？
領収書添え状は、以下のような場面で必要となります。
- 郵送で領収書を送付する場合： 郵送で領収書を送る際は、必ず添え状を添えましょう。
- 金額が大きい領収書を送付する場合： 高額な領収書を送る場合は、特に丁寧に添え状を添えることが重要です。
- 初めて取引を行う相手に領収書を送付する場合： 初めて取引を行う相手には、丁寧な印象を与えるために、添え状を添えましょう。
- 相手から添え状を求められた場合： 相手から添え状を求められた場合は、速やかに添え状を作成して送付しましょう。
5. 領収書添え状の注意点：失礼にならないために
領収書添え状を作成する際に、注意すべき点をいくつかご紹介します。
- 誤字脱字に注意する： 誤字脱字は、相手に失礼な印象を与えてしまいます。作成後には必ず確認するようにしましょう。
- 敬語を正しく使う： 敬語の間違いは、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。正しい敬語を使うように心がけましょう。
- 謙譲語と尊敬語を混同しない： 謙譲語と尊敬語を混同すると、意味が通じなくなってしまうことがあります。それぞれの意味を理解して、正しく使い分けましょう。
- 二重敬語を避ける： 二重敬語は、過剰な敬意を示すことになり、不自然な印象を与えてしまいます。
6. 領収書添え状サンプルテンプレート
すぐに使える領収書添え状のサンプルテンプレートをご用意しました。
■ サンプルテンプレート（領収書添え状テンプレートの例）
【タイトル】 領収書送付のご案内
【日付】 2023年10月27日
【宛名】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
【差出人】 △△株式会社 経理部 □□
【本文】 拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記のとおり領収書をお送りいたしますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
- 領収書の日付：2023年10月26日
- 領収書の金額：10,000円
この度は、弊社商品をご購入いただき、誠にありがとうございました。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
【署名】 □□
【備考】 必要に応じて、領収書の内訳や振込先情報を追加してください。
まとめ
この記事では、領収書添え状テンプレートの作り方について、詳しく解説しました。この記事を参考に、あなたも自信を持って添え状を作成し、より良いビジネスコミュニケーションを実現してください。
