領収書送付状テンプレート：気持ちが伝わる丁寧な書き方と作り方
領収書を送る際、ただ領収書だけを送るよりも、送付状を添えることで、相手に丁寧な印象を与えることができます。今回は、領収書送付状のテンプレートの作り方から、実際に使えるテンプレート例までご紹介します。
領収書送付状とは？ なぜ必要なの？
領収書送付状は、領収書と一緒に送る添え状のことです。事務的な書類である領収書に、一言添えることで、感謝の気持ちや支払いの確認などを伝えることができます。ビジネスシーンはもちろん、個人間のやり取りでも、相手への配慮を示すために役立ちます。
領収書送付状テンプレートの作り方：5つのポイント
オリジナルの領収書送付状テンプレートを作成することで、自社のブランドイメージを高めたり、より気持ちのこもったメッセージを伝えたりすることができます。ここでは、テンプレートを作る際の重要なポイントを5つご紹介します。
1. 必要な要素の一覧：これだけは入れておこう！
- 日付: 送付状を作成した日付を記載します。
- 宛名: 相手の会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。個人宛の場合は、「様」を、会社宛の場合は「御中」を使いましょう。
- 差出人: 自分の会社名、部署名、役職名、氏名を記載します。
- 件名: 「領収書送付のご案内」など、送付状の目的を簡潔に記載します。
- 本文: 感謝の気持ち、領収書の内容（金額、日付など）、支払いの確認などを記載します。
- 結びの言葉: 「今後ともよろしくお願いいたします」など、締めの言葉を添えます。
- 連絡先: 何かあった際の連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を記載します。
2. デザインのポイント：シンプルで見やすいデザインを心がけよう！
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- レイアウト: 余白を十分に設け、すっきりとしたレイアウトにしましょう。
- 色: 基本的には黒を使用し、必要に応じてアクセントカラーを加えても良いでしょう。ただし、派手な色は避け、落ち着いた色合いを選ぶようにしましょう。
- ロゴ: 自社のロゴを挿入することで、企業イメージをアピールできます。
3. 書き方の流れ：例文を参考にスムーズに書こう！
- 頭語: 「拝啓」などの頭語で始めます。
- 時候の挨拶: 季節に合わせた時候の挨拶を添えます。（例：時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。）
- 感謝の気持ち: 支払いに対する感謝の気持ちを伝えます。（例：平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。）
- 領収書の内容: 領収書の内容（金額、日付など）を記載します。（例：つきましては、〇月〇日付の領収書を同封いたしましたので、ご確認ください。）
- 結びの言葉: 今後の関係継続を願う言葉で締めくくります。（例：今後とも、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。）
- 結語: 「敬具」などの結語で締めくくります。
4. 使う場面：どんな時に送るの？
- 商品やサービスを提供した後: 顧客に領収書を送る際に、感謝の気持ちを込めて送付状を添えます。
- 取引先への支払い後: 支払い完了の確認と、今後の良好な関係を築くために送付状を添えます。
- お礼状として: 領収書を送るだけでなく、お礼状としての役割も果たすことができます。
5. 注意点：失礼のないように細心の注意を！
- 誤字脱字: 誤字脱字がないか、必ず確認しましょう。
- 宛名: 宛名の間違いは大変失礼にあたります。十分に注意しましょう。
- 丁寧な言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に失礼のないようにしましょう。
- 封筒: 送付状と領収書は、きちんと封筒に入れて送りましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう！
- WordやExcelなどのソフトを開く: 普段使い慣れているソフトを選びましょう。
- 必要な要素を書き出す: 上記の「必要な要素の一覧」を参考に、必要な項目を書き出します。
- デザインを決める: フォントやレイアウトなど、デザインのイメージを具体的に決めます。
- 要素を配置する: 書き出した要素を、デザインに合わせて配置していきます。
- 例文を参考に文章を作成する: 上記の「書き方の流れ」を参考に、文章を作成します。
- 見直し・修正する: 誤字脱字がないか、レイアウトは整っているかなど、全体を見直し、修正します。
- テンプレートとして保存する: 作成した送付状をテンプレートとして保存しておけば、次回から簡単に作成できます。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（領収 書 送付 状 テンプレート の例）
【タイトル】 領収書送付のご案内
【日付】 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
【宛名】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
【差出人】 △△株式会社 〇〇部 〇〇
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、〇月〇日にご依頼いただきました〇〇の代金として、 下記金額の領収書を同封いたしましたので、ご査収ください。
【領収金額】 〇〇円
今後とも、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 敬具
【連絡先】 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
【備考】 上記はテンプレートの一例です。必要に応じて内容を修正してください。
領収書送付状は、単なる事務手続きではなく、相手との良好な関係を築くための大切なツールです。今回ご紹介した内容を参考に、心のこもった送付状を作成してみてください。
