雇用条件通知書テンプレートの作り方：初めてでも安心！【サンプル付き】
せっかく採用した人が、入社後に「こんなはずじゃなかった…」なんて思ってしまうのは避けたいですよね。そんな事態を防ぐために、雇用条件通知書はとても重要な役割を果たします。今回は、初めての方でも簡単に作成できるように、雇用条件通知書のテンプレートの作り方をわかりやすく解説します！
なぜ雇用条件通知書が必要なの？
雇用条件通知書は、会社と従業員の間で労働条件を明確にするための大切な書類です。法律で交付が義務付けられており、後々のトラブルを防ぐためにも、しっかりと作成しておく必要があります。
テンプレート作成に必要な要素
雇用条件通知書に記載すべき項目は法律で定められています。以下の項目を必ず含めるようにしましょう。
- 労働契約の期間: 契約期間の開始日と終了日（有期雇用の場合）
- 就業場所: 勤務地の住所
- 業務内容: 具体的な仕事内容
- 始業・終業時刻、休憩時間、休日: 勤務時間や休憩時間、休日に関する情報
- 賃金: 基本給、手当、賞与など
- 賃金の計算方法・支払方法: 賃金の計算方法や支払日、支払方法
- 昇給に関する事項: 昇給の条件や時期
- 退職に関する事項: 退職の手続きや条件
デザインのポイント：見やすさが重要！
雇用条件通知書は、従業員にとって重要な書類です。以下の点に注意して、見やすく、分かりやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を使用する
- 文字サイズ: 適切なサイズで、重要な箇所は太字にする
- 余白: 適度な余白を設けて、見やすくする
- レイアウト: シンプルで見やすいレイアウトにする
- 項目: 項目ごとに区切り、見出しを付ける
書き方の流れ：誤解を招かないように丁寧に
雇用条件通知書は、従業員の権利を守るための大切な書類です。誤解を招かないように、丁寧に記載しましょう。
- 会社の情報: 会社名、住所、代表者名などを記載
- 従業員の情報: 従業員名、住所などを記載
- 雇用条件: 上記の必要な要素を具体的に記載
- 特記事項: その他、必要な事項があれば記載
- 日付: 作成日を記載
- 署名・捺印: 会社代表者と従業員の署名・捺印欄を設ける
使う場面：採用時だけでなく、条件変更時にも！
雇用条件通知書は、採用時に従業員に交付するのはもちろんのこと、労働条件に変更があった場合にも、改めて交付する必要があります。例えば、昇給や異動、勤務時間の変更などがあった場合には、速やかに新しい雇用条件通知書を作成しましょう。
注意点：法律を遵守し、丁寧に説明を！
雇用条件通知書は、法律で定められた項目を必ず記載する必要があります。また、記載内容について従業員に丁寧に説明し、理解を得ることが重要です。不明な点があれば、遠慮なく質問してもらうように伝えましょう。
実践的な手順：テンプレートを自分で作ってみよう！
ステップ1: テンプレートの元となるファイル（WordやExcelなど）を開きます。
ステップ2: 必要な項目をリストアップします（上記の「テンプレート作成に必要な要素」を参照）。
ステップ3: 各項目に見出しを付け、内容を記入するスペースを作ります。
ステップ4: フォントや文字サイズ、レイアウトなどを調整して、見やすいデザインにします。
ステップ5: 作成したテンプレートを保存します。
ステップ6: 実際に雇用条件を記入して、間違いがないか確認します。
サンプルテンプレート：雇用条件通知書（正社員）
■ サンプルテンプレート（雇用条件通知書テンプレートの例）
【タイトル】 雇用条件通知書
【宛名】 ○○○○様
【会社名】 株式会社△△△△
【代表者名】 □□□□
【採用日】 2024年○月○日
【雇用期間】 定めなし
【就業場所】 株式会社△△△△ 本社 （住所：東京都○○区○○）
【業務内容】 営業職
【始業・終業時刻】 9時00分～18時00分（休憩時間：12時00分～13時00分）
【休日】 土曜日、日曜日、祝日、年末年始休暇
【賃金】 基本給：月額25万円 手当：通勤手当（上限3万円）
【賃金の計算方法・支払方法】 月末締め、翌月25日払い、銀行振込
【昇給に関する事項】 年1回、業績評価に基づき決定
【退職に関する事項】 退職希望日の1ヶ月前までに申し出ること
【備考】 詳細は、就業規則に定める
上記条件にて雇用することをご通知いたします。
2024年○月○日
株式会社△△△△
代表取締役 □□□□
（署名・捺印）
【本人】
○○○○
（署名・捺印）
※ このテンプレートはあくまで例です。貴社の状況に合わせて内容を調整してください。
まとめ：雇用条件通知書で良好な関係を築きましょう！
雇用条件通知書は、従業員との信頼関係を築くための第一歩です。しっかりと作成し、丁寧に説明することで、入社後のミスマッチを防ぎ、良好な関係を築きましょう。今回の記事を参考に、ぜひ自社に合った雇用条件通知書テンプレートを作成してみてください。
