雇用通知書テンプレート

雇用通知書テンプレートの作り方：初めてでも安心！必須項目から書き方、注意点まで徹底解説

「新しい仲間を迎えるための第一歩、雇用通知書。でも、いざ作ろうとすると何を書けばいいのか、どうデザインすればいいのか悩みますよね。難しく考えずに、この記事を読めば大丈夫！雇用通知書のテンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、わかりやすく丁寧に解説します。例文付きで、すぐに使えるテンプレートもご用意しました。さあ、一緒に素敵な雇用通知書を作りましょう！」

雇用通知書とは？なぜ重要？

雇用通知書は、企業が従業員に対して雇用条件を通知する重要な書類です。労働条件を明確にすることで、従業員の安心感を高め、入社後のトラブルを未然に防ぐ役割を果たします。法的な義務でもあり、企業と従業員双方にとって、非常に重要な書類と言えるでしょう。

雇用通知書に必要な要素一覧

雇用通知書には、以下の項目を必ず記載する必要があります。

採用者の氏名: 正確な氏名を記載します。
採用日: 雇用契約の開始日を記載します。
雇用期間: 期間の定めがある場合は、期間を明記します。期間の定めがない場合は、「期間の定めなし」と記載します。
就業場所: 勤務地を具体的に記載します。（例：〇〇支店、本社〇〇部）
業務内容: 具体的な業務内容を記載します。（例：営業、経理、プログラミング）
労働時間: 始業時間と終業時間を明記します。休憩時間も忘れずに記載しましょう。（例：9:00～18:00、休憩時間1時間）
休日: 週休何日制か、具体的な曜日を記載します。（例：土日祝日、週休2日制）
給与: 基本給、手当、賞与など、給与に関する情報を詳細に記載します。
昇給: 昇給の有無、昇給の条件などを記載します。
退職に関する事項: 退職の条件、解雇事由などを記載します。
その他: 社会保険、福利厚生など、その他の重要な事項を記載します。

デザインのポイント：親しみやすさを意識しよう

雇用通知書は、企業からの最初のメッセージです。堅苦しい印象を与えないよう、親しみやすいデザインを心がけましょう。

フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。ゴシック体よりも明朝体の方が、柔らかい印象を与えます。
色使い: コーポレートカラーを取り入れると、企業イメージをアピールできます。ただし、派手な色使いは避け、落ち着いた色合いを選びましょう。
レイアウト: 見やすく整理されたレイアウトを心がけましょう。余白を十分に取ることで、読みやすさが向上します。
ロゴ: 企業のロゴを配置することで、信頼感を高めることができます。

書き方の流れ：丁寧でわかりやすい言葉遣いを

雇用通知書は、法的な書類であると同時に、従業員へのメッセージでもあります。丁寧でわかりやすい言葉遣いを心がけましょう。

冒頭: 採用を祝福する言葉を添えましょう。（例：「この度は、〇〇株式会社へのご入社、誠におめでとうございます。」）
本文: 必要な項目を漏れなく記載します。誤字脱字がないか、十分に確認しましょう。
結び: 今後の活躍を期待する言葉を添えましょう。（例：「今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。」）
署名・捺印: 企業名、代表者名、日付を記載し、捺印します。

使う場面：内定後、入社前に渡す

雇用通知書は、内定後、入社前に従業員に渡します。書面で渡すのが一般的ですが、電子メールで送ることも可能です。

注意点：法律を遵守し、正確な情報を

雇用通知書は、労働基準法などの法律に定められた事項を遵守して作成する必要があります。また、記載する情報は正確でなければなりません。不明な点がある場合は、弁護士や社会保険労務士に相談することをおすすめします。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう！

ステップ１：必要な要素をリストアップ

上記の「雇用通知書に必要な要素一覧」を参考に、自社に必要な項目をリストアップします。

ステップ２：デザインを決める

フォント、色使い、レイアウトなどを決めます。企業のイメージに合ったデザインを選びましょう。

ステップ３：テンプレートを作成する

WordやExcelなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。

ステップ４：項目を入力する

リストアップした項目をテンプレートに入力します。

ステップ５：確認する

誤字脱字がないか、記載内容に誤りがないか、十分に確認します。

ステップ６：印刷または電子メールで送付

作成した雇用通知書を印刷して従業員に渡すか、電子メールで送付します。

サンプルテンプレート（雇用通知書テンプレートの例）

■ サンプルテンプレート（雇用通知書テンプレートの例）

【タイトル】雇用通知書

【項目1】採用者の氏名：〇〇〇〇

【項目2】採用日：2024年〇月〇日

【項目3】雇用期間：期間の定めなし

【項目4】就業場所：〇〇株式会社　〇〇部

【項目5】業務内容：営業

【項目6】労働時間：9:00～18:00（休憩時間1時間）

【項目7】休日：土日祝日、週休2日制

【項目8】給与：基本給　月額〇〇万円

【備考】試用期間あり（3ヶ月）

※ このテンプレートは、あくまでサンプルです。貴社の状況に合わせて、内容を修正してご使用ください。

まとめ：雇用通知書は、信頼関係を築く第一歩

雇用通知書は、単なる形式的な書類ではなく、企業と従業員の信頼関係を築くための重要なツールです。この記事を参考に、従業員にとってわかりやすく、魅力的な雇用通知書を作成し、新しい仲間を温かく迎え入れましょう！