遅延理由書のテンプレート完全攻略！場面別の書き方と例文で困らない！
「提出期限、間に合わなかった…！」「納期、遅れてしまう…！」そんな時、慌てずに状況を説明し、誠意を伝えるために必要なのが遅延理由書です。
今回は、遅延理由書のテンプレートを徹底解説！必要な要素から書き方、デザインのポイント、そして様々な場面で使えるテンプレートのサンプルまで、困った時にすぐに使える情報をぎゅっと詰め込みました。この記事を読めば、もう遅延理由書で頭を抱えることはありません！
遅延理由書とは？なぜ必要なの？
遅延理由書とは、提出期限や納期に遅れてしまう場合に、その理由を説明し、関係者に理解を求めるための書類です。ただ遅れたことを謝罪するだけでなく、原因を明確に示し、再発防止策を提示することで、信頼回復に繋げることが重要です。
遅延理由書テンプレートの作り方：必要な要素とデザイン
遅延理由書のテンプレートを作る際に、必ず含めるべき要素と、読みやすくするためのデザインのポイントを解説します。
必要な要素の一覧
- 日付: 作成日を記載します。
- 宛名: 遅延理由書を提出する相手の氏名または会社名を記載します。
- 差出人: 自分の氏名、所属部署、役職を記載します。
- 件名: 遅延理由書であること、そして内容を簡潔に示します。（例：〇〇納品遅延に関するお詫び）
- 遅延の事実: 何が、いつまでに、どれだけ遅延しているのかを具体的に記載します。
- 遅延理由: なぜ遅延が発生したのか、客観的な事実に基づいて説明します。
- 今後の対応: 遅延を解消するために、どのような対策を講じるのかを具体的に記載します。
- 再発防止策: 今後、同様の遅延が発生しないように、どのような対策を講じるのかを具体的に記載します。
- 謝罪: 遅延によって迷惑をかけたことに対する謝罪を丁寧に記載します。
- 連絡先: 質問や確認事項があった場合の連絡先を記載します。
デザインのポイント
- シンプルで見やすいレイアウト: 文字が詰まりすぎず、余白を効果的に使いましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（明朝体、ゴシック体など）を使用しましょう。
- 箇条書き: 理由や対策を箇条書きにすることで、内容が整理されて分かりやすくなります。
- 色使い: 基本的に白黒で、重要な部分のみ薄い色を使う程度にしましょう。
遅延理由書の書き方の流れ：ステップバイステップ
遅延理由書を書く際の基本的な流れを、ステップ形式で解説します。
ステップ1：事実確認と状況把握
まず、何が、いつ、どれだけ遅延しているのか、正確に事実を把握します。原因を特定するために、関連部署や担当者にヒアリングを行い、状況を詳しく調べましょう。
ステップ2：遅延理由の分析
遅延が発生した原因を、客観的な事実に基づいて分析します。個人的な事情や言い訳は避け、具体的な理由を記載することが重要です。
ステップ3：今後の対応策と再発防止策の検討
遅延を解消するために、どのような対応策を講じるのか、具体的に検討します。また、今後同様の遅延が発生しないように、再発防止策も検討し、具体的に記載しましょう。
ステップ4：テンプレートの活用と文章作成
この記事で紹介するテンプレートを参考に、必要な情報を入力し、文章を作成します。丁寧で誠意のある文章を心掛けましょう。
ステップ5：上司や関係者への確認
作成した遅延理由書を、上司や関係者に確認してもらい、誤字脱字や内容に不備がないかチェックしてもらいましょう。
ステップ6：提出
最終確認が終わったら、遅延理由書を提出します。提出方法（メール、郵送など）は、相手先の指示に従いましょう。
遅延理由書を使う場面
遅延理由書は、様々な場面で必要になります。
- 納品遅延: 商品やサービスの納品が遅れる場合
- 提出期限遅延: 報告書や書類の提出期限が遅れる場合
- 作業遅延: プロジェクトやタスクの完了が遅れる場合
- 出勤遅延: 電車遅延など、やむを得ない理由で出勤が遅れる場合
遅延理由書の注意点
- 正直に、誠実に: 嘘や言い訳は厳禁です。正直に状況を説明し、誠意をもって謝罪しましょう。
- 原因を明確に: 遅延の原因を曖昧にせず、具体的な理由を記載しましょう。
- 責任の所在を明確に: 誰に責任があるのかを明確にしましょう。（ただし、責任追及ではなく、改善のためという姿勢を強調）
- 再発防止策を具体的に: 今後同様の遅延が発生しないように、具体的な再発防止策を提示しましょう。
- 早めに提出: 遅延が判明したら、できるだけ早く遅延理由書を提出しましょう。
サンプルテンプレート：納品遅延の場合
ここでは、納品遅延を例に、すぐに使える遅延理由書のテンプレートを紹介します。
■ サンプルテンプレート（納品遅延の場合） 【タイトル】 〇〇製品 納品遅延に関するお詫び
【日付】 2024年〇月〇日
【宛名】 株式会社△△ 〇〇様
【差出人】 株式会社□□ 営業部 〇〇
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先日ご注文いただきました〇〇製品（型番：〇〇）につきまして、納期を〇月〇日とご案内しておりましたが、誠に申し訳ございませんが、納品が〇月〇日に遅延する見込みとなりました。
今回の遅延は、弊社の製造ラインにおける機械故障が原因でございます。現在、復旧作業を急ピッチで進めておりますが、お客様への納品に影響が出てしまう状況でございます。
お客様には多大なるご迷惑をおかけいたしますことを、深くお詫び申し上げます。
つきましては、〇月〇日に納品できるよう、全力を尽くしてまいります。また、今回の遅延に対するお詫びとして、〇〇のサービスをご提供させていただきます。
今後は、同様の事態が発生しないよう、製造ラインの定期的なメンテナンスを実施し、再発防止に努めてまいります。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
【連絡先】 株式会社□□ 営業部 〇〇 電話番号：〇〇 メールアドレス：〇〇
【備考】 上記はあくまでサンプルです。状況に合わせて内容を調整してください。
まとめ：遅延理由書を恐れずに、誠意を伝えよう！
遅延理由書は、ミスを認め、誠意を伝えるための大切なツールです。今回の記事で紹介したテンプレートや書き方のポイントを参考に、落ち着いて対応しましょう。そして、再発防止に努め、信頼回復に繋げることが重要です。
