返金依頼書テンプレート

返金依頼書テンプレートの作り方：もう困らない！自分で作れる簡単ガイド

返金が必要な時、スムーズに手続きを進めるためには、きちんとした返金依頼書が不可欠です。でも、自分でイチから作るとなると、何を書けばいいのか、どんな点に注意すればいいのか迷ってしまいますよね。

この記事では、そんな悩みを解決するために、返金依頼書テンプレートの作り方をわかりやすく解説します。必要な要素から、デザインのポイント、書き方の流れまで、丁寧にステップ形式でご紹介。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートもご用意しました。

もうテンプレート探しに時間を費やす必要はありません！この記事を読めば、あなたも今日から、状況に合わせたオリジナルの返金依頼書を作成できるようになります。

返金依頼書テンプレートを作る前に知っておくべきこと

まずは、返金依頼書を作成する目的と、基本的な考え方を押さえておきましょう。

なぜ返金依頼書が必要なの？

口頭での依頼も可能ですが、返金依頼書を作成することで、以下のメリットがあります。

証拠となる: 口約束だけでは、「言った」「言わない」の水掛け論になる可能性があります。書面で残すことで、後々トラブルを防ぐことができます。
正確な情報伝達: 依頼内容を明確に伝えることができます。商品名、購入日、返金理由などを正確に記載することで、相手に誤解を与えにくくなります。
手続きの円滑化: 企業や店舗によっては、返金手続きに書面での依頼を必須としている場合があります。

返金依頼書作成の基本

返金依頼書を作成する上で、以下の点を意識しましょう。

丁寧な言葉遣い: 相手に不快感を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「〜してください」「〜いただけますでしょうか」といった表現を使うと、より丁寧な印象になります。
簡潔でわかりやすい文章: 長文にならないように、要点を絞って簡潔に記述しましょう。複雑な表現は避け、誰が見ても理解できる文章を目指しましょう。
正確な情報: 商品名、購入日、注文番号など、正確な情報を記載しましょう。誤った情報を記載すると、返金手続きが遅れる原因となります。

返金依頼書テンプレートの作り方：ステップバイステップ

それでは、実際に返金依頼書テンプレートを作成していきましょう。以下のステップに沿って、一つずつ進めていきましょう。

ステップ1：必要な要素をリストアップ

まず、返金依頼書に必要な要素をリストアップします。

宛名: 企業名、店舗名、担当者名などを記載します。
差出人: 自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載します。
日付: 返金依頼書を作成した日付を記載します。
件名: 一目で返金依頼の内容がわかるような件名を記載します。（例：「商品不良による返金のお願い」）
本文: 返金を依頼する理由、具体的な状況、希望する返金方法などを記載します。
添付書類: 購入証明書、レシート、商品の写真など、返金理由を裏付ける書類を添付します。
署名: 自分の氏名を署名します。

ステップ2：デザインのポイント

デザインは、シンプルで見やすいものを心がけましょう。

フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。（例：明朝体、ゴシック体）
レイアウト: 情報が整理され、見やすいレイアウトを心がけましょう。
色: 基本的に黒色を使用し、重要な箇所は太字にするなど、メリハリをつけると見やすくなります。

ステップ3：書き方の流れ

文章構成は、以下の流れで記述すると、論理的でわかりやすくなります。

挨拶: 丁寧な挨拶から始めましょう。（例：「いつもお世話になっております。」）
状況説明: 購入した商品やサービス、発生した問題点などを具体的に説明します。
返金依頼: 返金を希望する旨を明確に伝えます。
希望する返金方法: 銀行振込、クレジットカード払い戻しなど、希望する返金方法を記載します。
お詫びと感謝: 迷惑をかけたことへのお詫びと、対応への感謝の気持ちを述べます。（例：「ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」）
連絡先: 連絡を取りやすいように、自分の連絡先を再度記載します。

ステップ4：使う場面を想定

返金依頼書は、様々な場面で使用されます。

商品不良: 購入した商品に初期不良があった場合。
サービス不備: 受けたサービスの内容が契約内容と異なる場合。
二重請求: 誤って二重に請求された場合。
キャンセル: 注文をキャンセルした場合。

それぞれの場面に合わせて、テンプレートの内容を調整しましょう。

ステップ5：注意点

返金依頼書を作成する上で、以下の点に注意しましょう。

期限: 返金請求には期限がある場合があります。期限内に依頼するようにしましょう。
証拠: 返金理由を裏付ける証拠を必ず添付しましょう。（例：レシート、写真、契約書など）
記録: 返金依頼書の控えを必ず保管しておきましょう。
感情的にならない: クレームのような書き方は避け、冷静に事実を伝えるようにしましょう。

実践的な手順：テンプレート作成から送信まで

それでは、実際にテンプレートを作成し、送信するまでの手順を説明します。

テキストエディタやワープロソフトを開く: メモ帳やWordなど、テキストを入力できるソフトを起動します。
ステップ1でリストアップした要素を入力: 各項目に必要な情報を入力していきます。
ステップ2のデザインポイントを参考にレイアウトを調整: フォントやレイアウトを見やすく調整します。
ステップ3の書き方の流れに沿って文章を作成: 状況説明、返金依頼、お詫びなどを丁寧に記述します。
ステップ4の使う場面を想定して内容を調整: 状況に合わせて、テンプレートの内容を修正します。
ステップ5の注意点を確認: 記入漏れや誤りがないか、最終確認を行います。
印刷またはPDF形式で保存: 作成した返金依頼書を印刷するか、PDF形式で保存します。
添付書類を準備: 返金理由を裏付ける書類を準備します。
郵送またはメールで送信: 返金依頼書と添付書類を郵送またはメールで送信します。

サンプルテンプレート（商品不良による返金依頼）

■ サンプルテンプレート（返金依頼書テンプレートの例）【タイトル】商品不良による返金のお願い

【宛名】株式会社〇〇御担当者様

【差出人】氏名：〇〇〇〇住所：〇〇県〇〇市〇〇町〇〇電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇メールアドレス：〇〇@〇〇.com

【日付】 2024年〇月〇日

【件名】商品不良による返金のお願い

【本文】いつもお世話になっております。〇〇と申します。

〇月〇日に貴社オンラインストアにて購入いたしました「〇〇（商品名）」ですが、商品到着後、開封したところ、〇〇（不良内容）という不良が見つかりました。

つきましては、誠に恐縮ですが、上記不良につき、返金をお願いしたく存じます。返金方法につきましては、クレジットカードへの払い戻しを希望いたします。

お手数をおかけいたしますが、ご対応いただけますようお願い申し上げます。

【添付書類】・購入明細書・商品の写真（不良箇所がわかるもの）

【署名】〇〇〇〇

【備考】ご不明な点がございましたら、上記連絡先までご連絡ください。

まとめ

この記事では、返金依頼書テンプレートの作り方を詳しく解説しました。自分でテンプレートを作成することで、状況に合わせた返金依頼書をスムーズに作成することができます。ぜひこの記事を参考にして、オリジナルの返金依頼書を作成してみてください。