返金受領書テンプレート無料！簡単作成ガイド＆サンプル付き
「返金受領書って、いざ必要になった時にどう書けばいいの？」「無料のテンプレートってないの？」そんな疑問にお答えします！この記事では、返金受領書の基本から、自分で簡単に作れるテンプレートの作り方まで、初心者さんにもわかりやすく解説します。もう慌てる心配なし！自分にぴったりの返金受領書をサクッと作りましょう。
1. 返金受領書って何？どんな時に使うの？
返金受領書は、文字通り「返金を受け取った」ことを証明する書類です。返金が発生した場合、お金を支払った側（返金する側）は、返金した事実を記録し、お金を受け取った側（返金を受ける側）は、確かに返金を受け取ったことを証明するために使用します。
使う場面の例：
- ECサイトでの返品・返金: 商品に不備があった場合や、お客様都合での返品の際に返金処理を行います。
- 習い事やセミナーのキャンセル: 参加費を事前に支払っていた場合、キャンセル規定に基づき一部または全額を返金します。
- 誤請求による返金: 誤った金額で請求してしまった場合に、正しい金額との差額を返金します。
- サービスの解約: サービスを解約した際に、未利用期間分の料金を返金します。
2. 返金受領書のテンプレートを作る前に：必要な要素をチェック！
いざテンプレートを作る前に、返金受領書に何を書くべきか確認しておきましょう。以下の要素を盛り込むことで、トラブルを未然に防ぎ、より確実な書類を作成できます。
- 発行日: 返金受領書を発行した日付を記載します。
- 受領書番号: 受領書を管理するための番号を記載します。連番にしておくと管理しやすいです。
- 返金者情報: 返金する側の会社名や氏名、住所、電話番号を記載します。
- 受領者情報: 返金を受け取る側の会社名や氏名、住所、電話番号を記載します。
- 返金金額: 返金する金額を記載します。金額は、数字だけでなく、漢数字でも記載するとより確実です。
- 返金理由: なぜ返金するのか、その理由を記載します。例：返品による返金、誤請求による返金など。
- 返金方法: どのように返金したのか、その方法を記載します。例：銀行振込、現金など。
- 備考: その他、特記事項があれば記載します。例：振込手数料を差し引いた金額での返金など。
- 署名・捺印: 返金を受け取った側の署名と捺印が必要です。
3. テンプレート作成のポイント：デザインと書き方
返金受領書は、法的に定められた形式はありませんが、以下のポイントに注意して作成することで、より信頼性の高い書類になります。
- 見やすさを意識: シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。ゴシック体よりも明朝体の方が読みやすいです。
- フォントサイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なフォントサイズを選びましょう。10.5pt～12pt程度がおすすめです。
- 余白: 適度な余白を設けることで、見やすさが向上します。
- 専門用語を避ける: 誰にでもわかりやすい言葉遣いを心がけましょう。
- 正確な情報を記載: 誤字脱字がないか、金額や日付などが正しいか、必ず確認しましょう。
4. テンプレート作成：実践的な手順（ステップ形式）
それでは、実際に返金受領書のテンプレートを作ってみましょう。ここでは、Microsoft Wordを使った方法を例にご紹介します。
ステップ1: Wordを起動し、新規ドキュメントを作成
Wordを起動し、「白紙の文書」を選択して新規ドキュメントを作成します。
ステップ2: タイトルを入力
ドキュメントの先頭に「返金受領書」と入力し、フォントサイズを大きくするなどして目立たせます。
ステップ3: 必要な項目を配置
上記の「必要な要素」を参考に、以下の項目を順番に配置していきます。
- 発行日
- 受領書番号
- 返金者情報
- 受領者情報
- 返金金額
- 返金理由
- 返金方法
- 備考
- 署名・捺印欄
ステップ4: 各項目の体裁を整える
各項目のフォントの種類、サイズ、配置などを調整して、見やすいように体裁を整えます。罫線や表を使って項目を区切ると、さらに見やすくなります。
ステップ5: テンプレートとして保存
完成したドキュメントを「テンプレート（.dotx）」形式で保存します。これで、いつでも簡単に返金受領書を作成できます。
5. 返金受領書テンプレートのサンプル
以下に、返金受領書のサンプルテンプレートをご紹介します。このテンプレートを参考に、必要に応じて項目を追加したり、デザインを変更したりして、自分に合ったテンプレートを作成してください。
■ サンプルテンプレート（返金 受領 書 テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 返金受領書
【発行日】 2024年10月27日
【受領書番号】 No.001
【返金者情報】 株式会社〇〇 〒100-0000 東京都〇〇区〇〇 電話番号：03-1234-5678
【受領者情報】 〇〇 〇〇様 〒200-0000 東京都〇〇区〇〇 電話番号：090-1234-5678
【返金金額】 金 壱萬円也（10,000円）
【返金理由】 商品返品による返金
【返金方法】 銀行振込
【備考】 振込手数料は弊社負担とします。
【署名・捺印】
※ このテンプレートは、あくまでサンプルです。必要に応じて項目を追加したり、デザインを変更したりしてください。
6. 返金受領書作成時の注意点
- 正確な情報: 記載する情報は、すべて正確に記載してください。特に、金額や日付は間違いがないか、十分に確認しましょう。
- 受領者の確認: 受領者本人に署名・捺印してもらうようにしましょう。
- 保管: 返金受領書は、返金した側と受け取った側の両方が保管しておきましょう。保管期間は、税法上の規定に従ってください。
- 電子署名: 電子受領書を使用する場合は、電子署名が法的に有効であることを確認してください。
まとめ
返金受領書は、返金処理を円滑に進めるために重要な書類です。この記事を参考に、自分に合った返金受領書テンプレートを作成し、正しく運用しましょう。無料のテンプレートを活用するのも良いですが、今回ご紹介した手順で自作することで、より使いやすく、目的に合ったテンプレートを作成できます。これで、返金処理もスムーズに進められますね！
