覚書テンプレートの作り方：もう迷わない！初めてでも簡単作成ガイド
「覚書って、どう書けばいいの？」「必要な項目は？」「テンプレートってどこにあるの？」
ビジネスシーンで頻繁に利用される覚書ですが、いざ作成となると意外と迷ってしまうもの。インターネットで検索しても、難しい言葉が並んでいたり、自分の状況に合ったテンプレートが見つからなかったり…。そんな経験はありませんか？
この記事では、そんな悩みを解決！ 覚書テンプレートの作り方を、初心者の方でも分かりやすく、丁寧に解説します。必要な要素からデザイン、書き方の流れ、使える場面、注意点まで、具体的な手順をステップ形式でご紹介。さらに、すぐに使えるテンプレートサンプルもご用意しました。
この記事を読めば、もう覚書の作成に迷うことはありません。さあ、あなたも自分だけのオリジナル覚書テンプレートを作成してみましょう！
1. 覚書とは？なぜテンプレートが必要なのか？
覚書とは、契約書ほど厳格な形式を必要としない、当事者間の合意事項を記録した文書です。契約書に比べて簡潔で、迅速な合意形成に適しています。
なぜテンプレートが必要なのか？
覚書は、合意内容を明確にし、後々のトラブルを避けるために重要な役割を果たします。しかし、毎回ゼロから作成するのは手間がかかりますし、必要な項目が抜け落ちてしまう可能性も。
そこで、テンプレートがあれば、必要な項目を網羅し、形式を統一することで、効率的に覚書を作成できます。
2. 覚書テンプレート作成に必要な要素
覚書テンプレートを作成する前に、必要な要素を確認しておきましょう。
- タイトル: 「覚書」と明記
- 作成日: 覚書を作成した日付
- 当事者: 当事者の氏名または会社名、住所
- 合意事項: 合意した内容を具体的に記載
- 有効期間: 覚書の有効期間（必要な場合）
- 署名・捺印: 当事者の署名と捺印
これらの要素を盛り込むことで、覚書としての役割を十分に果たすことができます。
3. 覚書テンプレートデザインのポイント
覚書は、ビジネス文書として使用されるため、見やすさと正確性が重要です。以下のポイントを意識してデザインしましょう。
- シンプルなデザイン: ごちゃごちゃした装飾は避け、シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。明朝体やゴシック体などがおすすめです。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさが向上します。
- 箇条書き: 合意事項は箇条書きで記述すると、内容が整理されて分かりやすくなります。
4. 覚書テンプレートの書き方の流れ
覚書テンプレートを作成する際は、以下の流れで進めるとスムーズです。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
まずは、覚書に含めるべき要素をリストアップします。上記で紹介した必須要素に加えて、必要に応じて独自の項目を追加しましょう。
ステップ2：構成を考える
リストアップした要素をどのように配置するか、構成を考えます。一般的には、タイトル、作成日、当事者、合意事項、有効期間、署名・捺印の順に記載します。
ステップ3：テンプレートを作成する
構成が決まったら、WordやExcelなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。各項目に適切なフォントやサイズ、余白を設定しましょう。
ステップ4：サンプルを参考に調整する
インターネットで公開されている覚書テンプレートのサンプルを参考に、内容やデザインを調整しましょう。
5. 覚書テンプレートを使う場面
覚書テンプレートは、様々なビジネスシーンで活用できます。
- 業務委託: 業務内容や報酬、納期などを明確にする
- 秘密保持: 秘密情報の取り扱いについて合意する
- 共同研究: 研究内容や役割分担、成果の帰属などを定める
- 契約内容の変更: 既存の契約内容を変更する場合
これらの場面で、覚書テンプレートを活用することで、スムーズな合意形成をサポートできます。
6. 覚書テンプレート作成の注意点
覚書テンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 法律的な専門知識: 法律的な知識が必要な場合は、専門家（弁護士など）に相談しましょう。
- 正確な記載: 誤字脱字がないか、内容に誤りがないか、入念に確認しましょう。
- 当事者間の合意: 覚書の内容は、当事者間で十分に合意した上で作成しましょう。
- 保管: 作成した覚書は、大切に保管しましょう。
これらの注意点を守ることで、トラブルを未然に防ぐことができます。
7. 実践！覚書テンプレート作成手順（ステップ形式）
それでは、実際に覚書テンプレートを作成してみましょう。ここでは、Wordを使った具体的な手順をご紹介します。
ステップ1：Wordを起動し、新規文書を開く
Wordを起動し、白紙の文書を開きます。
ステップ2：ヘッダーに「覚書」と入力する
文書の一番上に、「覚書」と入力します。フォントサイズや種類は、見やすいものを選びましょう。
ステップ3：日付、当事者、合意事項などの項目を入力する
以下の項目を入力します。必要に応じて、項目を追加したり、順番を変更したりしてください。
- 作成日: 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
- 当事者:
- 甲：〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇〇〇〇
- 乙：〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇〇〇〇
- 合意事項:
- 第1条 〇〇〇〇
- 第2条 〇〇〇〇
- 第3条 〇〇〇〇
- 有効期間: 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日から〇〇〇〇年〇〇月〇〇日まで
- 署名・捺印:
- 甲：
- 乙：
ステップ4：フォントやレイアウトを調整する
フォントの種類やサイズ、行間などを調整し、見やすいレイアウトに整えます。
ステップ5：完成！
これで、覚書テンプレートの完成です！ 今後、覚書を作成する際は、このテンプレートをコピーして、必要な情報を入力するだけでOKです。
8. サンプルテンプレート（業務委託に関する覚書）
■ サンプルテンプレート（業務委託に関する覚書）
【タイトル】 業務委託に関する覚書
【項目1】 業務内容：〇〇〇〇に関する業務
【項目2】 委託料：1時間あたり〇〇〇〇円
【項目3】 納期：〇〇〇〇年〇〇月〇〇日まで
【備考】 本覚書に記載のない事項については、別途協議の上、決定するものとする。
※ このテンプレートはあくまで一例です。業務内容や条件に合わせて、内容を適宜変更してください。
まとめ
この記事では、覚書テンプレートの作り方について詳しく解説しました。テンプレートがあれば、覚書の作成が格段に楽になります。ぜひ、この記事を参考に、自分だけのオリジナル覚書テンプレートを作成してみてください。そして、ビジネスシーンで覚書を効果的に活用し、スムーズな合意形成を実現しましょう！
