見やすいマニュアルテンプレート

見やすいマニュアルテンプレートで業務効率アップ！作り方からサンプルまで徹底解説

マニュアル作成、苦労していませんか？わかりにくいマニュアルは読まれず、結局質問攻めに…なんてことも。そこで今回は、見やすいマニュアルテンプレートの作り方を徹底解説します！必要な要素からデザインのポイント、実践的な手順まで、この記事を読めば誰でも簡単に、業務効率がアップするマニュアルが作成できます。

なぜ見やすいマニュアルテンプレートが必要なの？

見やすいマニュアルは、従業員の教育コスト削減、業務の標準化、そして最終的には業務効率の向上に繋がります。

教育コストの削減: わかりやすいマニュアルがあれば、OJTに頼りすぎることなく、従業員は自力で必要な情報を手に入れることができます。
業務の標準化: 誰が担当しても同じ品質で業務を遂行できるようになり、属人化を防ぎます。
業務効率の向上: 必要な情報にすぐにアクセスできるため、業務がスムーズに進み、生産性が向上します。

見やすいマニュアルテンプレートの作り方

見やすいマニュアルテンプレートを作るには、いくつかのポイントがあります。必要な要素、デザイン、書き方、使う場面、注意点をしっかり押さえましょう。

1. 必要な要素の一覧

まずは、マニュアルに必要な要素を洗い出しましょう。

タイトル: マニュアルの内容が一目でわかるように。
目次: 必要な情報に素早くアクセスできるように。
目的: マニュアルの目的や対象読者を明記。
用語集: 専門用語や略語を解説。
手順: 具体的な作業手順をステップごとに説明。
注意点: 作業を行う上での注意点やリスクを明記。
トラブルシューティング: よくあるトラブルとその解決策を記載。
問い合わせ先: 質問がある場合の連絡先を明記。

2. デザインのポイント

見やすいマニュアルは、デザインも重要です。

フォント: 読みやすいフォントを使用（例：メイリオ、游ゴシック）。
文字サイズ: 大きすぎず小さすぎない適切なサイズ（例：12pt〜14pt）。
行間: 適度な行間を空けて、読みやすくする。
余白: 十分な余白を確保し、圧迫感を避ける。
色使い: 重要な箇所に色を使い、視覚的に強調（ただし、使いすぎに注意）。
画像・図解: 必要に応じて画像や図解を挿入し、理解を助ける。
箇条書き・番号: 手順や注意点を箇条書きや番号で整理。

3. 書き方の流れ

マニュアルの書き方にもコツがあります。

目的を明確にする: 誰に向けて、どのような情報を伝えたいのかを明確にする。
構成を考える: 目次を参考に、章立てを決定する。
情報を収集する: 必要な情報を集め、整理する。
文章を書く: わかりやすく、簡潔な文章を心がける。
校正・校閲を行う: 誤字脱字や表現の誤りがないかチェックする。
テストを行う: 実際にマニュアルを使用してもらい、改善点を見つける。

4. 使う場面

マニュアルは様々な場面で活用できます。

新人研修: 新入社員に業務を教える際。
業務手順の確認: ベテラン社員が業務手順を確認する際。
トラブルシューティング: 問題発生時の解決策を探す際。
業務改善: 業務フローを見直し、効率化を図る際。

5. 注意点

マニュアル作成で注意すべき点です。

専門用語を使いすぎない: 専門用語を使う場合は、必ず解説を加える。
一方的な表現を避ける: 読者の目線に立ち、わかりやすい表現を心がける。
常に最新情報を維持する: 定期的に内容を見直し、最新の情報にアップデートする。
読者のフィードバックを反映する: 実際にマニュアルを使用してもらい、意見を参考に改善する。

実践的な手順：ステップ形式で解説

それでは、実際にマニュアルテンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。今回は、ソフトウェアのインストール手順を例に、テンプレートを作成してみましょう。

ステップ1: テンプレートの構成を決める

タイトル
目的
対象読者
前提条件
インストール手順
インストール後の確認
トラブルシューティング
問い合わせ先

ステップ2: 各項目の内容を記述する

各項目に沿って、具体的な内容を記述していきます。

ステップ3: デザインを整える

フォント、文字サイズ、行間、余白などを調整し、見やすいデザインにします。

ステップ4: 画像を挿入する

必要に応じて、インストール画面のスクリーンショットなどを挿入します。

ステップ5: テストを行う

実際にインストール作業を行い、マニュアル通りに手順が進むか確認します。

ステップ6: 改善点を修正する

テストの結果を踏まえ、誤字脱字や表現の修正、手順の改善などを行います。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（ソフトウェアインストール手順マニュアルの例）

【タイトル】〇〇ソフトウェアインストール手順マニュアル

【目的】本マニュアルは、〇〇ソフトウェアを正しくインストールするための手順を説明します。

【対象読者】〇〇ソフトウェアを利用する全てのユーザー

【前提条件】

〇〇ソフトウェアのインストーラーがダウンロード済みであること
Windows PC を使用していること
管理者権限を持っていること

【インストール手順】

ダウンロードしたインストーラーをダブルクリックします。
「使用許諾契約」の内容を確認し、「同意する」にチェックを入れ、「次へ」をクリックします。
インストール先フォルダを選択し、「次へ」をクリックします。（推奨：デフォルトのまま）
「インストール」をクリックします。
インストールが完了したら、「完了」をクリックします。

【インストール後の確認】

デスクトップに〇〇ソフトウェアのアイコンが表示されていることを確認します。
〇〇ソフトウェアを起動し、正常に動作することを確認します。

【トラブルシューティング】

インストールが途中で止まってしまう場合：
- インストーラーを再起動してください。
- セキュリティソフトがインストールを妨げている可能性があります。一時的にセキュリティソフトを停止し、再度インストールを試してください。
ソフトウェアが起動しない場合：
- PC を再起動してください。
- ソフトウェアが正しくインストールされているか確認してください。

【問い合わせ先】株式会社〇〇　サポートセンター電話番号：03-XXXX-XXXX メールアドレス：support@example.com

【備考】上記は一例です。ソフトウェアの種類やバージョンによって手順が異なる場合があります。必要に応じて項目を追加・修正してください。

まとめ

見やすいマニュアルテンプレートを作ることで、業務効率が大幅に向上します。この記事で紹介したポイントを参考に、ぜひオリジナルのマニュアルを作成してみてください。社員の疑問を解消し、スムーズな業務遂行をサポートしましょう！