見やすい在庫管理表テンプレート

見やすい在庫管理表テンプレートで在庫管理を効率化！作り方も徹底解説

在庫管理、きちんとできていますか？ Excelで管理しているけど、なんだか見づらい…と感じている方もいるのではないでしょうか。そんなあなたのために、今回は見やすい在庫管理表テンプレートの作り方を徹底解説します！テンプレートを活用することで、在庫状況が一目で把握でき、業務効率アップに繋がります。

なぜ在庫管理表が必要なの？

在庫管理表は、会社の財産である在庫を適切に管理するために不可欠なツールです。

在庫状況の見える化: 現在の在庫数、入庫・出庫履歴などを把握できます。
過剰在庫・在庫切れの防止: 無駄な在庫を抱えるリスクや、販売機会を逃すリスクを減らせます。
業務効率の向上: 在庫状況の確認にかかる時間を短縮し、他の業務に集中できます。
コスト削減: 過剰在庫による保管コストや、廃棄コストを削減できます。

見やすい在庫管理表テンプレートの作り方

見やすい在庫管理表を作るには、いくつかのポイントがあります。必要な要素を洗い出し、デザインに工夫を凝らし、分かりやすい書き方を心がけましょう。

1. 必要な要素の一覧

まずは、在庫管理表に必要な要素をリストアップしましょう。最低限必要な項目は以下の通りです。

商品名: 管理する商品の名称
商品コード: 商品を識別するための番号（JANコードなど）
在庫数: 現在の在庫数
入庫日: 商品が入荷した日付
入庫数: 入荷した商品の数
出庫日: 商品が出荷された日付
出庫数: 出荷された商品の数
備考: 特記事項（例：発注点、ロケーションなど）

業種や取り扱う商品によって、必要な項目は異なります。例えば、食品であれば賞味期限、アパレルであればサイズやカラーといった情報が必要になるでしょう。

2. デザインのポイント

見やすい在庫管理表にするためには、デザインも重要です。

フォント: 見やすいフォントを選びましょう（例：MSゴシック、メイリオなど）。
色: 色分けを活用すると、情報が整理されて見やすくなります。ただし、色の使いすぎは逆効果になるので注意しましょう。
罫線: 罫線で区切ることで、各項目が明確になります。
行の高さ・列の幅: 情報が見やすいように、適切な高さと幅を設定しましょう。
条件付き書式: 在庫数が一定数を下回った場合に色が変わるように設定すると、在庫切れを事前に察知できます。

3. 書き方の流れ

在庫管理表は、常に最新の情報を反映させる必要があります。

商品情報を登録: 商品名、商品コードなど、基本的な情報を登録します。
入庫情報を記録: 商品が入荷したら、入庫日、入庫数を記録します。
出庫情報を記録: 商品が出荷されたら、出庫日、出庫数を記録します。
在庫数を更新: 入庫・出庫情報を元に、在庫数を常に最新の状態に更新します。
定期的な棚卸し: 実際の在庫数と管理表の在庫数を照合し、誤差がないか確認します。

4. 使う場面

在庫管理表は、以下のような場面で役立ちます。

日常的な在庫管理: 日々の入庫・出庫状況を把握し、在庫数を管理します。
棚卸し: 実際の在庫数と管理表の在庫数を照合します。
発注: 在庫状況を元に、適切な量の発注を行います。
経営分析: 在庫回転率などを分析し、経営改善に役立てます。

5. 注意点

正確な情報を入力: 誤った情報を入力すると、在庫管理が正しく行えません。
定期的に更新: 最新の情報を反映させるために、定期的に更新しましょう。
バックアップ: データが消えてしまうリスクを避けるため、定期的にバックアップを取りましょう。
担当者を決める: 誰が在庫管理表を管理・更新するのか、担当者を明確にしましょう。

実践的な手順（Excel編）

それでは、実際にExcelを使って在庫管理表を作成する手順を解説します。

ステップ1：Excelを起動し、新規シートを開く

ステップ2：項目名を入力する

A1セルに「商品名」、B1セルに「商品コード」、C1セルに「在庫数」、D1セルに「入庫日」、E1セルに「入庫数」、F1セルに「出庫日」、G1セルに「出庫数」、H1セルに「備考」と入力します。

ステップ3：罫線を引く

A1セルからH1セルを選択し、罫線を引きます。「ホーム」タブの「フォント」グループにある「罫線」ボタンをクリックし、「格子」を選択します。

ステップ4：フォントや色を設定する

フォントの種類やサイズ、背景色などを設定して、見やすいように調整します。

ステップ5：数式を入力する（在庫数）

C2セルに=SUM(E2)-SUM(G2)と入力します。これは、入庫数の合計から出庫数の合計を引いたものが、現在の在庫数になるという数式です。C2セルを下にドラッグして、他のセルにも数式をコピーします。

ステップ6：条件付き書式を設定する

在庫数が一定数を下回った場合に、セルが自動的に色が変わるように設定します。C2セルからC列の必要な範囲を選択し、「ホーム」タブの「スタイル」グループにある「条件付き書式」ボタンをクリックします。「セルの強調表示ルール」から「指定の値より小さい」を選択し、閾値を入力します。

ステップ7：商品情報を入力する

商品名、商品コードなどの情報を入力します。

ステップ8：入庫・出庫情報を記録する

商品が入荷・出荷されたら、それぞれの日付、数量を記録します。

ステップ9：定期的に更新する

常に最新の情報を反映させるために、定期的に在庫管理表を更新しましょう。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（見やすい在庫管理表テンプレートの例）

【タイトル】見やすい在庫管理表テンプレート

【項目1】商品名

【項目2】商品コード

【項目3】在庫数

【項目4】入庫日

【項目5】入庫数

【項目6】出庫日

【項目7】出庫数

【項目8】備考

【備考】このテンプレートはExcelで作成されており、在庫数の自動計算機能、条件付き書式によるアラート表示機能などが備わっています。必要に応じて項目を追加・修正してください。

まとめ

見やすい在庫管理表テンプレートを活用することで、在庫管理の効率化、コスト削減、業務効率の向上に繋がります。ぜひ、今回ご紹介した作り方を参考に、自社に合った在庫管理表を作成してみてください。