組織図テンプレート（Excel）の作り方：初心者でも簡単！
はじめに：組織図って何？なぜExcelで？
組織図とは、企業や団体の構成を視覚的に表した図のことです。誰がどの部署に所属し、誰が誰の上司なのかが一目でわかるようにすることで、組織全体の構造を把握しやすくなります。
組織図を作成する方法はいくつかありますが、Excelは手軽で使い慣れている人も多いので、おすすめです。特別なソフトは必要なく、基本的な操作だけで見やすい組織図を作成できます。
組織図テンプレートを作る前に知っておくべきこと
組織図テンプレートを自作する前に、どんな組織図が必要なのか、どんな情報を盛り込みたいのかを明確にしておくことが大切です。
必要な要素の一覧
組織図に必要な要素は、主に以下の通りです。
- 役職名: 部長、課長、主任など
- 氏名: 各役職に就いている人の名前
- 部署名: 営業部、人事部、開発部など
- 指揮命令系統: 誰が誰の上司かを線で繋ぐ
組織の規模や目的に応じて、従業員番号や担当業務、連絡先などを追加しても良いでしょう。
デザインのポイント
組織図は、見やすさが重要です。以下の点に注意してデザインしましょう。
- シンプルにする: 情報量を絞り、複雑にならないようにする
- 色使いを統一する: 部署ごとに色分けするなど、統一感を持たせる
- フォントを統一する: 見やすいフォントを選び、全体で統一する
- 線の種類を統一する: 指揮命令系統を表す線は、種類や太さを統一する
書き方の流れ
組織図を作成する一般的な流れは以下の通りです。
- 組織の構造を把握する
- Excelで組織図の枠組みを作る
- 役職名、氏名、部署名などの情報を入力する
- 指揮命令系統を線で繋ぐ
- デザインを整える
使う場面
組織図は、以下のような場面で活用できます。
- 新入社員への説明: 組織の構造を理解してもらう
- 組織変更時の周知: 変更後の組織構造をわかりやすく伝える
- 業務効率の改善: 指揮命令系統の明確化による意思決定の迅速化
- 企業紹介: 会社の組織構造を対外的に示す
注意点
組織図を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 情報が最新であること: 組織変更があった場合は、速やかに更新する
- 個人情報の保護: 氏名以外の個人情報を掲載する場合は、事前に許可を得る
- 組織図の公開範囲: 社内のみに公開するのか、社外にも公開するのかを検討する
実践的な手順：Excelで組織図テンプレートを作ってみよう！
ここでは、Excelを使って組織図テンプレートを自作する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：Excelを起動し、新しいシートを開く
まず、Excelを起動し、新しいシートを開いてください。
ステップ2：図形ツールを使って組織図の枠組みを作る
「挿入」タブから「図形」を選択し、役職を表す四角形や部署を表す円など、必要な図形を選んで配置します。図形の色やフォントは後で変更できるので、まずはざっくりと配置しましょう。
ステップ3：役職名、氏名、部署名などの情報を入力する
配置した図形の中に、役職名、氏名、部署名などの情報を入力していきます。フォントサイズや配置を調整して、見やすくしましょう。
ステップ4：指揮命令系統を線で繋ぐ
「挿入」タブから「図形」を選択し、線を選んで、各役職間を繋ぎます。線の太さや色を調整して、見やすくしましょう。
ステップ5：デザインを整える
図形の色やフォント、線の種類などを調整して、組織図全体の見栄えを整えます。部署ごとに色分けしたり、役職ごとにフォントを変えたりすると、より見やすくなります。
ステップ6：テンプレートとして保存する
完成した組織図をテンプレートとして保存しておくと、後から使い回すことができます。「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、「ファイルの種類」で「Excelテンプレート（*.xltx）」を選んで保存します。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（組織 図 テンプレート excel の例）
【タイトル】 組織 図 テンプレート excel
【項目1】 役職名：各ボックスに入力
【項目2】 氏名：役職名の下に入力
【項目3】 部署名：必要に応じてボックス内に記載、もしくは色分け
【備考】 部署ごとに色分けすると見やすくなります。線の種類を変えることで、役職の上下関係を明確にできます。必要に応じて従業員番号や連絡先などを追加してください。
まとめ：組織図テンプレートを活用して、組織を可視化しよう！
Excelを使った組織図テンプレートの作り方をご紹介しました。最初は難しく感じるかもしれませんが、一度作ってしまえば、後は簡単に編集できます。組織図を活用して、組織を可視化し、より効率的な組織運営を目指しましょう。
