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督促状テンプレート無料！自分で作って業務効率アップ！【作り方ガイド付き】
「督促状って、どう書けばいいの…？」
未払い料金の回収は、どんな企業にとっても頭の痛い問題ですよね。できれば丁寧に、でも確実に支払いを促したい。そんな時に役立つのが「督促状」です。でも、テンプレートを探すのも、自分で作るのも意外と時間がかかるもの。
そこで今回は、**「督促状テンプレート無料」**をキーワードに、自分で簡単にテンプレートを作成する方法を徹底解説します！ テンプレートを自作できるようになれば、会社の状況や相手に合わせた督促状をすぐに作成でき、業務効率もグッと上がりますよ。
なぜ督促状テンプレートを自分で作る必要があるの？
無料のテンプレートは便利ですが、汎用的な内容であることが多く、自社の状況に完全に合致するとは限りません。テンプレートを自作することで、
- 自社の状況に合わせた文面にできる
- 相手に合わせたトーンで作成できる
- 会社のロゴなどを入れて、独自性を出せる
といったメリットがあります。
督促状テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
自分でテンプレートを作るとなると、何から始めればいいのか迷いますよね。ここでは、必要な要素とデザインのポイントを解説します。
督促状に必要な要素一覧
督促状には、以下の要素を必ず含めるようにしましょう。
- タイトル: 「督促状」または「ご請求に関するお願い」など
- 宛先: 相手の会社名、部署名、担当者名
- 日付: 督促状の発行日
- 差出人: 自社の会社名、部署名、担当者名、連絡先
- 件名: 請求内容を簡潔にまとめたもの（例：「〇〇サービス 〇月分 ご請求に関するお願い」）
- 本文:
- 未払いとなっている事実の明記
- 請求金額と内訳
- 支払期限
- 支払方法
- 連絡先
- 結びの言葉: 今後の取引継続を希望する旨、または法的な措置を検討している旨を伝える（状況に合わせて使い分け）
デザインのポイント
- シンプルで見やすいレイアウト: 文字が詰まりすぎず、余白を効果的に使いましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。（例：明朝体、ゴシック体）
- 会社のロゴ: 必要に応じて、会社のロゴを配置しましょう。
- 色使い: 基本的にはモノクロで、必要に応じて控えめな色を使いましょう。
督促状テンプレートの書き方の流れ
- 事実確認: 未払いとなっている請求内容（金額、期日など）を再度確認します。
- 丁寧な言葉遣い: 相手に不快感を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 具体的な内容: 請求内容、支払期限、支払方法などを具体的に記載しましょう。
- 連絡先: 相手が連絡しやすいように、担当者の連絡先を記載しましょう。
- 状況に合わせた表現: 支払いが遅れている理由などを考慮し、状況に合わせた表現を使いましょう。
督促状を使う場面
- 支払期限を過ぎても入金がない場合
- 入金が一部しかない場合
- 再三の催促にもかかわらず、入金がない場合
督促状を作成する際の注意点
- 感情的な表現は避ける: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 事実に基づいた内容: 事実と異なる内容を記載しないようにしましょう。
- 個人情報の保護: 個人情報や機密情報が含まれる場合は、取り扱いに注意しましょう。
- 法的責任: 内容によっては法的責任を問われる可能性があるので、慎重に作成しましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう！
ここでは、Wordを使った具体的なテンプレート作成手順を解説します。
ステップ1：Wordを起動し、新規文書を作成
Wordを起動し、「白紙の文書」を選択して新しいファイルを開きます。
ステップ2：ヘッダー/フッターを設定
「挿入」タブから「ヘッダー」または「フッター」を選択し、会社名、住所、電話番号などの情報を入力します。
ステップ3：本文の構成を作成
上記の「督促状に必要な要素一覧」を参考に、本文の構成を決めます。
ステップ4：各項目を入力
宛先、日付、件名、本文、結びの言葉などを入力します。
ステップ5：書式設定
フォントの種類、サイズ、行間などを調整し、見やすいように書式設定を行います。
ステップ6：保存
ファイル名をつけて、テンプレートとして保存します。（例：督促状テンプレート.docx）
これで、オリジナルの督促状テンプレートが完成です！
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（督促 状 テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 督促状
【宛先】 〇〇株式会社 〇〇様
【日付】 2024年〇月〇日
【差出人】 株式会社△△ 担当：□□ 連絡先：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【件名】 〇〇サービス 〇月分 ご請求に関するお願い
【項目1】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
【項目2】 さて、〇〇サービス〇月分のご請求につきまして、すでにご連絡させて頂いておりますが、お支払い期限を過ぎてもご入金が確認できておりません。
【項目3】 つきましては、誠に恐縮ではございますが、下記期日までにご入金頂きますようお願い申し上げます。
請求金額：〇〇〇〇円 お支払期限：2024年〇月〇日 お振込先：〇〇銀行 〇〇支店 口座番号：〇〇〇〇〇〇
【備考】 万一、行き違いで既にご入金済みの場合は、ご容赦ください。 ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
敬具
まとめ：テンプレートを自作して、スマートな債権回収を！
督促状テンプレートを自分で作成するのは、少し手間がかかるかもしれませんが、一度作ってしまえば、今後の業務効率が格段に向上します。この記事を参考に、ぜひオリジナルのテンプレートを作成し、スマートな債権回収を実現してくださいね！
