督促状テンプレート

督促状テンプレート：もう困らない！状況別テンプレートと作り方の完全ガイド

督促状って、書くの気が重いですよね。「相手に失礼にならないように、でもきちんと伝えたい…」そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

この記事では、そんなあなたのために、分かりやすい督促状テンプレートの作り方を、例文付きで徹底解説します。テンプレートの作成方法から、実際に使えるサンプルまで、この記事を読めば、もう督促状で悩むことはありません！

なぜ督促状テンプレートが必要なの？

督促状を毎回ゼロから書くのは大変ですよね。テンプレートがあれば、必要な情報を入力するだけで、スムーズに作成できます。

時間短縮: テンプレートを使えば、作成時間を大幅に短縮できます。
ミスの防止: テンプレートを使うことで、記載漏れや誤字脱字を防ぐことができます。
一定の品質: 誰が書いても、一定の品質の督促状を作成できます。
精神的な負担軽減: 督促状を書くというプレッシャーから解放されます。

督促状テンプレートの作り方：５つの重要ポイント

さて、実際にテンプレートを作ってみましょう。以下の５つのポイントを押さえれば、効果的なテンプレートが作成できます。

1. 必要な要素の一覧

督促状に必ず記載すべき要素は以下の通りです。

宛先: 相手の会社名、部署名、担当者名（個人宛の場合は氏名）を正確に記載します。
日付: 督促状の作成日を記載します。
差出人: あなたの会社名、部署名、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
件名: 一目で督促状とわかるように、「未払い金のお支払いに関するお願い」などと記載します。
本文:
- 未払い金の詳細（請求日、請求金額、未払い金額）を記載します。
- 支払期限を過ぎていることを明確に伝えます。
- 支払いのお願いと、支払方法を記載します。
- 期日までに支払いが確認できない場合の対応（例：法的措置の検討）を記載します。
結びの言葉: 丁寧な言葉遣いで締めくくります。（例：「お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご理解ご協力をお願い申し上げます。」）

2. デザインのポイント

督促状は、相手に不快感を与えないよう、シンプルで清潔感のあるデザインを心がけましょう。

フォント: 読みやすい明朝体やゴシック体を選びましょう。
文字サイズ: 適切な文字サイズを設定し、読みやすくします。
余白: 適度な余白を設けることで、見やすさを向上させます。
色: 基本的に黒色の文字を使用し、必要に応じて強調したい箇所に色を使用します。

3. 書き方の流れ

テンプレートを作成する際の基本的な流れは以下の通りです。

ひな形の作成: 上記の「必要な要素」を参考に、基本的なひな形を作成します。
項目定義: 各項目にどのような情報を入力するかを明確に定義します。（例：請求日：〇〇年〇〇月〇〇日）
条件分岐の考慮: 相手の状況に合わせて、文面を調整できるように、条件分岐を考慮します。（例：初回督促、再督促）
サンプル作成: 作成したひな形に、実際に起こりうるケースを想定して、サンプルを作成します。
テストと修正: 作成したサンプルを実際に使用し、使いやすさや問題点を確認し、修正します。

4. 使う場面

督促状は、主に以下の場面で使用します。

商品・サービスの代金未払い: 納品後、支払い期日を過ぎても代金が支払われない場合。
家賃の未払い: 家賃の支払い期日を過ぎても家賃が支払われない場合。
会費の未払い: 会費の支払い期日を過ぎても会費が支払われない場合。
その他未払い金: その他、契約に基づいて発生した未払い金がある場合。

5. 注意点

督促状を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

丁寧な言葉遣い: 相手に不快感を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
正確な情報: 未払い金の情報（請求日、請求金額、未払い金額）は正確に記載しましょう。
法的根拠: 必要に応じて、契約書などの法的根拠を明記しましょう。
記録の保管: 送付した督促状のコピーは、必ず保管しておきましょう。
感情的な表現を避ける: 感情的な表現は避け、冷静かつ客観的な文章を心がけましょう。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレート作成！

それでは、実際にテンプレートを作成する手順をステップ形式で見ていきましょう。今回は、商品代金の未払いに対する督促状を例に説明します。

ステップ1：ひな形の作成

まずは、基本的なひな形を作成します。

【宛先】
○○株式会社
経理部　○○様

【日付】
〇〇年〇〇月〇〇日

【差出人】
△△株式会社
担当：□□
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇@example.com

【件名】
未払い金のお支払いに関するお願い

【本文】
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、〇〇年〇〇月〇〇日にご請求いたしました商品代金につきまして、
支払い期日を〇〇年〇〇月〇〇日としておりましたが、現在までお支払いの確認が取れておりません。

つきましては、誠に恐縮ではございますが、下記口座までお早めにお支払いいただきますようお願い申し上げます。

【振込先】
〇〇銀行 〇〇支店
口座番号：〇〇〇〇〇〇〇
口座名義：△△株式会社

なお、本状と行き違いで既にお支払い済みの場合には、ご容赦ください。

万一、〇〇年〇〇月〇〇日までにご入金が確認できない場合は、やむを得ず法的措置を検討せざるを得ないことをご承知おきください。

敬具

【結びの言葉】
お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご理解ご協力をお願い申し上げます。

ステップ2：項目の定義

各項目にどのような情報を入力するかを明確に定義します。

【宛先】: 相手の会社名、部署名、担当者名を正確に記載。
【日付】: 督促状の作成日を記載。
【差出人】: 自社の会社名、部署名、氏名、連絡先を記載。
【件名】: 「未払い金のお支払いに関するお願い」と記載。
【本文】:
- 〇〇年〇〇月〇〇日：請求日を記載。
- 〇〇年〇〇月〇〇日：支払い期日を記載。
- 【振込先】：自社の振込先情報を正確に記載。
- 〇〇年〇〇月〇〇日：支払い期限日を記載。

ステップ3：条件分岐の考慮

例えば、初回督促と再督促で文面を調整できるように、条件分岐を考慮します。

初回督促の場合: 「〜お支払いの確認が取れておりません。」という表現を使用。
再督促の場合: 「〜再三にわたりお支払いをお願いしておりますが、未だお支払いの確認が取れておりません。」という表現を使用。
支払いが難しい場合の相談を促す文章: 例：「もし、お支払いが難しいご事情がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。」

ステップ4：サンプル作成

作成したひな形に、実際に起こりうるケースを想定して、サンプルを作成します。

■ サンプルテンプレート（商品代金の未払いに対する督促状の例）
【タイトル】
商品代金未払いに関する督促状

【宛先】
株式会社 ABC
経理部　山田 太郎 様

【日付】
2024年10月26日

【差出人】
株式会社 XYZ
営業部　鈴木 一郎
電話番号：03-1234-5678
メールアドレス：suzuki@example.com

【件名】
未払い金のお支払いに関するお願い

【本文】
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、2024年9月15日にご請求いたしました商品代金（請求書番号：20240915-001）につきまして、
支払い期日を2024年10月15日としておりましたが、現在までお支払いの確認が取れておりません。

つきましては、誠に恐縮ではございますが、下記口座までお早めにお支払いいただきますようお願い申し上げます。

【振込先】
〇〇銀行 〇〇支店
口座番号：1234567890
口座名義：株式会社 XYZ

なお、本状と行き違いで既にお支払い済みの場合には、ご容赦ください。

万一、2024年11月5日までにご入金が確認できない場合は、やむを得ず法的措置を検討せざるを得ないことをご承知おきください。

敬具

【結びの言葉】
お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご理解ご協力をお願い申し上げます。

【備考】
請求書番号、請求金額、未払い金額を明記すると、よりスムーズな対応が期待できます。

ステップ5：テストと修正

作成したサンプルを実際に使用し、使いやすさや問題点を確認し、修正します。例えば、

「振込先情報が分かりにくい」→　フォントサイズを大きくしたり、強調表示する。
「支払いが難しい場合の連絡先が記載されていない」→　本文中に連絡先を追加する。

督促状テンプレート：場面別サンプル

ここでは、いくつかの場面を想定したサンプルテンプレートをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（家賃未払いに対する督促状の例）

【タイトル】家賃のお支払いに関するお願い

【項目1】 件名: 家賃のお支払いに関するお願い（〇月分）

【項目2】 本文: 〇〇様、いつも弊社管理物件にご入居いただきありがとうございます。さて、〇月分の家賃のお支払いが、〇〇日（支払期日）を過ぎても確認できておりません。つきましては、誠に恐縮ですが、至急お支払いいただきますようお願い申し上げます。

【項目3】 備考: 振込先の情報を明記し、連絡先も記載する。支払いが遅れる理由がある場合は、連絡するように促す。

■ サンプルテンプレート（会費未払いに対する督促状の例）

【タイトル】会費のお支払いに関するお願い

【項目1】 件名: 会費のお支払いに関するお願い（〇〇年度）

【項目2】 本文: 〇〇様、平素は当協会の活動にご理解ご協力いただき、誠にありがとうございます。さて、〇〇年度の会費のお支払いが、〇〇日（支払期日）を過ぎても確認できておりません。つきましては、誠に恐縮ですが、至急お支払いいただきますようお願い申し上げます。

【項目3】 備考: 会費の金額、振込先の情報を明記し、連絡先も記載する。会費の重要性を改めて伝え、会員特典なども記載する。

まとめ：テンプレートを使いこなし、スムーズな債権回収を！

この記事では、督促状テンプレートの作り方と、場面別のサンプルをご紹介しました。テンプレートを上手に活用すれば、督促状作成の負担を軽減し、スムーズな債権回収を実現できます。ぜひ、この記事を参考に、あなただけのオリジナルの督促状テンプレートを作成してみてください。そして、もしもの時のために、しっかりと備えておきましょう！