はい、承知いたしました。申し送りノートテンプレートの作成方法を解説する記事を作成します。
申し送りノートテンプレートで業務効率化！誰でも簡単に作れるテンプレート作成術
「あれ、これってどうなってたっけ…？」
申し送り事項がきちんと伝わっていなくて、業務が滞ってしまった経験はありませんか？
そんな悩みを解決してくれるのが「申し送りノート」です。申し送りノートがあれば、情報伝達のミスを減らし、スムーズな連携を実現できます。
今回は、誰でも簡単に作れる申し送りノートのテンプレート作成術を徹底解説！テンプレートの作り方から、具体的な手順、サンプルテンプレートまでご紹介します。
申し送りノートテンプレートの必要性
申し送りノートは、日々の業務で発生する情報を共有し、引き継ぎをスムーズにするためのツールです。
口頭での伝達だけでは、聞き間違いや記憶違いが発生しやすく、情報が抜け落ちてしまうことも。申し送りノートを活用することで、情報を可視化し、正確に伝えることができます。
申し送りノートテンプレートの作り方
申し送りノートのテンプレートを作成するにあたって、押さえておきたいポイントをご紹介します。
必要な要素の一覧
- 日付: いつの情報か明確にする
- 担当者: 誰から誰への申し送りか明確にする
- 件名: 申し送りの内容を簡潔に表す
- 内容: 具体的な情報を記述する
- 対応状況: 申し送り事項への対応状況を記載する
- 備考: その他、補足情報や注意点などを記載する
デザインのポイント
- 見やすさ: 重要な情報がすぐに目に入るように、フォントや色使いを工夫する
- シンプルさ: 複雑なデザインは避け、必要な情報に集中できるようなデザインにする
- 統一感: テンプレート全体でフォントやレイアウトを統一し、視覚的な安定感を与える
書き方の流れ
- 日付・担当者を記入: 誰がいつ書いた申し送りかを明確にする
- 件名を記入: 申し送りの内容を簡潔に記載する
- 内容を具体的に記述: 5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識して書く
- 対応状況を記入: 申し送り事項に対する対応状況を記載する
- 備考欄に補足情報: 必要に応じて、補足情報や注意点を追記する
使う場面
- 日々の業務引継ぎ: 担当者が交代する際に、業務内容や進捗状況を共有する
- 会議の議事録: 会議の内容を記録し、参加者全員で共有する
- 顧客対応記録: 顧客からの問い合わせや対応内容を記録し、共有する
- プロジェクトの進捗管理: プロジェクトの進捗状況や課題を共有する
注意点
- 具体的に書く: 抽象的な表現は避け、具体的な情報を記述する
- 簡潔に書く: 長文にならないように、要点を絞って記述する
- 正確に書く: 間違いがないように、事実に基づいて記述する
- 継続的に使う: テンプレートを定期的に見直し、改善していく
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成
実際に、申し送りノートのテンプレートを作成する手順をステップ形式でご紹介します。
ステップ１：必要な要素を洗い出す
まずは、どのような情報を申し送りノートに記載したいかを考え、必要な要素をリストアップします。上記の「必要な要素の一覧」を参考に、自社の業務内容に合わせて要素を追加・修正しましょう。
ステップ２：テンプレートのレイアウトを考える
洗い出した要素をどのように配置するか、レイアウトを考えます。見やすさ、使いやすさを考慮し、シンプルなレイアウトを心がけましょう。
ステップ３：テンプレートを作成する
手書き、Word、Excelなど、使い慣れたツールを使ってテンプレートを作成します。
- 手書きの場合: ノートやルーズリーフに罫線を引き、必要な項目を書き込む
- Wordの場合: 表を作成し、必要な項目を書き込む
- Excelの場合: セルに項目名を入力し、書式設定を行う
ステップ４：テスト運用する
作成したテンプレートを実際に使用し、使い勝手を試してみましょう。使いにくい部分や改善点があれば、修正を加えます。
ステップ５：完成！
テスト運用を繰り返し、使いやすいテンプレートが完成したら、社内で共有しましょう。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（申し送り ノート テンプレート の例）
【タイトル】 日次申し送りノート
【日付】 2023年10月27日
【担当者】 〇〇（引継ぎ元）→ △△（引継ぎ先）
【件名】 〇〇プロジェクトに関する申し送り
【内容】
- 〇〇プロジェクトの進捗状況：現在〇〇フェーズが完了。次の△△フェーズに取り掛かる予定。
- 〇〇社への連絡：△△の件で、明日午前中に〇〇さんに電話連絡する必要あり。
- 〇〇システムのメンテナンス：本日18時～20時までシステムメンテナンス実施。
【対応状況】
- 〇〇社への連絡：未対応
- 〇〇システムのメンテナンス：対応済み
【備考】 〇〇社への連絡は、〇〇さんの携帯電話へ。〇〇さんの連絡先：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
まとめ
申し送りノートのテンプレートを作成することで、情報伝達の効率化を図り、業務をスムーズに進めることができます。ぜひ、この記事を参考に、自社に合ったテンプレートを作成し、活用してみてください。
