はい、承知いたしました。申入書のテンプレートとその作り方に関する記事を作成します。
申入書テンプレート作成ガイド：初めてでも安心！【例文付き】
「申入書」って聞くと、なんだか難しそうなイメージがありますよね。でも大丈夫！実は、ポイントさえ押さえれば誰でも簡単に作れるんです。この記事では、申入書のテンプレートの作り方を、初心者さんにもわかりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式でご紹介。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートもご用意しました。さあ、一緒に申入書マスターを目指しましょう！
申入書とは？どんな時に使うの？
申入書とは、相手に何かを申し入れる際に、その内容を明確に伝えるための文書です。ビジネスシーンはもちろん、日常生活でも意外と使う場面があるんですよ。
- ビジネスシーン: 取引条件の変更、契約内容の確認、改善要望など
- 日常生活: 近隣トラブルの解決、サービス改善の要望、誤解の解消など
つまり、口頭では伝わりにくい内容を、きちんと記録に残したい時に役立ちます。
申入書テンプレートの作り方：５つのポイント
申入書を自分で作るとなると、「何を書けばいいの？」「どんなデザインにすればいいの？」と悩んでしまうかもしれません。でも大丈夫！以下の５つのポイントを押さえれば、スムーズに作成できます。
1. 必要な要素を洗い出す
申入書に必要な要素は、状況によって異なります。まずは、何を伝えたいのか、何を求めているのかを明確にし、必要な情報をリストアップしましょう。
- 日付: 申入書を作成した日付を記載します。
- 宛名: 申入書の送付先（会社名、部署名、担当者名）を記載します。
- 差出人: 申入書を出す側（会社名、部署名、氏名）を記載します。
- 件名: 申入書の目的を簡潔に記載します。例：「○○に関する申入書」
- 本文: 申入の内容を具体的に記載します。
- 署名: 差出人の署名または記名押印をします。
2. デザインのポイント：シンプルで見やすいレイアウトを心がけて
申入書は、内容が正確に伝わることが最も重要です。ごちゃごちゃしたデザインは避け、シンプルで見やすいレイアウトを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を選びましょう。
- フォントサイズ: 10.5pt～12pt程度が見やすいでしょう。
- 行間: 適度な行間を空けることで、読みやすさが向上します。
- 余白: 上下左右に適切な余白を設けることで、全体的にすっきりとした印象になります。
3. 書き方の流れ：論理的に、そして丁寧に
申入書は、相手に納得してもらうための文書です。感情的に書くのではなく、論理的に、そして丁寧に記述することが重要です。
- 挨拶: 丁寧な挨拶から始めます。例：「いつもお世話になっております。」
- 状況説明: 問題となっている状況を客観的に説明します。
- 申入内容: 申し入れる内容を具体的に記述します。
- 理由: なぜそのような申入れをするのか、根拠や理由を説明します。
- 要望: 相手にどのような対応を求めているのか明確に伝えます。
- 結び: 今後の協力を期待する言葉で締めくくります。例：「今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。」
4. 使う場面：状況に合わせてテンプレートを使い分けよう
申入書は、さまざまな場面で使われます。それぞれの状況に合わせて、テンプレートを使い分けることが重要です。
- 取引先への申入書: 取引条件の変更、納期遅延の報告、品質改善の要望など
- 上司への申入書: 業務改善の提案、人員増強の要望、昇給の要望など
- 近隣住民への申入書: 騒音問題、迷惑行為の改善要望など
5. 注意点：事実に基づき、冷静に
申入書は、相手との関係を良好に保ちながら、問題を解決するためのものです。感情的な言葉遣いや、事実と異なる記述は避け、冷静に、そして客観的に書きましょう。
- 言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 事実確認: 事実に基づいた内容を記載しましょう。
- 感情的な表現: 感情的な表現は避けましょう。
- 個人攻撃: 個人攻撃は絶対に避けましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう！
それでは、実際に申入書テンプレートを作ってみましょう。以下のステップに従って進めてください。
ステップ１：目的を明確にする
まず、申入書を作成する目的を明確にしましょう。何を伝えたいのか、何を求めているのかを具体的に書き出します。
ステップ２：必要な要素をリストアップする
目的を明確にしたら、次に申入書に必要な要素をリストアップします。日付、宛名、差出人、件名、本文、署名など、必要な情報を洗い出しましょう。
ステップ３：テンプレートを作成する
リストアップした要素をもとに、テンプレートを作成します。WordやExcelなどのソフトを使うと便利です。
ステップ４：文章を作成する
テンプレートに必要な情報を入力し、文章を作成します。論理的に、そして丁寧に記述することを心がけましょう。
ステップ５：確認する
作成した申入書を、再度確認します。誤字脱字がないか、内容に誤りがないかなどをチェックしましょう。
サンプルテンプレート：近隣住民への騒音に関する申入書
■ サンプルテンプレート（申入 書 テンプレート の例） 【タイトル】 騒音に関する申入書
【宛名】 ○○様
【差出人】 ○○
【本文】 平素より大変お世話になっております。
さて、早速ではございますが、標題の件につきまして、ご相談させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
近頃、○○様宅から夜間に大きな音（例：楽器の演奏、テレビの音量）が聞こえ、睡眠を妨げられております。
つきましては、夜間の騒音に関しまして、ご配慮頂けますようお願い申し上げます。
【備考】 状況に合わせて、具体的な騒音の種類や時間帯を記述してください。また、改善されない場合の対応についても言及することで、より効果的な申入書になります。 上記例文はあくまで例ですので、状況に応じて適宜修正してください。
まとめ：申入書を上手に活用して、円滑なコミュニケーションを
申入書は、相手とのコミュニケーションを円滑にするためのツールです。テンプレートを上手に活用して、あなたの想いをしっかりと伝えましょう。この記事が、申入書作成の一助となれば幸いです。
