理由書テンプレート

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理由書テンプレート作成ガイド：もう困らない！場面別テンプレートと作り方を徹底解説

「理由書って何を書けばいいの？」「書き方が難しくていつも困る…」そんな経験はありませんか？理由書は、様々な場面で必要になる重要な書類ですが、いざ書こうとすると手が止まってしまうこともありますよね。

この記事では、そんなお悩みを解決するために、理由書テンプレートの作り方をステップごとに解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、さらに実際のテンプレートサンプルまで、あなたの理由書作成を強力にサポートします！

理由書は、なぜそのような状況になったのか、経緯や原因を説明するための書類です。単なる言い訳ではなく、客観的な事実に基づいて誠実に記載することが重要です。テンプレートがあれば、必要な情報を漏れなく、効率的に記述することができます。

理由書テンプレートを作るには、以下の５つのステップが重要です。

ステップ１：必要な要素の一覧

まず、理由書に必要な要素を洗い出しましょう。一般的に、以下の項目は必須となります。

ステップ２：デザインのポイント

理由書は、フォーマルな書類ですので、デザインはシンプルで清潔感のあるものを心掛けましょう。

ステップ３：書き方の流れ

理由書は、以下の流れで記述すると、分かりやすく、説得力のある文章になります。

冒頭： 宛名と差出人を記載し、挨拶を添えます。（例：〇〇様、いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。）
本題： 件名と理由を具体的に記述します。（例：〇月〇日の遅刻について、下記のとおりご報告いたします。）
反省点： 今回の事態を真摯に反省する姿勢を示します。（例：今回の遅刻は、私の不注意によるものであり、深く反省しております。）
今後の対策： 再発防止のために具体的な対策を記述します。（例：今後は、アラームを複数設定し、時間に余裕を持って行動するようにいたします。）
結び： 謝罪の言葉を添えて、締めくくります。（例：この度は、ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後、二度とこのようなことがないよう、努めてまいります。）

ステップ４：使う場面

理由書は、以下のような場面で必要になります。

ステップ５：注意点

理由書を作成する上で、以下の点に注意しましょう。

上記のステップを踏まえれば、あなただけのオリジナル理由書テンプレートを作成することができます。

■ サンプルテンプレート（理由書テンプレートの例）

【タイトル】遅刻理由書

【日付】〇〇年〇〇月〇〇日

【宛名】〇〇部長

【差出人】〇〇部〇〇〇〇

【理由】本日、〇〇年〇〇月〇〇日、午前9時30分からの出勤に遅刻いたしました。原因は、〇〇線の人身事故による大幅な電車の遅延です。自宅最寄りの〇〇駅において、〇〇時〇〇分から〇〇時〇〇分まで電車が運行を見合わせました。駅員の方に遅延証明書を発行していただきましたので、後ほど提出いたします。

【反省点】電車の遅延により、会社にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は、時間に余裕を持って家を出るように心がけます。

【今後の対策】今後は、公共交通機関の運行状況を事前に確認し、遅延が発生した場合は、別の交通手段を利用するなど、臨機応変に対応できるようにいたします。

【備考】遅延証明書を添付。

※ このテンプレートは、遅刻理由に合わせて自然に内容を変えて書くこと。必要に応じて、事故の状況や影響などを具体的に記述してください。

理由書は、ビジネスシーンにおいて、誠意を伝えるための大切な書類です。この記事でご紹介したテンプレート作成ガイドを参考に、状況に応じた適切な理由書を作成し、信頼回復に繋げてください。