決裁書テンプレートで業務効率アップ！作り方から活用場面、注意点まで徹底解説
「決裁」という言葉を聞くと、なんだか難しそう…と感じる方もいるかもしれませんね。でも、決裁書はビジネスシーンにおいて、スムーズな意思決定や承認を得るために不可欠なツールなんです。今回は、そんな決裁書を簡単に作成できる「決裁書テンプレート」に焦点を当て、その作り方から活用場面、注意点まで分かりやすく解説していきます。テンプレートを上手に活用して、あなたの業務効率を格段にアップさせましょう！
なぜ決裁書テンプレートが必要なの？
決裁書は、新しいプロジェクトの開始、予算の申請、人事異動など、企業内で様々な意思決定を行う際に必要となる書類です。毎回ゼロから作成するのは時間も手間もかかりますよね。そこで活躍するのが「決裁書テンプレート」です。テンプレートを活用することで、
- 時間短縮: 決まったフォーマットがあるため、必要な情報を入力するだけでOK。
- 記載漏れ防止: 必須項目が予め設定されているため、必要な情報が抜け落ちる心配がありません。
- 統一された書式: 組織内で統一された書式を使用することで、内容の理解がスムーズになり、誤解を防ぎます。
これらのメリットがあるため、決裁書テンプレートは業務効率化に大きく貢献してくれるのです。
決裁書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
テンプレートを作る前に、どんな要素が必要なのか、どんなデザインにすれば使いやすいのかを把握しておきましょう。
必要な要素一覧
- 決裁書番号: 決裁書を識別するための番号。
- 起案日: 決裁書を作成した日付。
- 所属・氏名: 起案者の所属部署と氏名。
- 件名: 決裁の内容を簡潔に表すタイトル。
- 決裁区分: 新規、変更、廃止など、決裁の種類を示す区分。
- 起案理由: 決裁が必要な理由。背景や目的を具体的に記載。
- 内容: 決裁を求める内容を詳細に記載。数値データや図表などを活用すると分かりやすい。
- 添付資料: 関連資料がある場合は、その名称を記載。
- 決裁欄: 承認者の役職、氏名、捺印欄。
- 備考: 特記事項や補足事項を記載。
デザインのポイント
- 見やすさ: フォントサイズや行間を調整し、読みやすいデザインにする。
- シンプルさ: 色数を少なくし、ゴチャゴチャしないシンプルなデザインにする。
- 統一感: 組織のロゴやカラーを取り入れ、統一感のあるデザインにする。
- 入力のしやすさ: 入力しやすいように、適切な幅の入力欄を設ける。
決裁書テンプレートの書き方の流れ
決裁書を作成する際は、以下の流れで進めていきましょう。
- 件名の設定: 内容を的確に表す簡潔なタイトルを設定する。
- 起案理由の明確化: なぜこの決裁が必要なのか、背景や目的を具体的に記載する。
- 内容の詳細な記述: 決裁を求める内容を、誰が見ても理解できるように詳細に記載する。
- 添付資料の準備: 内容を補足する資料があれば、添付資料として準備する。
- 決裁欄の確認: 承認ルートを確認し、必要な承認者の役職と氏名を記載する。
決裁書テンプレートを使う場面
決裁書テンプレートは、以下のような様々な場面で活用できます。
- 新規プロジェクトの開始: 新しいプロジェクトを始める際の承認を得るために。
- 予算申請: 新しい機器の購入や、イベント開催のための予算申請に。
- 人事異動: 社員の異動や昇進を決定する際に。
- 出張申請: 出張の許可を得るために。
- 慶弔費申請: 慶弔費の支給を申請する際に。
決裁書テンプレート作成時の注意点
- 正確性: 記載する内容は、正確な情報を基に記載する。
- 簡潔性: 長文にならないように、要点を絞って簡潔に記載する。
- 客観性: 個人的な感情や意見を避け、客観的な事実に基づいて記載する。
- 社内規定の遵守: 社内規定に沿って作成する。
- 承認ルートの確認: 決裁ルートを間違えないように、事前に確認する。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう
それでは、実際に決裁書テンプレートを作成してみましょう。ここでは、Microsoft Wordを使った簡単なテンプレート作成手順をご紹介します。
ステップ1: Wordを起動し、新しいドキュメントを開きます。
ステップ2: ヘッダーに、会社のロゴや会社名、決裁書名（例：〇〇決裁書）などを記載します。
ステップ3: 表を作成します。必要な項目数（決裁書番号、起案日、所属・氏名、件名、起案理由、内容、添付資料、決裁欄、備考）に合わせて、行と列の数を調整します。
ステップ4: 表の各セルに、必要な項目名を入力します。
ステップ5: 各項目の入力欄を調整します。内容欄など、文字数が多くなる箇所は広めにスペースを取りましょう。
ステップ6: 決裁欄を作成します。役職、氏名、捺印欄を記載する表を作成します。
ステップ7: 必要に応じて、フォントの種類、サイズ、色などを調整し、デザインを整えます。
ステップ8: 作成したテンプレートを「テンプレート」形式（.dotx）で保存します。
サンプルテンプレート：出張決裁書の例
■ サンプルテンプレート（出張決裁書の例）
【タイトル】 出張決裁書
【項目1】 決裁書番号：
【項目2】 起案日：
【項目3】 所属・氏名：
【項目4】 出張先：
【項目5】 出張期間：
【項目6】 出張目的：
【項目7】 費用概算：
【項目8】 添付資料：出張計画書
【項目9】 備考：
【備考】 出張計画書を添付して下さい。詳細な旅程、訪問先、目的を記載してください。
まとめ
決裁書テンプレートは、業務効率化に役立つ強力なツールです。今回ご紹介した作り方や注意点を参考に、自社に最適なテンプレートを作成し、活用してみてください。テンプレートを上手に活用することで、決裁業務がスムーズになり、より重要な業務に集中できる時間が増えるはずです。
