正社員雇用契約書テンプレート作成ガイド：初めてでも安心！ひな形からオリジナルまで徹底解説
正社員として新たな仲間を迎えるにあたり、雇用契約書の作成は非常に重要なプロセスです。本記事では、正社員雇用契約書のテンプレート作成について、必要な要素から実践的な手順、注意点までをわかりやすく解説します。初めて作成する方も、見直しを検討している方も、ぜひ参考にしてください。
なぜ雇用契約書が必要なの？
雇用契約書は、会社と従業員の間の権利と義務を明確にするための重要な書類です。労働時間、給与、業務内容など、働く上で重要な条件を明記することで、将来的なトラブルを未然に防ぎ、双方にとって安心して働ける環境を構築できます。
テンプレート作成に必要な要素一覧
雇用契約書には、法律で定められた記載事項と、会社ごとに定めるべき事項があります。以下に、テンプレート作成に必要な主な要素をまとめました。
- 会社の情報: 会社名、所在地、代表者名
- 従業員の情報: 氏名、住所、生年月日
- 雇用期間: 期間の定めがある場合、期間を明記
- 試用期間: 試用期間がある場合、期間と条件を明記
- 業務内容: 従業員が担当する具体的な業務内容
- 就業場所: 勤務地
- 労働時間: 始業時間、終業時間、休憩時間
- 休日・休暇: 週休日、祝日、年末年始休暇、有給休暇など
- 給与: 基本給、手当の種類と金額、昇給に関する事項
- 賞与: 賞与の有無、支給条件
- 退職に関する事項: 退職手続き、解雇事由
- 秘密保持義務: 業務上知り得た情報の秘密保持に関する事項
- その他: 会社の規定、服務規律など
デザインのポイント：見やすく、わかりやすく
雇用契約書は、従業員が内容を理解しやすいように、以下の点に注意してデザインしましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用
- 文字サイズ: 大きすぎず小さすぎない適切なサイズ
- レイアウト: 余白を十分に確保し、見やすいレイアウトを心がける
- 箇条書き: 重要な項目は箇条書きにする
- 強調: 太字や下線を使って、特に重要な箇所を強調する
書き方の流れ：ステップバイステップで解説
- テンプレートの準備: 市販のテンプレートや、インターネットで公開されている無料テンプレートを参考に、ベースとなるテンプレートを用意します。
- 必須項目の確認: 上記の「テンプレート作成に必要な要素一覧」を参考に、必要な項目がすべて含まれているか確認します。
- 会社の規定に合わせて修正: 会社の就業規則や給与規程などを参考に、各項目を具体的に記述します。
- リーガルチェック: 必要に応じて、弁護士や社会保険労務士にリーガルチェックを依頼します。
- 最終確認: 誤字脱字、内容の矛盾などがないか、最終確認を行います。
- 印刷・署名: 印刷し、会社と従業員双方が署名・捺印します。
使う場面：雇用契約締結時
正社員雇用契約書は、正社員として雇用する際に必ず締結する必要があります。内定承諾後、入社前に締結するのが一般的です。
注意点：法律遵守と明確な記載
雇用契約書を作成する上で、以下の点に注意しましょう。
- 労働基準法などの関連法規を遵守する: 労働基準法などの関連法規に違反する内容を記載しないように注意が必要です。
- 曖昧な表現を避ける: 曖昧な表現は解釈の違いを生み、トラブルの原因となる可能性があります。具体的な表現を心がけましょう。
- 最新の情報に更新する: 法改正や会社の規定変更などがあった場合は、速やかにテンプレートを更新する必要があります。
- 従業員への説明を徹底する: 従業員が内容を十分に理解した上で合意できるよう、丁寧に説明することが重要です。
実践的な手順：オリジナルテンプレートを作成しよう！
ここでは、無料のワープロソフト（例：Microsoft Word, Googleドキュメント）を使って、実際にテンプレートを作成する手順を解説します。
ステップ1：基本設定
- 新規ドキュメントを開き、用紙サイズ、余白などを設定します。
- フォント、文字サイズ、行間などを設定します。
- ヘッダー、フッターを設定します（必要に応じて）。
ステップ2：テンプレートの構成
- 「正社員雇用契約書」などのタイトルを記述します。
- 会社情報、従業員情報を記述する欄を作成します。
- 雇用期間、試用期間、業務内容、就業場所、労働時間、休日・休暇、給与、賞与、退職に関する事項、秘密保持義務などの項目を記述する欄を作成します。
ステップ3：項目の詳細記述
- 各項目について、具体的に内容を記述します。会社の就業規則や給与規程などを参考にしながら、正確に記述しましょう。
- 必要に応じて、免責事項や特記事項などを追記します。
ステップ4：レイアウトの調整
- 各項目の配置を調整し、見やすいレイアウトにします。
- 重要な箇所は太字や下線を使って強調します。
- 余白を十分に確保し、読みやすいように調整します。
ステップ5：保存と印刷
- 作成したテンプレートを保存します。
- 必要に応じて、印刷して確認します。
サンプルテンプレート
以下に、正社員雇用契約書のサンプルテンプレートを掲載します。
■ サンプルテンプレート（正社員 雇用 契約 書 テンプレート の例）
【タイトル】 正社員雇用契約書
【項目1】 雇用期間： 2024年〇月〇日～（期間の定めなし） ※試用期間：入社日より3ヶ月
【項目2】 業務内容：〇〇業務（会社の指示する業務を含む）
【項目3】 給与：月額 〇〇円 (基本給〇〇円、役職手当〇〇円)
【備考】 本契約書に定めのない事項については、弊社の就業規則によるものとします。
※ このテンプレートはあくまで例です。会社の状況に合わせて変更してください。
まとめ
正社員雇用契約書は、会社と従業員双方にとって重要な書類です。本記事を参考に、自社に合ったテンプレートを作成し、円滑な雇用関係を築いていきましょう。もし作成に不安がある場合は、専門家（弁護士、社会保険労務士）に相談することをおすすめします。
