はい、承知いたしました。下記に、ご指示いただいた内容に基づいて「業務依頼書テンプレート」を主要キーワードとし、「テンプレートの作り方」を扱う長文の検索向け記事を作成します。
業務依頼書テンプレートでスムーズな業務連携！作り方と活用例
業務を外部に依頼する際、口頭やメールだけで済ませていませんか？ しっかりとした「業務依頼書」があれば、誤解を防ぎ、スムーズな連携を実現できます。この記事では、業務依頼書テンプレートの重要性から、効果的なテンプレートの作り方、そして実際の活用例まで、分かりやすく解説します。
なぜ業務依頼書が必要なの？ 3つのメリット
- 依頼内容の明確化: 依頼する業務の内容、納期、必要なスキルなどを明確にすることで、依頼側と受託側の認識のずれを防ぎます。
- 責任範囲の明確化: 誰が何をどこまで担当するのかを明記することで、責任の所在を明確にし、トラブルを未然に防ぎます。
- 進捗管理の効率化: 進捗状況の確認や報告のタイミングなどを記載することで、進捗管理をスムーズに行うことができます。
簡単！業務依頼書テンプレートの作り方
業務依頼書テンプレートを作る上で重要なポイントは、誰が見ても分かりやすく、必要な情報が網羅されていることです。
必要な要素の一覧
- 依頼日: 依頼書を作成した日付を記載します。
- 依頼者: 依頼者の部署名、氏名、連絡先を記載します。
- 受託者: 受託者の会社名、部署名、氏名、連絡先を記載します。（個人に依頼する場合は氏名と連絡先のみでOK）
- 件名: 依頼内容を簡潔に表す件名を記載します。（例：〇〇システム開発依頼）
- 依頼内容: 具体的な業務内容を詳細に記載します。
- 納期: 業務の完了希望日を記載します。
- 納品方法: 納品物の形式や提出方法を記載します。
- 報酬: 報酬の金額、支払い条件などを記載します。
- 備考: その他、特記事項や注意事項などを記載します。
デザインのポイント
- シンプルで見やすいレイアウト: 文字サイズやフォントを統一し、余白を適切に設けることで、読みやすいデザインを心がけましょう。
- 重要な情報を強調: 太字や下線、色分けなどを活用して、重要な情報を目立たせるようにしましょう。
- ロゴの挿入: 企業ロゴを挿入することで、正式な文書としての印象を高めます。
書き方の流れ
- 依頼日、依頼者、受託者の情報を記載する
- 件名を入力する
- 依頼内容を具体的に記載する
- 納期、納品方法、報酬などを記載する
- 備考欄に特記事項や注意事項を記載する
- 最終確認を行い、必要に応じて修正する
使う場面
- 外部への業務委託: システム開発、デザイン制作、翻訳など、外部の専門業者に業務を委託する場合。
- 社内での部署間連携: 他部署に業務を依頼する場合。
- フリーランスへの業務依頼: 個人事業主やフリーランスに業務を依頼する場合。
注意点
- 依頼内容の曖昧さを避ける: 具体的かつ詳細に記載し、認識のずれをなくしましょう。
- 納期は余裕を持って設定する: 無理な納期設定は、質の低下やトラブルの原因となります。
- 著作権や機密情報の保護に配慮する: 特に外部委託の場合は、機密保持契約を結ぶなど、情報漏洩のリスクを回避しましょう。
ステップ形式で実践！ 業務依頼書テンプレート作成
ステップ1: まずは、上記で説明した「必要な要素の一覧」を参考に、WordやExcelなどの文書作成ソフトで基本的な項目を作成します。
ステップ2: 各項目に具体的な内容を記入する際の例文を参考に、自社の業務内容に合った内容に修正します。
ステップ3: デザインのポイントを参考に、レイアウトやフォントを調整し、見やすいデザインに仕上げます。
ステップ4: 作成したテンプレートを実際に使用し、改善点があれば修正を加えます。
サンプルテンプレート：Webサイトコンテンツ作成依頼
■ サンプルテンプレート（Webサイトコンテンツ作成依頼の例） 【タイトル】 Webサイトコンテンツ作成依頼書
【依頼日】 2024年10月27日
【依頼者】 株式会社〇〇 マーケティング部 山田太郎
【受託者】 〇〇株式会社 コンテンツ制作部 田中花子
【件名】 Webサイト「〇〇」新規コンテンツ作成のご依頼
【依頼内容】
- Webサイト「〇〇」の新規コンテンツとして、以下の記事の作成をお願いいたします。
- テーマ：「〇〇の魅力」
- ターゲット層：20代女性
- 記事構成：
- 導入：〇〇とは？（概要説明）
- 本文：〇〇の魅力（具体的な事例を交えて）
- まとめ：〇〇で新しい体験を！
- 文字数：2000文字程度
- SEO対策：キーワード「〇〇」を適切に含める
【納期】 2024年11月15日
【納品方法】 Word形式でメールにてご提出ください。
【報酬】 1記事あたり〇〇円（税別）
【備考】
- 参考資料：〇〇に関する資料を別途お送りいたします。
- 記事のテイスト：ターゲット層に合わせて、親しみやすい文章でお願いいたします。
※ このテンプレートは、Webサイトコンテンツ作成に合わせて内容を調整しています。
まとめ：業務依頼書で円滑なコミュニケーションを
業務依頼書は、スムーズな業務連携に不可欠なツールです。今回の記事を参考に、自社に合ったテンプレートを作成し、業務効率化に役立ててください。的確な業務依頼書を作成し、より円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
