有給休暇管理表テンプレート

有給休暇管理表テンプレート：もう有休で悩まない！テンプレート作成から管理まで徹底解説

「有給休暇、ちゃんと管理できてる…？」

誰もが一度は抱えるこの不安。月末に「あれ？あと何日残ってるんだっけ？」と慌てた経験、ありませんか？

そんなあなたのために、今回は**「有給休暇管理表テンプレート」**の作り方を徹底解説します！これさえあれば、有給の残日数、取得状況が一目瞭然！計画的な有給取得をサポートし、ワークライフバランスの向上にもつながります。

なぜ有給休暇管理表が必要なの？

有給休暇管理表は、従業員の有給休暇の取得状況を把握し、適切な管理を行うためのツールです。

法令遵守: 労働基準法で定められた有給休暇の付与義務を遵守するために不可欠です。
労務管理の効率化: 従業員の有給取得状況を可視化することで、労務管理業務を効率化できます。
従業員の権利保護: 有給休暇の取得を促進し、従業員の権利を保護します。
計画的な休暇取得の促進: 従業員自身が有給残日数を把握し、計画的な休暇取得を促します。

有給休暇管理表テンプレートの作り方

ここからは、実際に有給休暇管理表テンプレートを作成する手順を解説します。

必要な要素の一覧

まず、管理表に必要な要素を洗い出しましょう。

従業員名: 誰の有給休暇を管理するのかを明確にします。
入社年月日: 有給休暇の付与日数を計算するために必要です。
付与日数: 法律で定められた日数、または会社の規定に基づいた日数を記載します。
取得日数: 実際に取得した有給休暇の日数を記録します。
残日数: 付与日数から取得日数を引いた、残りの有給休暇の日数です。
取得日: いつ有給休暇を取得したかを記録します。
備考: 特記事項があれば記入します。

デザインのポイント

見やすく、使いやすいデザインを心がけましょう。

シンプルな構成: 複雑なデザインは避け、必要な情報が一目でわかるようにします。
色分け: 色分けを活用すると、取得状況を視覚的に把握しやすくなります。
フォント: 見やすいフォントを選び、文字の大きさを調整します。

書き方の流れ

従業員情報を入力: 従業員名、入社年月日などを入力します。
付与日数を計算: 入社年月日をもとに、付与日数を計算します。
取得日数を記録: 有給休暇を取得した都度、取得日数を記録します。
残日数を計算: 付与日数から取得日数を引いて、残日数を計算します。
定期的に更新: 月ごと、四半期ごとなど、定期的に情報を更新します。

使う場面

従業員が有給休暇を申請する際: 残日数を確認し、申請の可否を判断します。
人事担当者が労務管理を行う際: 従業員の有給取得状況を把握し、適切な管理を行います。
従業員が自分の有給残日数を確認する際: 計画的な休暇取得を促します。

注意点

個人情報保護: 従業員の個人情報を扱うため、厳重な管理が必要です。
法令遵守: 労働基準法などの関連法規を遵守し、適切な運用を心がけましょう。
社内規定との整合性: 会社の有給休暇に関する規定と整合性を保ちましょう。

実践的な手順：ステップ形式で解説！

ここでは、Excelを使った具体的なテンプレート作成手順を解説します。

ステップ1: Excelを起動し、新規ワークシートを開く

ステップ2: 必要な項目を入力（例）

	A	B	C	D	E	F	G
1	従業員名	入社年月日	付与日数	取得日数	残日数	取得日	備考
2
3
4

ステップ3: 計算式を入力

E列（残日数）: =C2-D2 と入力し、下の行にコピーします。これにより、付与日数から取得日数を引いた残日数が自動的に計算されます。

ステップ4: 書式設定で見た目を整える

見出し: 太字、背景色を設定するなど、見やすくします。
罫線: 必要な場所に罫線を引き、表を見やすくします。
日付: B列（入社年月日）、F列（取得日）を日付形式に設定します。

ステップ5: 入力規則を設定（任意）

取得日数: 数値のみ入力できるように、入力規則を設定します。
取得日: 日付形式のみ入力できるように、入力規則を設定します。

ステップ6: テンプレートとして保存

ファイルの種類を「Excelテンプレート（*.xltx）」として保存します。

これで、オリジナルの有給休暇管理表テンプレートが完成です！

根拠や理由を添えた解説

なぜ、これらの要素が必要なのか？なぜ、この手順で作成するのか？それぞれのステップに根拠と理由を添えて解説します。

例えば、=C2-D2 という計算式を使う理由は、E列（残日数）を自動的に計算することで、手計算の手間を省き、入力ミスを防ぐためです。

また、入力規則を設定する理由は、誤った形式のデータが入力されることを防ぎ、データの整合性を保つためです。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（有給休暇管理表テンプレートの例）【タイトル】有給休暇管理表

【項目1】従業員名：山田太郎

【項目2】入社年月日：2020年4月1日

【項目3】 2024年度付与日数：20日 2024年度取得日数：5日 2024年度残日数：15日

【備考】 ※ 2024年4月1日時点の情報です。 ※ 時間単位の有給休暇取得は含みません。

まとめ

有給休暇管理表テンプレートがあれば、もう有給で悩むことはありません！今回ご紹介したテンプレートを参考に、自分に合った管理表を作成し、計画的な有給取得を実現しましょう。ワークライフバランスの向上にもつながるはずです！