成績証明書添え状テンプレート

成績証明書添え状テンプレート作成ガイド：好印象を与える書き方と手順

成績証明書を提出する際、添え状はあなたの誠意と丁寧さを伝える大切なツールです。単に書類を提出するだけでなく、一言添えることで、相手に好印象を与え、スムーズな手続きにつながることが期待できます。この記事では、採用担当者や学校関係者に響く、効果的な成績証明書添え状テンプレートの作り方を、具体的な手順と例文を交えながら解説します。

1. なぜ添え状が必要なの？添え状の役割と重要性

添え状は、書類の内容を簡潔に伝え、提出する目的や意図を明確にする役割を果たします。成績証明書の場合、進学、就職、資格取得など、様々な場面で必要となりますが、それぞれの目的に合わせて添え状の内容を調整することで、相手に与える印象を大きく左右できます。添え状は、単なる形式的なものではなく、あなたの丁寧さや誠実さをアピールするチャンスなのです。

2. 成績証明書添え状テンプレートの作り方

ここでは、実際に添え状を作成する際に必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点について解説します。

2.1. 必要な要素の一覧

日付: 添え状を作成した日付を記載します。
宛先: 提出先の担当部署名や担当者名を記載します。部署名が不明な場合は、「ご担当者様」と記載します。
差出人: あなたの氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
件名: 「成績証明書送付の件」など、添え状の目的を簡潔に示します。
本文:
- 挨拶：相手への敬意を示す丁寧な言葉遣いを心掛けます。（例：「拝啓」「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」）
- 書類送付の目的：成績証明書を提出する理由を具体的に記載します。（例：「〇〇大学への編入学を希望しており、入学願書とともに成績証明書を同封いたしました。」）
- 提出書類の内容：同封した書類の種類と枚数を明記します。（例：「成績証明書 1通」）
- 結びの言葉：相手への感謝の気持ちや今後の協力をお願いする言葉を添えます。（例：「ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。」「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」）
敬具: 挨拶と対になる結びの言葉です。

2.2. デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 余白を十分に設け、文字サイズやフォントを統一することで、読みやすい添え状を作成します。
ビジネスシーンに合ったフォント: 明朝体やゴシック体など、一般的でフォーマルなフォントを使用します。
清潔感のある白い用紙: 折り目がつかないように、丁寧に封筒に入れましょう。

2.3. 書き方の流れ

日付、宛先、差出人を記載する。
件名を記載する。
本文を記載する。（挨拶、目的、書類の内容、結びの言葉）
敬具を記載する。
誤字脱字がないか確認する。

2.4. 使う場面

大学や専門学校への入学・編入学
就職活動における企業への提出
資格取得のための申請
海外留学の手続き

2.5. 注意点

誤字脱字は厳禁: 提出前に必ず確認し、修正テープや修正液は使用しないようにしましょう。
敬語の使い分け: 相手に失礼のないよう、正しい敬語を使用しましょう。
嘘や誇張はしない: 事実に基づいた正確な情報を記載しましょう。
提出先の指示に従う: 提出方法や書類の形式について、指示がある場合は必ず従いましょう。

3. 実践的な手順：ステップ形式で添え状を作成

ステップ1: テンプレートの準備

まず、Wordやテキストエディタなどの文書作成ソフトを開き、基本的なテンプレートを作成します。上記で説明した「必要な要素の一覧」を参考に、各項目を配置します。

ステップ2: 各項目の入力

日付、宛先、差出人などの情報を入力します。宛先は、企業名や学校名、担当者名などを正確に記載しましょう。

ステップ3: 本文の作成

添え状の目的に合わせて、本文を作成します。例文を参考にしながら、自分の言葉で丁寧に書きましょう。

ステップ4: 見直しと修正

作成した添え状全体を見直し、誤字脱字や敬語の誤りがないかを確認します。第三者に確認してもらうのも効果的です。

ステップ5: 印刷と提出

添え状を印刷し、成績証明書と一緒に封筒に入れて提出します。封筒には、宛先を記載し、締印を忘れずに押しましょう。

4. サンプルテンプレート

ここでは、就職活動で成績証明書を提出する際の添え状のサンプルテンプレートを紹介します。

■ サンプルテンプレート（成績証明書添え状テンプレートの例）【タイトル】成績証明書添え状（就職活動用）

【日付】 2024年〇月〇日

【宛先】〇〇株式会社人事部〇〇様

【差出人】〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇〇〇住所：〇〇電話番号：〇〇メールアドレス：〇〇

【件名】成績証明書送付の件

【本文】拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度、貴社の採用選考にエントリーさせていただき、誠にありがとうございます。つきましては、選考に必要な書類として、成績証明書を同封いたしました。

【同封書類】

成績証明書 1通

ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

【備考】

企業に合わせて、企業名、担当者名、志望動機などを修正してください。
成績証明書以外の書類を同封する場合は、同封書類の項目を修正してください。

まとめ

成績証明書の添え状は、あなたの第一印象を左右する重要なものです。この記事で紹介したテンプレートや手順を参考に、丁寧で好印象を与える添え状を作成し、自信を持って提出しましょう。