夏季休暇のお知らせテンプレート無料！ 簡単に作れるテンプレートの作り方と例文付き！
暑い日が続きますね！いよいよ夏本番、夏季休暇の予定を立てている方も多いのではないでしょうか？ そこで今回は、夏季休暇のお知らせテンプレートを無料で簡単に作成する方法をご紹介します！ 従業員、お客様、取引先…様々なシーンで使えるお知らせテンプレートを、この記事を読めば誰でも作れるようになりますよ！
なぜ夏季休暇のお知らせテンプレートが必要なの？
夏季休暇のお知らせは、休暇期間中の業務停止や連絡先などを事前に伝えることで、相手に迷惑をかけず、スムーズなコミュニケーションを維持するために非常に重要です。
- 従業員向け: 夏季休暇中の過ごし方や、緊急時の連絡先などを共有することで、安心して休暇を楽しんでもらうことができます。
- お客様向け: 休業期間や問い合わせ対応について事前に告知することで、お客様の期待を調整し、ご迷惑をおかけする可能性を減らすことができます。
- 取引先向け: 休業期間中の業務連絡や納品スケジュールなどを共有することで、業務の滞りを防ぎ、円滑な取引を維持することができます。
テンプレート作成のポイント
テンプレートを作成する際には、以下の要素を考慮すると、より効果的なお知らせを作成できます。
必要な要素の一覧
- 休暇期間: 開始日と終了日を明記します。
- 休業理由: 夏季休暇であることを明確に伝えます。
- 連絡先: 休業期間中の緊急連絡先や、休暇明けの連絡先を記載します。
- 業務対応: 休業期間中の業務停止や、休暇明けの対応開始日などを記載します。
- その他: 必要に応じて、休暇中の過ごし方や、休暇明けの業務に関する情報などを記載します。
デザインのポイント
- シンプルで見やすい: 複雑なデザインは避け、情報が伝わりやすいシンプルなデザインを心がけましょう。
- 会社のロゴやイメージカラー: 会社のロゴやイメージカラーを使用することで、企業の一貫性を保ちます。
- フォント: 読みやすいフォントを選び、文字サイズも適切に設定しましょう。
書き方の流れ
- 件名: 一目で夏季休暇のお知らせとわかるように、簡潔な件名をつけます。（例：【重要】夏季休暇のお知らせ）
- 挨拶: いつも感謝している旨を述べます。（例：平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。）
- 休暇期間: 具体的な期間を記載します。（例：誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を夏季休暇とさせていただきます。）
- 休業中の対応: 休業中の対応について明確に記載します。（例：休業期間中は、お問い合わせへのご返答が遅れる場合がございます。ご了承ください。）
- 休暇明けの対応: 休暇明けの業務開始日を記載します。（例：休暇明けは、〇月〇日(〇)より通常営業いたします。）
- 締め: 今後の変わらぬご愛顧をお願いする言葉で締めくくります。（例：皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。）
使う場面
- 社内向けメール: 従業員へ休暇期間や緊急連絡先を通知
- 社外向けメール: 顧客や取引先へ休業期間を通知
- WebサイトやSNS: 一般的な休業期間を告知
- オフィス内の掲示: 来訪者へ休業期間を告知
注意点
- 早めの告知: 休暇に入る1週間前には告知するようにしましょう。
- 誤字脱字のチェック: 送信する前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 宛先の確認: 社外向けに送信する場合は、宛先が間違っていないか確認しましょう。
実践的な手順： 夏季休暇のお知らせテンプレートを作ってみよう！
それでは、実際に夏季休暇のお知らせテンプレートを作成してみましょう。ここでは、お客様向けのお知らせメールを例にご紹介します。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
- 休暇期間：〇月〇日～〇月〇日
- 休業理由：夏季休暇
- 連絡先：休暇明けの連絡先
- 業務対応：休業期間中の問い合わせ対応について
ステップ2：デザインを考える
シンプルで、会社のロゴとイメージカラーを使用する。
ステップ3：文章を作成する
上記で洗い出した要素を元に、例文を参考にしながら文章を作成します。
ステップ4：誤字脱字チェック
作成した文章を再度確認し、誤字脱字がないかチェックします。
ステップ5：送信前に最終確認
宛先、件名、本文に間違いがないか確認し、いざ送信！
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（夏季 休暇 の お知らせ テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 夏季休業のお知らせ
【項目1】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
【項目2】 さて、誠に勝手ながら、弊社では下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
休業期間：〇〇年〇月〇日（〇）～〇〇年〇月〇日（〇）
【項目3】 休業期間中は、何かとご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
休業期間中にいただきましたお問い合わせにつきましては、〇〇年〇月〇日（〇）より順次対応させていただきます。
【備考】 ご不便をおかけいたしますが、ご理解賜りますようお願い申し上げます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、重ねてお願い申し上げます。
敬具
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇課 〇〇 〇〇
電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp
まとめ
この記事では、夏季休暇のお知らせテンプレートを無料で簡単に作成する方法をご紹介しました。ぜひ今回の記事を参考に、効果的なお知らせを作成し、有意義な夏季休暇をお過ごしください！
