営業手紙テンプレート：効果的な作り方と場面別サンプル
営業活動において、手紙はメールや電話とは異なる温かみと丁寧さで相手に印象を与える重要なツールです。しかし、「どんな風に書けばいいのかわからない…」という方も多いのではないでしょうか。この記事では、効果的な営業手紙テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、実際の書き方まで、ステップ形式でわかりやすく解説します。ぜひ、この記事を参考に、相手の心に響くオリジナルの営業手紙を作成してみてください。
営業手紙テンプレートの作り方：５つのステップ
営業手紙のテンプレートを作るには、闇雲に書き始めるのではなく、いくつかのステップを踏むことで、より効果的なものが作成できます。
- 必要な要素の洗い出し: どんな情報を盛り込むべきか、相手に何を伝えたいのかを明確にしましょう。
- デザインのポイント: 見やすく、読みやすいレイアウトを意識しましょう。
- 書き方の流れ: 導入、本題、締めの流れを意識し、スムーズに読める文章構成を心がけましょう。
- 使う場面を想定: どんな状況で手紙を使うのかを想定し、最適な内容に調整しましょう。
- 注意点: 誤字脱字、表現の適切さなど、最終チェックを徹底しましょう。
ステップ１：必要な要素の一覧
営業手紙に含めるべき要素は、目的や相手によって異なりますが、一般的に以下の項目は必須です。
- 宛名: 会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載。
- 差出人: 会社名、部署名、氏名、連絡先を記載。
- 日付: 手紙を作成した日付を記載。
- 時候の挨拶: 季節に合わせた挨拶を記載（例：晩秋の候、〇〇様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。）
- 本題: 手紙の目的を明確に記載（例：新商品のご案内、〇〇に関するお問い合わせ）。
- 詳細説明: 本題に関する詳細な情報を具体的に記載（例：商品の特徴、メリット、価格）。
- 締めの挨拶: 今後の関係発展を願う言葉や、返信のお願いなどを記載（例：今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。）。
- 署名: 会社名、役職名、氏名を記載。
- 追伸: 必要に応じて、本文に書ききれなかった情報を追記。
ステップ２：デザインのポイント
デザインは、手紙の第一印象を大きく左右します。以下のポイントを意識して、洗練されたデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（明朝体、ゴシック体など）を使用。
- 文字サイズ: 年齢層を問わず読みやすいサイズ（10.5pt～12pt）を使用。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上。
- レイアウト: 情報が整理され、見やすいレイアウトを心がける。
- 紙質: 上質紙など、手触りの良い紙を選ぶと、高級感を演出できる。
ステップ３：書き方の流れ
手紙は、以下の流れで構成すると、スムーズに読める文章になります。
- 導入: 宛名、日付、時候の挨拶などを記載。相手への敬意を示す。
- 本題: 手紙の目的を明確に伝え、詳細な情報を具体的に説明。
- 締め: 今後の関係発展を願う言葉や、返信のお願いなどを記載。
- 署名: 会社名、役職名、氏名を記載。
- 追伸: 必要に応じて、本文に書ききれなかった情報を追記。
ステップ４：使う場面を想定
営業手紙は、様々な場面で活用できます。
- 新規顧客へのアプローチ: 新商品やサービスの紹介、会社紹介など。
- 既存顧客へのフォローアップ: 感謝の気持ちを伝えたり、新情報を提供したりする。
- イベント告知: 展示会やセミナーなどのイベントを告知する。
- お詫び状: 何らかのミスがあった場合に、謝罪の気持ちを伝える。
- お礼状: 贈り物を受け取った際や、協力してもらった際に、感謝の気持ちを伝える。
それぞれの場面に合わせて、最適な内容に調整しましょう。
ステップ５：注意点
営業手紙を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 誤字脱字のチェック: 誤字脱字は相手に失礼な印象を与えてしまうため、必ず確認しましょう。
- 敬語の使い分け: 相手に合わせた適切な敬語を使いましょう。
- 表現の適切さ: 不適切な表現や誤解を招く表現は避けましょう。
- 個人情報の保護: 個人情報を取り扱う場合は、法令を遵守しましょう。
- 手書きの署名: 可能であれば、手書きの署名を入れることで、より丁寧な印象を与えることができます。
■ サンプルテンプレート（新規顧客へのアプローチ）
【タイトル】 新商品「〇〇」のご案内
【宛名】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
【本文】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社では、新商品「〇〇」を発売することになりましたので、ご案内申し上げます。
「〇〇」は、従来の〇〇に比べ、〇〇という特徴があり、〇〇という課題を解決することができます。
つきましては、ぜひ一度「〇〇」をお試しいただければと存じます。
ご興味がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
敬具
【差出人】 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇
【連絡先】 電話番号：〇〇 メールアドレス：〇〇
【備考】 〇〇の部分は、自社の新商品の特徴に合わせて変更してください。 具体的なメリットや導入事例などを記載すると、より効果的です。
まとめ
効果的な営業手紙テンプレートを作成するには、必要な要素の洗い出し、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面の想定、そして注意点をしっかりと押さえることが重要です。この記事でご紹介した手順を参考に、相手の心に響くオリジナルの営業手紙を作成し、ビジネスを成功に導きましょう。
