取り下げ書テンプレート作成ガイド：もう困らない！スムーズな手続きのための完全版
「取り下げ書って何を書けばいいの？」「書き方が難しくて困る…」そんな経験はありませんか？提出した書類を取り下げたい時、必要なのが「取り下げ書」です。でも、いざ書こうとすると、何を書けば良いか、どんなフォーマットで書けば良いか迷ってしまいますよね。
この記事では、そんな悩みを解決するために、取り下げ書のテンプレート作成方法を徹底解説します！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、具体的な手順まで、初心者でも分かりやすく、丁寧に説明していきます。
この記事を読めば、もう取り下げ書で困ることはありません！自分でテンプレートを作成して、スムーズな手続きを実現しましょう。
1. 取り下げ書テンプレート作成の前に：知っておくべきこと
取り下げ書は、提出済みの書類や申請などを撤回するために提出する書類です。そのため、以下の点を意識して作成することが重要です。
- 正確性: 誤った情報や曖昧な表現は避け、正確な情報を記載する。
- 簡潔性: 要点を絞り、簡潔にまとめる。長文にならないように心がける。
- 丁寧さ: 相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がける。
- 理由の明記: 取り下げの理由を具体的に記載する。
- 提出先の確認: 提出先のフォーマットや指示がある場合は、それに従う。
これらの点を踏まえて、取り下げ書を作成することで、スムーズな手続きを進めることができます。
2. 取り下げ書テンプレート：必要な要素をチェック！
取り下げ書のテンプレートを作成する上で、必ず含めるべき要素をまとめました。
- タイトル: 「取り下げ書」または「〇〇取り下げ書」など、内容が明確になるように記載します。
- 宛名: 提出先の部署名または担当者名を記載します。（例：〇〇株式会社 御担当者様）
- 差出人: 自分の氏名、住所、連絡先を記載します。
- 日付: 取り下げ書を作成した日付を記載します。
- 件名: 取り下げの対象となる書類や申請の内容を簡潔に記載します。（例：〇〇申請の取り下げについて）
- 本文: 取り下げの意思と理由を具体的に記載します。
- 署名: 自分の氏名を署名または記名・捺印します。
これらの要素を網羅することで、必要な情報がすべて記載された、正式な取り下げ書を作成することができます。
3. 取り下げ書テンプレート：デザインのポイント
取り下げ書は、内容だけでなく、見た目も重要です。読みやすく、見やすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを使用する（例：MSゴシック、メイリオなど）。
- 文字サイズ: 適切な文字サイズを設定する（例：10.5pt～12pt）。
- 行間: 適度な行間を設けることで、文章が読みやすくなる。
- 余白: 上下左右に適切な余白を設けることで、全体的に見やすくなる。
- 罫線: 必要に応じて罫線を使用することで、項目を区切り、整理する。
これらのポイントを意識することで、見やすく、整った取り下げ書を作成することができます。
4. 取り下げ書テンプレート：書き方の流れをマスター
取り下げ書を書く際の流れをステップごとに解説します。
- 件名: 取り下げの対象となる書類や申請の内容を簡潔に記載します。
- 書き出し: 丁寧な言葉遣いで、取り下げの意思を表明します。（例：「〇〇につきまして、下記の通り取り下げたく、お願い申し上げます。」）
- 理由: 取り下げの理由を具体的に記載します。簡潔かつ明確に記述することが重要です。（例：「〇〇の都合により、今回の申請を取り下げたく存じます。」）
- 締め: 今後の対応について記述します。（例：「今回の取り下げにより、ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。」）
- 日付・署名: 作成日を記入し、署名または記名・捺印を行います。
この流れに沿って書くことで、スムーズに取り下げ書を作成することができます。
5. 取り下げ書テンプレート：使う場面を想定する
取り下げ書は、様々な場面で使用されます。代表的な例としては、以下のようなものがあります。
- 申請の取り下げ: 提出した申請を取り下げる場合（例：入学願書の取り下げ、奨学金申請の取り下げなど）。
- 契約の取り下げ: 締結した契約を取り下げる場合（例：不動産売買契約の取り下げ、通信契約の取り下げなど）。
- 訴訟の取り下げ: 提起した訴訟を取り下げる場合。
それぞれの場面に合わせて、取り下げの理由や内容を具体的に記載することが重要です。
6. 取り下げ書テンプレート：注意すべき点
取り下げ書を作成する際に、注意すべき点をまとめました。
- 提出期限: 取り下げの期限がある場合は、必ず期限内に提出する。
- 提出方法: 提出方法が指定されている場合は、それに従う（例：郵送、持参、メールなど）。
- 控え: 提出した取り下げ書の控えを必ず保管しておく。
- 不明点: 不明な点がある場合は、提出先に確認する。
これらの点に注意することで、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな手続きを進めることができます。
7. 実践！取り下げ書テンプレート作成の手順（ステップ形式）
実際に取り下げ書テンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。
ステップ1: テンプレートソフトの準備
WordやExcelなどの文書作成ソフトを用意します。無料のオフィスソフトでも構いません。
ステップ2: 基本要素の入力
テンプレートに、以下の基本要素を入力します。
- タイトル（「取り下げ書」など）
- 宛名
- 差出人
- 日付
- 件名
ステップ3: 本文の作成
本文の雛形を作成します。以下のような文章を参考にしてください。
〇〇株式会社 御担当者様
下記の通り、〇〇申請を取り下げたく、お願い申し上げます。
記
1. 取り下げの対象：〇〇申請
2. 取り下げの理由：〇〇の都合により
3. その他：ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
以上
ステップ4: デザインの調整
フォント、文字サイズ、行間、余白などを調整し、読みやすいデザインにします。
ステップ5: 保存
作成したテンプレートを保存します。ファイル名は「取り下げ書テンプレート.docx」など、分かりやすい名前にしましょう。
これで、オリジナルの取り下げ書テンプレートが完成しました！
8. 取り下げ書テンプレート：サンプル例
ここでは、サンプルとして、入学願書の取り下げ書のテンプレートをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（入学願書取り下げ書の例） 【タイトル】 入学願書取り下げ書
【宛名】 〇〇大学 入学課 御担当者様
【差出人】 氏名：〇〇 〇〇 住所：〇〇県〇〇市〇〇町〇〇 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【日付】 2024年〇〇月〇〇日
【件名】 入学願書の取り下げについて
【本文】 〇〇大学〇〇学部〇〇学科に提出いたしました入学願書につきまして、一身上の都合により、取り下げたく、お願い申し上げます。
ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
【署名】 〇〇 〇〇
【備考】 必要に応じて、具体的な理由を追記してください。
まとめ
この記事では、取り下げ書のテンプレート作成方法を詳しく解説しました。
- 取り下げ書に必要な要素
- デザインのポイント
- 書き方の流れ
- 使う場面
- 注意点
- 実践的な手順
- サンプル例
これらの情報を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。
この記事が、あなたのスムーズな手続きの一助となれば幸いです。
