出張をスムーズに！ スッキリまとまる出張スケジュールテンプレートの作り方
出張って、準備から移動、会議、報告書作成まで、何かとバタバタしますよね。そんな時、きちんとした出張スケジュールがあれば、時間管理もタスク管理も楽になり、心に余裕を持って出張に臨めます。
この記事では、出張スケジュールテンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、わかりやすく解説します。テンプレートを自分で作れるようになれば、自分のスタイルや出張の目的に合わせてカスタマイズでき、より効率的な出張を実現できますよ！
出張スケジュールテンプレートを作るメリット
なぜ出張スケジュールテンプレートが必要なのでしょうか？ そのメリットをいくつかご紹介します。
- 時間管理の効率化: スケジュールを事前に立てておくことで、移動時間や会議時間、休憩時間などを把握しやすくなり、時間を有効活用できます。
- タスクの抜け漏れ防止: 出張前に必要なタスクをテンプレートに書き出しておくことで、準備忘れや手配漏れを防ぎ、スムーズに出張を進められます。
- 関係者との情報共有: 作成したスケジュールを関係者と共有することで、予定を把握してもらいやすくなり、連携がスムーズになります。
- 振り返りの容易さ: 出張後にスケジュールを見返すことで、改善点や反省点を見つけやすくなり、次回以降の出張に活かすことができます。
出張スケジュールテンプレートに必要な要素
出張スケジュールテンプレートには、どんな要素を含めるべきでしょうか？ 一般的な要素と、あると便利な要素をご紹介します。
- 必須要素:
- 日付: 各予定の日付を記載します。
- 時間: 各予定の開始時間と終了時間を記載します。
- 場所: 各予定の場所（会議室名、訪問先住所など）を記載します。
- 内容: 各予定の内容（会議議題、訪問目的など）を記載します。
- 備考: その他、必要な情報や注意事項を記載します。
- あると便利な要素:
- 移動手段: 移動手段（電車、飛行機、タクシーなど）を記載します。
- 連絡先: 訪問先の担当者やホテルの連絡先などを記載します。
- 持ち物リスト: 出張に必要な持ち物をリスト形式で記載します。
- 予算: 各費用（交通費、宿泊費、食費など）の予算を記載します。
- 緊急連絡先: 緊急時の連絡先（会社、家族など）を記載します。
デザインのポイント：見やすく、使いやすく！
テンプレートのデザインは、見やすさと使いやすさが重要です。以下のポイントを参考に、自分にとって使いやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選び、大きさを調整しましょう。
- 色: 必要に応じて色分けをすると、予定の区別がつきやすくなります。ただし、使いすぎると見づらくなるため、注意が必要です。
- 罫線: 罫線を使って、予定と予定の間を区切ると、見やすくなります。
- レイアウト: 情報を整理し、見やすいレイアウトを心がけましょう。
書き方の流れ：ステップ形式で解説
実際に、出張スケジュールテンプレートを作る手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
まずは、今回の出張で必要な要素を洗い出しましょう。必須要素に加えて、移動手段、連絡先、持ち物リストなど、あると便利な要素も検討します。
ステップ2：テンプレートの形式を決める
Excel、Googleスプレッドシート、Wordなど、使い慣れたソフトでテンプレートを作成しましょう。手書きで作成するのもOKです。
ステップ3：要素を配置する
洗い出した要素を、テンプレートに配置します。見やすいように、フォントや色、罫線などを調整しましょう。
ステップ4：サンプルデータを入力する
実際に、今回の出張の予定を入力してみましょう。入力してみて使いにくい箇所があれば、修正を加えます。
ステップ5：完成！
自分にとって使いやすい出張スケジュールテンプレートが完成しました！
使う場面：出張準備から報告まで
作成した出張スケジュールテンプレートは、出張準備から報告まで、様々な場面で活用できます。
- 出張準備: 出張前にスケジュールを立て、必要なタスクを書き出すことで、準備漏れを防ぎます。
- 出張中: スケジュールを確認しながら、予定通りに進んでいるかを確認します。
- 帰社後: 出張中に発生した出来事や費用などを記録し、報告書作成に役立てます。
注意点：柔軟に対応できるように
出張スケジュールは、あくまで予定です。急な予定変更やトラブルが発生することもあります。そんな時でも、柔軟に対応できるように、スケジュールに余裕を持たせておくことをおすすめします。
サンプルテンプレート：1日の流れを把握しやすいシンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（出張 スケジュール テンプレート の例）
【タイトル】 1日出張スケジュール（〇〇株式会社訪問）
【日付】 2024年〇月〇日
【時間】 09:00 - 09:30
【場所】 自宅 → 〇〇駅
【内容】 移動（電車）
【時間】 09:30 - 10:00
【場所】 〇〇駅 → 〇〇株式会社
【内容】 移動（タクシー）
【時間】 10:00 - 12:00
【場所】 〇〇株式会社 会議室
【内容】 〇〇株式会社との打ち合わせ（〇〇について）
【時間】 12:00 - 13:00
【場所】 〇〇株式会社 周辺のレストラン
【内容】 昼食
【時間】 13:00 - 15:00
【場所】 〇〇株式会社 会議室
【内容】 〇〇株式会社との打ち合わせ（〇〇について）
【時間】 15:00 - 15:30
【場所】 〇〇株式会社 → 〇〇駅
【内容】 移動（タクシー）
【時間】 15:30 - 16:00
【場所】 〇〇駅
【内容】 お土産購入
【時間】 16:00 - 16:30
【場所】 〇〇駅 → 自宅
【内容】 移動（電車）
【備考】
- 〇〇株式会社 担当者：〇〇様（TEL：〇〇）
- 持ち物：〇〇資料、名刺、筆記用具
まとめ：自分だけのオリジナルテンプレートで、スマートな出張を！
出張スケジュールテンプレートを作ることで、時間管理やタスク管理が楽になり、余裕を持って出張に臨めます。ぜひ、この記事を参考に、自分だけのオリジナルテンプレートを作成し、スマートな出張を実現してください！
