出張命令書テンプレートの作り方：スムーズな出張準備のために
出張命令書って、なんだか難しそう…そう思っていませんか？ 会社によっては書式が決まっていて、それに沿って書けばOKという場合もありますが、もし自分でテンプレートを作る必要があるなら、ちょっと困ってしまいますよね。
でも大丈夫！ この記事では、出張命令書のテンプレートを自分で作れるように、必要な要素から書き方、デザインのポイントまで、わかりやすく解説します。 テンプレートがあれば、出張準備もスムーズに進みますよ！
なぜ出張命令書が必要なの？
出張命令書は、会社が出張を正式に命令し、その内容を明確にするための書類です。単なる「出張のお願い」ではなく、以下の目的があります。
- 業務命令の証拠: 出張が会社の指示によるものであることを証明します。
- 経費精算の根拠: 出張にかかる費用（交通費、宿泊費など）を会社が負担する根拠となります。
- 責任の所在の明確化: 出張中の事故やトラブルが発生した場合、責任の所在を明確にする役割も果たします。
つまり、会社にとっても社員にとっても、出張命令書は重要な書類なのです。
出張命令書テンプレートの作り方
それでは、実際にテンプレートを作ってみましょう。必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点を順番に解説します。
必要な要素一覧
出張命令書に含めるべき主な要素は以下の通りです。
- タイトル: 「出張命令書」または「海外出張命令書」など、出張の種類を明記。
- 発行日: 命令書を発行した日付。
- 宛名: 出張を命じる社員の氏名。
- 所属部署: 出張を命じる社員の所属部署名。
- 出張期間: 出張開始日と終了日。
- 出張先: 出張先の地名または会社名。
- 出張目的: 具体的に何のために出張するのかを記述。
- 出張内容: 出張先での具体的な業務内容。
- 交通手段: 利用する交通機関（新幹線、飛行機、レンタカーなど）。
- 宿泊先: ホテル名など宿泊先の情報を記載。
- 経費に関する事項: 出張費用の概算、精算方法などを記載。
- 備考: 特記事項や注意点があれば記載。
- 発行者: 命令書を発行した人（上司、担当部署など）の氏名と役職。
- 会社印: 会社印または部署印。
デザインのポイント
- 見やすさ: 文字の大きさやフォントを統一し、読みやすいように心がけましょう。
- シンプルさ: 複雑な装飾は避け、情報を整理して記載しましょう。
- 統一感: 社内で統一されたフォーマットがあれば、それに合わせるようにしましょう。
書き方の流れ
- 必要な要素を洗い出す: 上記の必要な要素一覧を参考に、自社の出張命令書に必要な項目を洗い出します。
- テンプレートの骨組みを作る: ワープロソフトや表計算ソフトで、洗い出した項目を配置します。
- 各項目に入力例を記載: 実際に使うことを想定して、各項目に具体的な入力例を記載します。
- デザインを調整する: 文字の大きさやフォント、配置などを調整し、見やすいようにデザインを整えます。
- テスト運用する: 作成したテンプレートを実際に使用してみて、使いやすさを確認します。必要に応じて修正を加えましょう。
使う場面
出張命令書は、以下のような場面で使用します。
- 国内出張: 社員が国内の他の地域へ出張する場合。
- 海外出張: 社員が海外へ出張する場合。
- 長期出張: 数日から数週間、あるいは数ヶ月にわたる長期の出張の場合。
注意点
- 社内規定を確認: 出張に関する社内規定やルールを必ず確認し、それに沿って作成しましょう。
- 情報漏洩対策: 出張命令書には個人情報や会社情報が含まれるため、厳重に管理しましょう。
- 変更に対応できる柔軟性: 出張内容が変更になった場合、速やかに修正できるように、テンプレートは柔軟性を持たせておきましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成
それでは、具体的な手順を見ていきましょう。ここでは、Microsoft Wordを使った例で説明します。
ステップ1：Wordを起動し、新規ドキュメントを作成する
Wordを起動し、「白紙の文書」を選択して新規ドキュメントを作成します。
ステップ2：表を作成する
「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数の表を作成します。必要な項目数に合わせて行数を調整してください。
ステップ3：項目名を入力する
作成した表の各セルに、必要な項目名を入力します。（例：タイトル、発行日、宛名、所属部署、出張期間、出張先、出張目的、など）
ステップ4：入力例を記載する
各項目名の隣のセルに、具体的な入力例を記載します。例えば、「出張期間」であれば「2024年5月15日～2024年5月17日」のように記載します。
ステップ5：デザインを調整する
フォントの種類やサイズ、表の罫線などを調整し、見やすいようにデザインを整えます。「ホーム」タブのフォント設定や、「表ツール」の「デザイン」タブで調整できます。
ステップ6：保存する
作成したテンプレートを、Word形式（.docx）で保存します。ファイル名は「出張命令書テンプレート」など、わかりやすい名前を付けましょう。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（出張 命令 書 テンプレート の例）
【タイトル】 出張 命令 書
【発行日】 2024年5月10日
【宛名】 〇〇 〇〇
【所属部署】 〇〇部
【出張期間】 2024年5月15日～2024年5月17日
【出張先】 〇〇県〇〇市
【出張目的】 〇〇株式会社との商談
【出張内容】 新製品のプレゼンテーション、契約交渉
【交通手段】 新幹線（東京駅～〇〇駅）
【宿泊先】 〇〇ホテル
【経費に関する事項】 交通費、宿泊費、食費を会社負担とする。精算方法は別途指示。
【備考】 出張中は安全に十分注意すること。
【発行者】 〇〇 〇〇（〇〇部長）
【会社印】 （会社印）
【備考】 このテンプレートは例です。必要に応じて項目を追加・修正してください。
まとめ
この記事では、出張命令書のテンプレートの作り方について解説しました。 必要な要素を理解し、デザインのポイントを踏まえて、自社に合ったテンプレートを作成してみてください。 スムーズな出張準備のお役に立てれば幸いです。
