備品管理表エクセルテンプレート

備品管理はこれで完璧！エクセルテンプレート作成ガイド＆無料サンプル付き

オフィスや自宅で増え続ける備品、きちんと管理できていますか？「どこに何があるかわからない…」「いつ買ったか忘れてしまった…」そんな悩みを解決するのが、エクセルを使った備品管理表です。今回は、誰でも簡単に作れるエクセルテンプレートの作成方法を、具体的な手順とサンプル付きでご紹介します！

なぜ備品管理表が必要なの？

備品管理表は、会社の資産である備品を適切に管理するために欠かせません。以下のメリットがあります。

紛失防止: どこに何があるか一目でわかるので、紛失を防ぎます。
重複購入の防止: 在庫状況が把握できるため、無駄な買い物を減らせます。
資産管理の効率化: 減価償却や棚卸などの作業がスムーズになります。
コスト削減: 上記のメリットにより、トータルでコストを削減できます。

エクセルテンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

まずは、備品管理表に必要な要素を整理しましょう。

必要な要素一覧

備品名: 備品の正式名称
型番: メーカー型番 (あれば)
購入日: 購入した日付
購入金額: 購入時の金額
数量: 保有数
保管場所: どこに保管しているか (部署名、部屋番号など)
状態: 使用中、未使用、修理中など
備考: その他特記事項 (保証期間、シリアルナンバーなど)

デザインのポイント

見やすさ: フォントサイズや色使いに注意し、一目で情報がわかるように工夫しましょう。
入力しやすさ: ドロップダウンリストなどを活用して、入力の手間を省きましょう。
検索性: フィルター機能などを活用して、目的の情報をすぐに見つけられるようにしましょう。

エクセルテンプレート作成の流れ：ステップ形式で解説

それでは、具体的な手順を見ていきましょう。

ステップ1：エクセルを起動して新規シートを開く

まずはエクセルを起動し、新しいワークシートを開きます。

ステップ2：見出しを入力する

A1セルから順に、上記で挙げた「必要な要素一覧」を見出しとして入力していきます。

例：A1セルに「備品名」、B1セルに「型番」、C1セルに「購入日」…

ステップ3：書式設定を行う

見出しのフォントサイズや色、罫線などを設定して、見やすく整理します。

フォント: 見やすいゴシック体などを選択
フォントサイズ: 12～14ポイント程度
色: 見出しは背景色を薄いグレーなどにすると見やすい
罫線: 全体に格子状の罫線を引く

ステップ4：入力規則を設定する

「状態」の列には、ドロップダウンリストを設定すると便利です。

該当の列を選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリック
「入力値の種類」を「リスト」に変更
「元の値」に「使用中,未使用,修理中」など状態の候補を入力（カンマ区切り）

ステップ5：フィルターを設定する

「データ」タブの「フィルター」をクリックすると、各見出しにフィルターが設定されます。これで、特定の備品を検索したり、状態別に絞り込んだりすることが簡単にできます。

ステップ6：必要に応じて関数を設定する

例えば、購入日から経過年数を自動で計算したい場合は、DATEDIF関数などを活用できます。

ステップ7：テンプレートとして保存する

完成したシートを「ファイル」→「名前を付けて保存」で、テンプレート形式（.xltx）で保存します。

備品管理表を使う場面と注意点

使う場面

オフィスの備品管理: デスク、椅子、パソコン、文房具など
家庭の備品管理: 家具、家電製品、工具など
学校の備品管理: 机、椅子、実験器具、教材など

注意点

定期的な更新: 新しい備品を購入したら、すぐに情報を追加しましょう。
情報の正確性: 間違った情報を入力しないように注意しましょう。
保管場所の明記: どこに保管されているかを具体的に記載しましょう。
バックアップ: 万が一に備えて、定期的にファイルのバックアップを取りましょう。

サンプルテンプレート：備品管理表エクセルテンプレート

最後に、記事タイトルに合ったテンプレートのサンプルをご紹介します。

■ サンプルテンプレート（備品管理表エクセルテンプレートの例）

【タイトル】備品管理表（オフィス用）

【項目1】備品名：複合機

【項目2】型番：XYZ-1234

【項目3】購入日：2023年4月1日

【項目4】購入金額：150,000円

【項目5】数量：1台

【項目6】保管場所：総務部

【項目7】状態：使用中

【項目8】備考：リース契約、2028年3月まで

※ このテンプレートは例ですので、必要に応じて項目を追加・修正してください。

このガイドを参考に、あなただけの使いやすい備品管理表を作成し、スマートな備品管理を実現しましょう！