催促状テンプレート

催促状テンプレート作成ガイド：もう困らない！誰でも簡単に作れるステップと例文付き

催促状、書くのってちょっと気が重いですよね。でも、テンプレートがあれば大丈夫！この記事では、失礼なく、かつ確実に相手に伝えるための催促状テンプレートの作り方を徹底解説します。必要な要素からデザインのポイント、具体的な書き方まで、ステップバイステップでご紹介。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートもご用意しました。これさえ読めば、もう催促状で悩むことはありません！

なぜ催促状テンプレートが必要なの？

催促状は、期日を過ぎても支払いがない場合や、約束が守られていない場合に、相手に履行を促すための書類です。ビジネスシーンはもちろん、個人的なやり取りでも発生する可能性があります。

テンプレートを使うメリットはたくさんあります。

時間短縮: 一から書く手間が省けます。
ミスの防止: 必要な情報を漏れなく記載できます。
一定の品質: 誰が書いても一定のクオリティを保てます。
心理的負担の軽減: 書き出しに悩む必要がありません。

つまり、催促状テンプレートは、あなたの時間と労力を節約し、確実な結果に繋げるための強力なツールなのです。

催促状テンプレートの作り方：5つのステップ

ここでは、実際に催促状テンプレートを作るための手順を詳しく解説していきます。

ステップ1：必要な要素を洗い出す

催促状に必要な要素は、大きく分けて以下の通りです。

宛名: 相手の会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。
日付: 催促状を作成した日付を記載します。
件名: 催促の内容が一目でわかるように記載します（例：「〇〇に関するお支払いのお願い」）。
本文: 催促の内容、理由、期日などを具体的に記載します。
差出人: あなたの会社名、部署名、担当者名を記載します。
連絡先: あなたの電話番号、メールアドレスなどを記載します。

ステップ2：デザインのポイント

催促状は、内容だけでなく見た目も重要です。以下の点に注意して、読みやすく、かつ丁寧な印象を与えるデザインを心がけましょう。

フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
文字サイズ: 適切な文字サイズで、余白を十分に取って読みやすくしましょう。
レイアウト: シンプルで整ったレイアウトを心がけましょう。
色使い: 基本的には黒色を使用し、必要に応じて落ち着いた色をアクセントとして使用しましょう。

ステップ3：書き方の流れ

催促状の書き方には、一定の流れがあります。

挨拶: 丁寧な言葉遣いで、まずは挨拶をします（例：「拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」）。
本題: 催促の内容を具体的に記載します（例：「〇〇に関しまして、既にご連絡させて頂いておりますが、未だお支払い頂けておりません」）。
理由: 催促する理由を丁寧に説明します（例：「再三のご連絡となり大変恐縮ですが、〇〇の業務に支障が出ております」）。
期日: 新しい期日を明確に提示します（例：「つきましては、〇〇年〇月〇日までにお支払い頂きますようお願い申し上げます」）。
結び: 今後の協力を促す言葉で締めくくります（例：「今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます」）。
署名: 差出人名と日付を記載します。

ステップ4：使う場面を想定する

催促状は、支払い遅延、納品遅延、連絡の遅延など、様々な場面で使われます。それぞれの場面に合わせて、テンプレートをカスタマイズする必要があります。

支払い遅延の場合: 金額、請求書番号、支払期日などを明確に記載します。
納品遅延の場合: 商品名、数量、納期などを明確に記載します。
連絡の遅延の場合: 依頼内容、期日などを明確に記載します。

ステップ5：注意点

催促状を書く際には、以下の点に注意しましょう。

丁寧な言葉遣い: 相手を尊重する言葉遣いを心がけましょう。
感情的な表現を避ける: 冷静かつ客観的に事実を伝えましょう。
正確な情報: 金額、期日など、正確な情報を記載しましょう。
記録を残す: 催促状のコピーを保管し、送付日、送付方法などを記録しておきましょう。

実践的な手順：催促状テンプレートを作ってみよう！

それでは、実際に催促状テンプレートを作成してみましょう。以下の手順に従って、あなただけのオリジナルテンプレートを作ってみてください。

テキストエディタを開く: メモ帳やWordなど、テキストエディタを開きます。
必要な要素を書き出す: 上記の「必要な要素」を参考に、催促状に必要な情報を書き出します。
テンプレートの骨組みを作る: 各要素を適切な場所に配置し、テンプレートの骨組みを作ります。
デザインを整える: フォント、文字サイズ、レイアウトなどを調整し、読みやすいデザインに仕上げます。
保存する: 作成したテンプレートを、名前を付けて保存します。

サンプルテンプレート：催促状テンプレート（支払い遅延）

以下に、支払い遅延の場合の催促状テンプレートのサンプルを掲載します。参考にしてください。

■ サンプルテンプレート（催促状テンプレートの例）

【タイトル】お支払いのお願い

【宛先】株式会社〇〇〇〇部〇〇様

【日付】〇〇年〇月〇日

【件名】請求書番号〇〇〇〇に関するお支払いのお願い

【本文】拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、〇〇年〇月〇日にご請求させて頂きました請求書番号〇〇〇〇（金額：〇〇〇〇円）につきまして、お支払い期日を過ぎておりますが、未だお支払い頂けておりません。

再三のご連絡となり大変恐縮ですが、〇〇の業務に支障が出ております。

つきましては、誠に恐縮ではございますが、〇〇年〇月〇日までにお支払い頂きますようお願い申し上げます。

お振込先は下記の通りです。

〇〇銀行〇〇支店口座番号：〇〇〇〇〇〇口座名義：〇〇株式会社

ご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください。

敬具

【差出人】〇〇株式会社〇〇部〇〇電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp

【備考】 ※お支払い済みの場合には、ご容赦ください。 ※上記期日までにお支払い頂けない場合は、法的措置も検討せざるを得ないことをご承知おきください。

まとめ：催促状テンプレートを使いこなして、スマートに解決！

この記事では、催促状テンプレートの作り方について詳しく解説しました。テンプレートを活用すれば、催促状作成の負担を軽減し、より効率的に業務を進めることができます。ぜひ、この記事を参考に、あなただけのオリジナルテンプレートを作成し、スマートに問題を解決してください！