作業指示書テンプレート

作業指示書テンプレートで業務効率アップ！作り方と活用法を徹底解説

作業指示書、皆さんは使っていますか？「作業指示書って難しそう…」「作るのが面倒…」と思っている方もいるかもしれません。でも実は、作業指示書は業務をスムーズに進めるための強力なツールなんです！

今回は、作業指示書テンプレートを主要キーワードに、テンプレートの作り方を分かりやすく解説します。誰でも簡単に作れるように、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式で丁寧に説明していきます。この記事を読めば、あなたも今日から作業指示書を使いこなせるようになるはずです！

作業指示書とは？なぜ必要なの？

作業指示書とは、その名の通り、作業の内容や手順を具体的に指示するための書類です。誰が、何を、いつまでに、どのように行うのかを明確にすることで、以下のようなメリットがあります。

指示の伝達漏れを防ぐ： 口頭での指示だけでは、聞き間違いや記憶違いが起こりやすいもの。書面に残すことで、認識のズレをなくし、指示内容を確実に伝達できます。
作業の標準化： 複数の担当者が同じ作業を行う場合、作業手順や品質にバラつきが出ることがあります。作業指示書で手順を標準化することで、品質の安定化を図れます。
進捗管理の効率化： 作業指示書に完了予定日や担当者を記載することで、進捗状況を把握しやすくなります。遅延が発生した場合も、早期に対応できます。
責任の所在を明確化： 誰がどの作業を担当するのかを明確にすることで、責任の所在がはっきりします。問題が発生した場合も、原因究明や改善策の検討がスムーズに進みます。

作業指示書テンプレートの作り方

それでは、作業指示書テンプレートの作り方を具体的に見ていきましょう。

必要な要素の一覧

作業指示書に含めるべき基本的な要素は以下の通りです。

タイトル： 作業指示書であることを明確に示すタイトル
発行日： 作業指示書を作成した日付
発行者： 作業指示書を作成した担当者
宛先： 作業指示を受ける担当者
件名： 作業内容を簡潔に表す件名
作業内容： 具体的な作業内容の詳細（手順、使用するツール、必要な情報など）
納期： 作業完了の期日
優先度： 作業の優先順位（高、中、低など）
備考： 特記事項や注意事項
添付資料： 作業に必要な資料（図面、仕様書など）
確認欄： 作業者が指示内容を確認したことを示す欄

デザインのポイント

テンプレートのデザインは、見やすさと使いやすさを重視しましょう。

フォント： 読みやすいフォントを選択する（例：メイリオ、游ゴシック体など）
文字サイズ： 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズにする（10.5pt〜12pt程度）
余白： 適度な余白を設けることで、視認性を高める
罫線： 罫線を効果的に使用して、項目を区切り、整理する
色：必要に応じて色を使用する。ただし、使いすぎると見づらくなるので注意。

書き方の流れ

作業指示書を作成する際の流れは以下の通りです。

作業内容の把握： まず、どのような作業を指示するのか、全体像を把握します。
必要な情報の収集： 作業に必要な情報（手順、資料、ツールなど）を収集します。
テンプレートの選択： 既存のテンプレートを使用するか、新規作成するかを検討します。
項目の入力： 必要な項目に情報を入力していきます。
内容の確認： 入力した内容に誤りがないか、再度確認します。
発行： 作業者に作業指示書を発行します。

使う場面

作業指示書は、さまざまな場面で活用できます。

新入社員への教育： 新入社員に作業の手順を教える際に使用することで、スムーズな業務習得をサポートできます。
複雑な作業の指示： 複数の手順や注意点が必要な作業の場合、作業指示書で明確に指示することで、ミスを防ぎます。
複数の担当者への指示： 同じ作業を複数の担当者に行わせる場合、作業指示書で手順を統一することで、品質のばらつきを抑えます。
緊急時対応： 緊急時など、迅速な対応が求められる場合、作業指示書で指示内容を明確にすることで、的確な行動を促します。

注意点

作業指示書を作成する上で、注意すべき点があります。

具体的かつ明確な指示： 作業内容を具体的に、かつ明確に記述することが重要です。曖昧な表現は避け、誰が見ても理解できるように心がけましょう。
専門用語の多用は避ける： 作業者が専門知識を持っていない場合も考慮し、専門用語の多用は避け、分かりやすい言葉で説明しましょう。
定期的な見直し： 作業手順や使用するツールは、状況に応じて変化する可能性があります。定期的に作業指示書を見直し、最新の情報に更新するようにしましょう。

実践的な手順：作業指示書テンプレートの作成

それでは、実際に作業指示書テンプレートを作成してみましょう。今回は、ソフトウェアのバグ修正を例に、具体的な手順を説明します。

ステップ1：テンプレートの準備

まずは、既存のテンプレートを使用するか、新規作成するかを決めます。今回は、シンプルなテンプレートを新規作成してみましょう。

ステップ2：項目の設定

以下の項目をテンプレートに設定します。

タイトル： バグ修正作業指示書
発行日：
発行者：
宛先：
件名： バグ修正依頼（[バグID]）
バグ内容：
再現手順：
修正内容：
納期：
優先度：
備考：
確認欄：

ステップ3：デザインの調整

フォントや文字サイズ、余白などを調整して、見やすいデザインにします。

ステップ4：サンプルデータの入力

テンプレートにサンプルデータを入力して、実際に使用するイメージを確認します。

ステップ5：保存

テンプレートを保存して、いつでも利用できるようにします。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（作業指示書テンプレートの例）

【タイトル】バグ修正作業指示書

【発行日】 2024年10月27日

【発行者】テストチーム田中

【宛先】開発チーム佐藤

【件名】バグ修正依頼（BUG-001）

【バグ内容】ログイン画面でパスワードを誤って入力した場合、エラーメッセージが表示されない。

【再現手順】

ログイン画面を開く。
誤ったパスワードを入力する。
「ログイン」ボタンをクリックする。

【修正内容】パスワードが誤っている場合、「パスワードが間違っています」というエラーメッセージを表示するように修正してください。

【納期】 2024年10月31日

【優先度】高

【備考】影響範囲が大きいバグのため、早急な対応をお願いします。

【確認欄】 □ 指示内容を確認しました。（署名：　　　　）

※ このテンプレートは、バグ修正作業指示書の例として自然に内容を変えて書いています。

まとめ

作業指示書は、業務を効率化するための強力なツールです。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、ぜひ自社に合った作業指示書を作成し、業務効率アップを目指してください！