作業手順書テンプレート(Word)作成ガイド：効率的な業務を支える秘訣
業務をスムーズに進めるためには、標準化された手順書が不可欠です。特に、Wordで作成できるテンプレートは、手軽に導入でき、カスタマイズも容易なため、多くの企業で活用されています。この記事では、作業手順書テンプレート（Word）の作り方をステップごとに解説し、業務効率を格段に向上させるための秘訣をお伝えします。
作業手順書テンプレートとは？なぜ必要？
作業手順書テンプレートとは、特定の業務を遂行するための手順をまとめたドキュメントの雛形です。これを使用することで、誰でも一定の品質で業務を遂行できるようになります。
- 業務の標準化: 作業手順を明確にし、ばらつきをなくします。
- 新人教育の効率化: 新入社員や異動者の教育時間を短縮できます。
- ミスの削減: 手順を遵守することで、人的ミスを減らすことができます。
- 業務改善: 手順を可視化することで、改善点を見つけやすくなります。
作業手順書テンプレート作成の前に：必要な要素を洗い出す
テンプレートを作成する前に、どのような情報を盛り込むべきか、必要な要素を洗い出しましょう。
- タイトル: 業務内容を簡潔に表すタイトル
- 目的: その作業を行う目的
- 準備物: 作業に必要な道具やソフトウェア
- 手順: 作業の具体的なステップ（番号付きで記述）
- 注意点: 作業上の注意点やリスク
- 担当者: 作業責任者
- 関連資料: 参照すべき資料へのリンクやファイル名
- 変更履歴: 変更日、変更内容、変更担当者
作業手順書テンプレートのデザイン：見やすさが重要
テンプレートのデザインは、見やすさを最優先に考えましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用する。
- 文字サイズ: 本文は10.5pt～12pt程度、見出しはそれより大きくする。
- 行間: 適度な行間を空ける（例：1.15～1.5）。
- 余白: 十分な余白を確保する。
- 色: 重要な箇所に色を使う場合は、色数を絞り、統一感を出す。
- 図や表: 必要に応じて、図や表を挿入する。
作業手順書テンプレートの書き方：分かりやすさが鍵
手順書は誰が見ても理解できるように、分かりやすく書くことが重要です。
- 専門用語を避ける: 専門用語を使う場合は、簡単な解説を加える。
- 簡潔な文章: ダラダラと長い文章は避け、簡潔にまとめる。
- 箇条書き: 手順は箇条書きで記述する。
- 肯定的な表現: 指示は肯定的な表現で記述する（例：「～してください」）。
- 具体例: 必要に応じて具体例を挙げる。
- 視覚的な要素: 図やスクリーンショットを活用する。
作業手順書テンプレートを使う場面
作業手順書テンプレートは、さまざまな場面で活用できます。
- 業務の標準化: 定型業務の手順を標準化し、品質を均一化する。
- 新人教育: 新入社員や異動者への教育ツールとして活用する。
- トラブルシューティング: 問題発生時の対応手順を確認する。
- 業務改善: 手順を可視化し、改善点を見つける。
- 引継ぎ: 退職や異動時の引継ぎをスムーズに行う。
作業手順書テンプレート作成の注意点
テンプレート作成時には、以下の点に注意しましょう。
- 現場の意見を取り入れる: 現場担当者の意見を反映させることで、より実用的な手順書を作成できます。
- 定期的な見直し: 業務内容の変更に合わせて、定期的に手順書を見直しましょう。
- 情報共有: 作成した手順書は、関係者全員がアクセスできるように共有しましょう。
- 更新履歴の管理: 変更履歴を記録し、最新版がどれか分かるように管理しましょう。
- テンプレートの統一: 部署やチーム内でテンプレートを統一し、情報共有を円滑にする。
実践的な手順：Wordで作業手順書テンプレートを作る
Wordを使って、実際に作業手順書テンプレートを作成する手順を説明します。
ステップ1：Wordを起動し、新しいドキュメントを作成する
ステップ2：ページ設定を行う
- 「レイアウト」タブで、余白や用紙サイズを設定します。
- 通常は、標準的な余白（上下左右25mm程度）で問題ありません。
ステップ3：ヘッダーとフッターを設定する
- 「挿入」タブから「ヘッダー」または「フッター」を選択し、必要な情報を入力します。
- 例：会社名、部署名、ドキュメント名、作成日、ページ番号
ステップ4：テンプレートの基本構成を作成する
- 以下の要素を配置します。
- タイトル
- 目的
- 準備物
- 手順
- 注意点
- 担当者
- 関連資料
- 変更履歴
ステップ5：スタイルの設定を行う
- 見出し、本文、箇条書きなどのスタイルを設定することで、統一感のあるドキュメントを作成できます。
- 「ホーム」タブの「スタイル」グループで設定できます。
ステップ6：表の挿入（必要に応じて）
- 手順や準備物を整理するために、表を挿入します。
- 「挿入」タブから「表」を選択します。
ステップ7：画像の挿入（必要に応じて）
- 手順を視覚的に説明するために、スクリーンショットや図を挿入します。
ステップ8：テンプレートを保存する
- 「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」にして保存します。
サンプルテンプレート（作業 手順 書 テンプレート word の例）
■ サンプルテンプレート（作業 手順 書 テンプレート word の例）
【タイトル】 パスワードリセット手順
【目的】 社内システムへのアクセスに必要なパスワードをリセットするための手順を明確にする。
【準備物】
- 社内ネットワークに接続されたPC
- Active Directoryアカウント情報
【手順】
- PCを起動し、社内ネットワークに接続する。
- キーボードの[Ctrl] + [Alt] + [Delete]キーを同時に押す。
- 表示された画面から「パスワードの変更」を選択する。
- 現在のパスワード、新しいパスワード、新しいパスワード（確認）を入力する。
- 「OK」ボタンをクリックする。
- パスワードの変更が完了したことを確認するメッセージが表示される。
- 新しいパスワードで社内システムにログインできることを確認する。
【注意点】
- パスワードは、他人に推測されにくいものを設定してください。
- パスワードを忘れた場合は、情報システム部門に連絡してください。
- パスワードの変更は、セキュリティポリシーに従って行ってください。
【担当者】 情報システム部門
【関連資料】
- 社内セキュリティポリシー
- Active Directoryアカウント管理規定
【備考】 上記手順は、標準的なActive Directory環境を想定しています。環境によっては、手順が異なる場合があります。
まとめ：作業手順書テンプレートで業務効率を向上させよう
作業手順書テンプレート（Word）を効果的に活用することで、業務の標準化、新人教育の効率化、ミスの削減、業務改善など、さまざまな効果が期待できます。この記事で解説した手順を参考に、自社の業務に合ったテンプレートを作成し、業務効率の向上を目指しましょう。
