ワード書類送付状テンプレート

ワードで簡単！送付状テンプレート作成ガイド：必要な要素、デザイン、書き方、場面、注意点まとめ

「ワードで送付状を作るの、なんだか難しそう…」そう思っていませんか？送付状は、書類と一緒に送る大切なもの。ビジネスマナーとして、きちんと作成したいですよね。

でも大丈夫！ワードを使えば、誰でも簡単に、しかも見栄えの良い送付状テンプレートを作成できます。この記事では、送付状テンプレートの作り方をステップ形式でわかりやすく解説。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点まで、まるっとご紹介します。

さあ、あなたも今日から、自信を持って送付状を作成しましょう！

1. なぜ送付状が必要なの？送付状の役割と重要性

送付状は、単なる「おまけ」ではありません。同封した書類の内容を伝え、相手に失礼のないように送るための大切な役割があります。

挨拶: 受け取る相手への丁寧な挨拶を示す
書類内容の明示: 何の書類を、誰が、何のために送ったのかを明確にする
相手への配慮: 書類の内容や送付の意図を伝えることで、相手の手間を減らす
企業や個人の印象アップ: 丁寧な送付状は、相手に好印象を与え、信頼関係の構築につながる

2. 送付状テンプレート作成に必要な要素をチェック！

送付状に必要な要素は、意外とシンプル。以下の項目をしっかり押さえれば、必要な情報をきちんと伝えられます。

日付: 送付状を作成した日付
宛先: 書類を送る相手の会社名、部署名、役職、氏名（敬称は「様」または「殿」）
差出人: 自分の会社名、部署名、氏名
件名: 書類の内容を簡潔に表すタイトル（例：「〇〇に関する書類送付のご案内」）
本文: 挨拶、書類の内容説明、送付理由、結びの言葉
同封書類: 同封した書類の名称と枚数
連絡先: 問い合わせがあった場合の連絡先（電話番号、メールアドレス）

3. 送付状テンプレートデザインのポイント：シンプルで見やすいレイアウトを心がけて

送付状のデザインは、凝った装飾よりも、シンプルで見やすいレイアウトが重要です。

フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選ぶ
フォントサイズ: 本文は10.5pt〜12pt程度が見やすい
行間: 適度な行間を設けることで、読みやすさを向上させる
余白: 上下左右に十分な余白を設けることで、すっきりとした印象を与える
色: 基本的に白黒で作成。企業ロゴなどを入れる場合は、控えめな色を使用する

4. 送付状の書き方の流れ：基本構成をマスターしよう

送付状の書き方には、一定の流れがあります。以下の構成を参考に、丁寧な文章を作成しましょう。

頭語: 「拝啓」など、相手への敬意を示す言葉
時候の挨拶: 季節に合わせた挨拶（例：「〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」）
本題: 書類の内容、送付理由などを具体的に記述
結びの言葉: 今後の協力をお願いする言葉や、返信を促す言葉（例：「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」）
結語: 「敬具」など、頭語に対応する言葉
日付、宛先、差出人、件名、同封書類、連絡先: 上記で説明した要素を記載

5. 送付状を使う場面：ビジネスシーンでの活用例

送付状は、ビジネスシーンで様々な場面で活用されます。

履歴書や職務経歴書: 応募書類と一緒に送ることで、熱意を伝える
請求書や納品書: 取引先への書類送付時に、内容を明確にする
契約書: 重要書類の送付時に、相手への確認を促す
アンケート: 回答のお願いと、協力への感謝を伝える

6. 送付状作成時の注意点：失礼のないように細心の注意を

送付状は、相手に失礼のないように、細心の注意を払って作成する必要があります。

誤字脱字: 誤字脱字は、相手に不快感を与えるため、必ず確認する
敬語の使い方: 正しい敬語を使うことを心がける
丁寧な言葉遣い: 横柄な言い方や、失礼な表現は避ける
個人情報: 個人情報の取り扱いには十分注意する
企業のルール: 会社で決まったフォーマットがある場合は、それに従う

7. 実践！ワードで送付状テンプレートを作るステップ

それでは、実際にワードを使って送付状テンプレートを作ってみましょう。

ステップ1: ワードを起動し、新規ドキュメントを開く

ステップ2: ページ設定を行う

「レイアウト」タブから「余白」を選択し、「標準」または「狭い」を選択
必要に応じて、用紙サイズや方向を設定

ステップ3: ヘッダーに日付、宛先、差出人を入力

「挿入」タブから「ヘッダー」を選択し、「空白」を選択
上記で説明した要素を入力

ステップ4: 本文を入力

件名、頭語、時候の挨拶、本題、結びの言葉、結語を入力
上記で説明した書き方の流れを参考に、丁寧に記述

ステップ5: フッターに同封書類、連絡先を入力

「挿入」タブから「フッター」を選択し、「空白」を選択
上記で説明した要素を入力

ステップ6: デザインを調整する

フォント、フォントサイズ、行間、余白などを調整し、見やすいレイアウトにする
必要に応じて、罫線や図形などを追加

ステップ7: テンプレートとして保存する

「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択
ファイルの種類を「Wordテンプレート (*.dotx)」に設定し、任意の場所に保存

これで、あなただけの送付状テンプレートが完成しました！

8. サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（ワード書類送付状テンプレートの例）

【タイトル】履歴書送付のご案内

【項目1】日付：令和6年5月15日

【項目2】宛先：〇〇株式会社人事部〇〇様

【項目3】差出人：〇〇〇〇

【項目4】本文：拝啓時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。さて、この度、貴社ホームページにて募集されておりました〇〇職に応募させていただきたく、履歴書を同封いたしました。これまでの〇〇の経験を活かし、貴社に貢献できると確信しております。ぜひ一度、面接の機会をいただければ幸いです。ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。敬具

【項目5】同封書類：履歴書 1通職務経歴書 1通

【項目6】連絡先：電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇メールアドレス：〇〇@〇〇.com

【備考】必要に応じて職務経歴書などの他の書類を追加してください。

まとめ：送付状テンプレートを上手に活用して、スマートなビジネスライフを！

送付状は、ビジネスシーンで欠かせないツールのひとつ。ワードで作成したオリジナルのテンプレートを活用すれば、時間と手間を大幅に削減できます。

この記事でご紹介した内容を参考に、あなたもぜひ、自分に合った送付状テンプレートを作成してみてください。きっと、今まで以上にスマートなビジネスライフを送れるはずです！