ワークフロー 図 テンプレート

ワークフロー図テンプレート作成ガイド：業務効率化の第一歩！

「業務がなかなかスムーズに進まない…」「担当者によってやり方がバラバラ…」そんな悩みを抱えていませんか？ ワークフロー図は、業務の流れを可視化し、効率化するための強力なツールです。今回は、誰でも簡単にワークフロー図テンプレートを作成できる方法を、わかりやすく解説します。

なぜワークフロー図が必要なのか？

ワークフロー図は、業務のプロセスを視覚的に表現したものです。作成することで、以下のメリットが得られます。

• 業務の全体像を把握できる： 各ステップの関係性やボトルネックが明確になります。
• コミュニケーションの円滑化： 関係者間で共通認識を持つことができ、認識のずれを防ぎます。
• 業務改善のヒントが見つかる： 無駄な工程や改善点を発見しやすくなります。
• 標準化の促進： 誰でも同じ手順で業務を進められるようになります。

ワークフロー図テンプレートの作り方：ステップバイステップ

テンプレートがあれば、ゼロから作成する手間を省き、効率的にワークフロー図を作成できます。ここでは、汎用的に使えるワークフロー図テンプレートの作り方を解説します。

必要な要素

ワークフロー図テンプレートには、以下の要素を含めるのがおすすめです。

• 開始： ワークフローの開始点を示す記号 (例: 円形)
• 処理： 業務プロセスにおける具体的な作業内容を示す記号 (例: 四角形)
• 判断： 条件分岐が発生するポイントを示す記号 (例: ひし形)
• 入力/出力： データの入力や出力が発生する場所を示す記号 (例: 平行四辺形)
• 終了： ワークフローの終了点を示す記号 (例: 円形)
• 矢印： プロセスの流れを示す線

デザインのポイント

• シンプルでわかりやすい記号を使用する： 複雑な記号は避け、統一された記号を用いるようにしましょう。
• 色分けで視覚的に区別する： 各要素に色を割り当てることで、情報を整理しやすくなります。
• レイアウトを整える： プロセスがスムーズに流れるように、要素の配置を工夫しましょう。
• フォントサイズを統一する： 見やすさを考慮し、フォントサイズを統一しましょう。

書き方の流れ

1. 目的を明確にする： 何のためのワークフロー図なのか、目的を明確にしましょう。
2. プロセスを洗い出す： 業務プロセスを細かく分解し、各ステップを洗い出します。
3. 要素を配置する： 洗い出したプロセスを、適切な記号で配置します。
4. 矢印で繋ぐ： プロセスの流れを矢印で繋ぎます。
5. 説明を加える： 各要素に、具体的な作業内容や説明を記述します。
6. レビューする： 完成したワークフロー図を関係者でレビューし、改善点があれば修正します。

使う場面

ワークフロー図は、以下のような場面で役立ちます。

• 業務プロセスの改善： 無駄な工程やボトルネックを特定し、改善策を検討する。
• 新人教育： 新入社員に業務の流れを理解してもらう。
• 業務の標準化： 誰でも同じ手順で業務を進められるようにする。
• システム開発： システムの要件定義や設計に役立てる。
• プロジェクト管理： プロジェクトの進捗状況を把握する。

注意点

• 詳細すぎないようにする： あまりにも詳細な記述は、かえってわかりにくくなる可能性があります。
• 最新の状態に保つ： 業務プロセスが変更された場合は、ワークフロー図も更新するようにしましょう。
• 関係者と共有する： 作成したワークフロー図は、関係者と共有し、意見を交換するようにしましょう。

実践的な手順：テンプレート作成のステップ

1. ツールを選ぶ： Microsoft Visio、Lucidchart、draw.ioなど、様々なツールがあります。無料のツールもあるので、まずは試してみるのがおすすめです。
2. 基本図形を用意する： 各ツールには、ワークフロー図作成に必要な基本図形（円、四角形、ひし形など）が用意されています。
3. 要素を配置する： 洗い出した業務プロセスを、基本図形を使って配置します。
4. 矢印で繋ぐ： プロセスの流れを矢印で繋ぎます。
5. テキストを追加する： 各要素に、具体的な作業内容や説明を記述します。
6. 装飾する： 色分けやフォントの変更など、視覚的にわかりやすくするために装飾します。
7. テンプレートとして保存する： 作成したワークフロー図をテンプレートとして保存します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（ワークフロー 図 テンプレート の例） 【タイトル】 顧客からの問い合わせ対応ワークフロー

【開始】 顧客からの問い合わせ受信

【処理1】 問い合わせ内容を確認

【判断1】 FAQで解決可能か？ (Yes/No)

【Yesの場合】 FAQを案内

【終了1】 解決済

【Noの場合】 担当者に問い合わせ内容を転送

【処理2】 担当者が回答

【処理3】 顧客に回答を送信

【終了2】 解決済

【備考】 必要に応じて、各担当者の役割や連絡先を追加してください。また、FAQのリンクを貼っておくと便利です。

まとめ

ワークフロー図は、業務効率化のための強力なツールです。今回紹介したテンプレート作成方法を参考に、ぜひ自社の業務に合わせたワークフロー図を作成し、業務改善に取り組んでみてください。