テンプレート fax 送信票

【決定版】FAX送信票テンプレート作成ガイド！必要な要素からデザイン、実践的な手順まで徹底解説

ビジネスシーンで頻繁に利用されるFAX。毎回同じ情報を手書きするのは手間ですよね。そこで役立つのがFAX送信票テンプレートです。この記事では、誰でも簡単にオリジナルのFAX送信票テンプレートを作成できるように、必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、そして実践的な手順を詳しく解説します。

なぜFAX送信票テンプレートが必要なのか？

FAX送信票テンプレートを使うことで、毎回同じ情報を繰り返し書く手間を省き、業務効率を大幅に向上させることができます。さらに、統一されたフォーマットを使用することで、相手に与える印象も良くなり、誤送信のリスクを軽減することも可能です。

テンプレート作成に必要な要素

FAX送信票テンプレートに含めるべき基本的な要素は以下の通りです。

送信日: FAXを送信した日付を記載します。
送信者情報: 会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号、メールアドレスなどを記載します。
受信者情報: 会社名、部署名、担当者名などを記載します。
件名: 送信するFAXの内容を簡潔に表す件名を記載します。
送信枚数: 送信するFAXの合計枚数を記載します。（送信票を含む）
備考: 補足事項や連絡事項などを記載します。
緊急度: 緊急度が高い場合は、その旨を明記します。

デザインのポイント

FAX送信票のデザインは、見やすさと情報の伝達効率を重視しましょう。

フォント: 読みやすいフォント（例：MSゴシック、メイリオ）を使用し、適切なフォントサイズを選びましょう。
レイアウト: 情報を整理して配置し、視線が自然に流れるように工夫しましょう。
罫線: 罫線を使って項目を区切ることで、情報を分かりやすく整理できます。
ロゴ: 会社のロゴを配置することで、統一感を出し、信頼性を高めることができます。

書き方の流れ

必要な要素をリストアップ: 上記の必要な要素を参考に、自社に必要な項目をリストアップします。
レイアウトを決定: 情報を整理して配置し、見やすいレイアウトを考えます。
テンプレートを作成: ワード、エクセルなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。
テスト送信: 作成したテンプレートを実際にFAXで送信し、問題がないか確認します。
必要に応じて修正: テスト送信の結果を元に、必要に応じて修正を加えます。

使う場面

FAX送信票テンプレートは、以下のような場面で活用できます。

見積書や請求書の送付: 必要な情報を漏れなく記載し、スムーズな取引をサポートします。
契約書や申込書の送付: 正確な情報を記載し、誤送信を防ぎます。
会議資料の送付: 参加者に事前に情報を共有し、会議の効率化を図ります。
その他ビジネス文書の送付: あらゆるビジネスシーンで活用できます。

注意点

誤字脱字に注意: 誤字脱字があると、相手に不快感を与え、信頼を損なう可能性があります。
個人情報の保護: 個人情報を記載する場合は、情報漏洩に十分注意しましょう。
送信前に確認: 送信前に必ず内容を確認し、誤送信を防ぎましょう。
相手の環境に配慮: 相手のFAX環境に合わせて、テンプレートを調整しましょう。（白黒印刷で見やすいかなど）

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成しよう！

ステップ１：使用するソフトを選択

ワード、エクセル、または専用のテンプレート作成ソフトなど、使い慣れたソフトを選びましょう。今回はワードを例に進めます。

ステップ２：新規ドキュメントを開き、ページ設定

用紙サイズをA4に設定し、余白を調整します。（狭い余白にすると、より多くの情報を詰め込めます）

ステップ３：必要な要素を配置

「挿入」タブから「表」を選択し、要素数に合わせた表を作成します。表の中に必要な項目名を入力し、配置を調整します。

ステップ４：デザインを調整

フォントの種類、サイズ、色、罫線の種類などを調整し、見やすいデザインに仕上げます。会社のロゴなどを挿入することも可能です。

ステップ５：サンプルテキストを入力

各項目にサンプルテキストを入力し、全体のバランスを確認します。

ステップ６：テスト印刷

実際に印刷してみて、文字が切れていないか、見やすいかなどを確認します。

ステップ７：保存

テンプレートとして保存し、必要に応じて修正できるようにしておきましょう。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（テンプレート fax 送信票の例）【タイトル】 FAX送信票

【送信日】 2024年5月15日

【送信者】株式会社〇〇〇〇部〇〇〇〇電話：03-1234-5678 FAX：03-9876-5432 メール：example@example.com

【受信者】株式会社△△ △△部 △△ 〇〇様

【件名】〇〇に関するご提案

【送信枚数】全3枚（本紙含む）

【備考】お忙しいところ恐縮ですが、ご確認よろしくお願いいたします。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

【緊急度】 ☐高　☐中　☑低

※ このテンプレートは、必要に応じて項目を追加・修正してご利用ください。

まとめ

この記事では、FAX送信票テンプレートの作成方法について詳しく解説しました。テンプレートを活用することで、業務効率を向上させ、相手に与える印象を良くすることができます。ぜひこの記事を参考に、オリジナルのFAX送信票テンプレートを作成し、ビジネスシーンで活用してください。