テンプレート fax 送信

テンプレートFAX送信をスムーズに！作り方から活用法まで徹底解説

FAXって、まだ使うことありますよね？でも、毎回同じような内容をイチから書くのは面倒…。そこで便利なのが「テンプレート」です！今回は、テンプレートFAX送信をテーマに、テンプレートの作り方から活用方法まで、初心者さんにも分かりやすく解説していきます。手作りテンプレートで、業務効率をぐっとアップさせちゃいましょう！

なぜテンプレートFAXが必要なの？

FAX送信って、意外と手間がかかる作業ですよね。宛名を書いたり、挨拶文を入れたり…。でも、テンプレートを使えば、これらの作業を大幅に短縮できるんです！

時間短縮: 毎回同じ内容を書き直す手間が省けます。
誤字脱字防止: あらかじめ作成しておけば、記入ミスを防げます。
情報の統一: 社内で統一されたフォーマットを使用することで、伝達ミスを防ぎます。
効率化: 他の業務に集中できる時間が増えます。

テンプレートの作り方：５つのポイント

テンプレートを作るにあたって、押さえておきたいポイントがいくつかあります。必要な要素、デザイン、書き方、使う場面、注意点を確認して、使いやすいテンプレートを作成しましょう。

1. 必要な要素の一覧

FAXテンプレートに必要な要素は、用途によって異なりますが、一般的には以下の項目が含まれます。

送信日: 送信した日付を記載します。
宛先: 相手の会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。
送信元: 自分の会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号を記載します。
件名: FAXの内容を簡潔に伝えるタイトルを記載します。
本文: FAXの内容を具体的に記載します。
備考: 必要に応じて、補足情報や連絡事項を記載します。
ページ番号: 複数枚になる場合は、ページ番号を記載します。

2. デザインのポイント

テンプレートのデザインは、見やすさを重視しましょう。

フォント: 読みやすいフォント（明朝体やゴシック体など）を使用します。
フォントサイズ: 適切なフォントサイズ（10pt〜12pt程度）を使用します。
行間: 適度な行間を空けることで、読みやすさを向上させます。
レイアウト: 情報が整理されていて、見やすいレイアウトを心掛けます。
罫線: 必要に応じて罫線を使用することで、項目を区切り、見やすくします。

3. 書き方の流れ

基本的な書き方の流れは以下の通りです。

宛先の記載: 相手の会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。
送信元の記載: 自分の会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号を記載します。
件名の記載: FAXの内容を簡潔に伝えるタイトルを記載します。
挨拶文の記載: 時候の挨拶や感謝の言葉などを添えます。（例：拝啓、時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。）
本文の記載: FAXの内容を具体的に記載します。簡潔かつ正確に伝えられるように心掛けましょう。
結びの言葉の記載: 今後の連絡を促す言葉や感謝の言葉などを添えます。（例：今後ともよろしくお願い申し上げます。まずは書面にて失礼いたします。）
署名の記載: 自分の名前を記載します。

4. 使う場面

テンプレートは、様々な場面で活用できます。

注文書: 商品の注文時に使用します。
請求書: 請求金額や内訳などを記載して送信します。
連絡票: 伝言や回覧などに使用します。
アンケート: 顧客満足度調査や意見収集などに使用します。
会議の案内: 会議の日時、場所、議題などを記載して送信します。

5. 注意点

テンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。

正確性: 情報は正確に記載しましょう。
簡潔性: 簡潔で分かりやすい文章を心掛けましょう。
丁寧さ: 丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
最新情報: 常に最新の情報に更新しましょう。
誤字脱字: 送信する前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。

実践！テンプレート作成ステップ

ここでは、実際にテンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。今回は、「注文書」のテンプレートを例に作成してみましょう。

ステップ1: 必要な項目を洗い出す

注文書に必要な項目をリストアップします。

送信日
宛先（会社名、部署名、担当者名）
送信元（会社名、部署名、担当者名、電話番号、FAX番号）
件名：注文書
注文番号
注文日
商品名
数量
単価
金額
合計金額
備考

ステップ2: レイアウトを決める

各項目の配置場所や罫線の有無などを決めます。見やすさを意識して、情報を整理しましょう。

ステップ3: テンプレートを作成する

WordやExcelなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。洗い出した項目と決めたレイアウトに従って、各項目を入力していきます。

ステップ4: テスト送信を行う

作成したテンプレートを実際にFAXで送信し、正しく表示されるか確認します。必要に応じて修正を加えましょう。

ステップ5: テンプレートを保存する

完成したテンプレートを保存し、いつでも使えるようにしておきましょう。

サンプルテンプレート（注文書FAXの例）

■ サンプルテンプレート（注文書FAXの例）

【タイトル】注文書

【宛先】株式会社○○ ○○部 ○○様

【送信元】株式会社△△ □□部 □□

電話番号：03-XXXX-XXXX FAX番号：03-YYYY-YYYY

【送信日】 2024年○月○日

【件名】注文書

【注文番号】 No. ○○○○

【注文日】 2024年○月○日

【商品名】	【数量】	【単価】	【金額】
商品A	10個	1,000円	10,000円
商品B	5個	2,000円	10,000円

【合計金額】 20,000円

【備考】納品日は○月○日にお願いいたします。

【担当】 □□

【備考】お手数ですが、ご注文内容をご確認の上、ご返信いただけますようお願い申し上げます。

まとめ：テンプレートを使いこなして業務効率アップ！

今回は、テンプレートFAX送信をテーマに、テンプレートの作り方から活用方法までを解説しました。テンプレートを上手に活用することで、FAX送信の時間を大幅に短縮し、業務効率を向上させることができます。ぜひ、今回の記事を参考に、オリジナルのテンプレートを作成してみてください。