スプレッドシートで見積書テンプレートを作ろう！初心者でも簡単！
見積書って、意外と作るのが面倒ですよね。でも、スプレッドシートで見積書テンプレートを作っておけば、毎回イチから作る手間が省けて、業務効率がグッとアップします！この記事では、スプレッドシートで見積書テンプレートを作る方法を、初心者さんでも分かりやすいように、ステップ形式で解説していきます。
なぜスプレッドシートで見積書テンプレートを作るの？
- 無料：Excelなどの有料ソフトがなくても、Googleスプレッドシートなら無料で利用できます。
- 簡単：直感的な操作で、複雑な関数を使わなくても見積書が作成できます。
- 共有が楽：クラウド上で管理できるので、チームでの共有や編集が簡単です。
- カスタマイズ自由：自社のロゴや色使いに合わせて、自由にデザインをカスタマイズできます。
見積書テンプレートを作る前に：必要な要素を確認しよう
まず、見積書にどんな要素が必要なのかを確認しましょう。一般的な見積書に必要な要素は以下の通りです。
- 見積書番号：見積書を管理するための番号
- 発行日：見積書を発行した日付
- 有効期限：見積書の有効期限
- 宛先：顧客の会社名、担当者名
- 発行元：自社の会社名、住所、電話番号、担当者名
- 件名：見積の内容を表すタイトル
- 明細：
- 品名/サービス名
- 数量
- 単位
- 単価
- 金額
- 小計：明細の合計金額
- 消費税：消費税額
- 合計：小計＋消費税
- 備考：特記事項
見積書テンプレートのデザイン：見やすく、分かりやすく！
デザインのポイントは、何よりも「見やすさ」と「分かりやすさ」です。
- フォント：ゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 罫線：必要な場所に適切な太さの罫線を引きましょう。
- 色使い：会社のロゴカラーなどを取り入れると、オリジナリティが出ます。ただし、色数は少なく、見やすい色を選びましょう。
- レイアウト：要素を整理して配置し、全体的にバランスの取れたレイアウトにしましょう。
見積書の書き方：丁寧に、正確に！
- 宛先：顧客の会社名、担当者名は正確に記載しましょう。敬称は「様」を使いましょう。
- 品名/サービス名：具体的に記載しましょう。「○○工事一式」のように曖昧な表現は避けましょう。
- 数量、単価、金額：計算ミスがないように、丁寧に確認しましょう。
- 備考：割引や特記事項があれば、必ず記載しましょう。
- 有効期限：見積書の有効期限を明記しましょう。一般的には1週間～1ヶ月程度です。
見積書テンプレートを使う場面
- 新規顧客への見積もり：初めて取引する顧客に見積もりを提示する際に使用します。
- 既存顧客への見積もり：既存顧客から追加の依頼があった場合に使用します。
- 価格交渉：顧客との価格交渉の際に、金額の根拠を示すために使用します。
- 社内承認：社内で見積もり金額の承認を得るために使用します。
見積書作成の注意点
- 見積もり金額の根拠を明確にする：なぜその金額になったのか、顧客に説明できるように、根拠を明確にしておきましょう。
- 有効期限を明記する：見積書の有効期限を明記することで、後々のトラブルを防ぎます。
- 誤字脱字に注意する：誤字脱字は顧客に不信感を与えます。作成後には必ず確認しましょう。
- 見積書は控えを保管する：見積書は、後々確認するために、控えを必ず保管しておきましょう。
スプレッドシートで見積書テンプレートを作る実践的な手順
それでは、実際にスプレッドシートで見積書テンプレートを作ってみましょう。
ステップ1：スプレッドシートを開く
Googleスプレッドシートを開き、「新しいスプレッドシートを作成」をクリックします。
ステップ2：タイトルを入力
シートの一番上に、見積書のタイトル（例：見積書）を入力します。
ステップ3：必要な項目を入力
上記の「見積書テンプレートを作る前に：必要な要素を確認しよう」で確認した項目を、セルに入力していきます。
ステップ4：関数を設定
- 小計：SUM関数を使って、明細の金額を合計します。
- 消費税：小計に消費税率（例：10%）をかけます。
- 合計：小計と消費税を合計します。
ステップ5：書式を設定
フォント、罫線、色使いなどを設定し、見やすいように書式を整えます。
ステップ6：印刷設定
印刷範囲を設定し、印刷プレビューで確認します。
ステップ7：テンプレートとして保存
作成したスプレッドシートを、テンプレートとして保存します。これで、いつでも同じフォーマットで見積書を作成できます。
■ サンプルテンプレート（スプレッド シート 見積 書 テンプレート の例）
【タイトル】 見積書
【項目1】 見積書番号：○○○○
【項目2】 発行日：○○○○年○○月○○日
【項目3】 宛先：○○○○株式会社 御担当者様
【備考】 上記金額には消費税が含まれております。 有効期限：発行日より1ヶ月間
まとめ
スプレッドシートで見積書テンプレートを作るのは、決して難しいことではありません。この記事を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作ってみてください。そして、見積書作成にかかる時間を短縮し、より効率的な業務を目指しましょう！
