エクセル出勤簿テンプレートの作り方：初心者でも簡単！無料サンプル付き
「エクセルで出勤簿を作りたいけど、難しそう…」と思っていませんか？大丈夫！この記事では、エクセル初心者さんでも簡単に、自分にぴったりの出勤簿テンプレートを作成する方法をステップ形式で解説します。必要な要素やデザインのポイント、書き方の流れ、注意点などを丁寧に説明するので、ぜひ最後まで読んで、使いやすい出勤簿を作ってみてくださいね。
1. 出勤簿テンプレート作成の前に：必要な要素を確認しよう
まず、出勤簿にどんな項目が必要なのかを確認しましょう。基本的な項目に加えて、会社や個人の状況に合わせて必要な項目を追加することで、より使いやすい出勤簿を作ることができます。
1.1 基本的な要素一覧
- 日付: 出勤日を記録する欄
- 曜日: 出勤日を記録する欄（自動で表示されるように設定すると便利です）
- 出勤時間: 出勤した時間を記録する欄
- 退勤時間: 退勤した時間を記録する欄
- 休憩時間: 休憩時間を記録する欄
- 労働時間: 実労働時間を計算する欄（自動計算を設定すると便利です）
- 残業時間: 残業時間を記録する欄（自動計算を設定すると便利です）
- 有給休暇: 有給休暇を取得した日を記録する欄
- 欠勤: 欠勤した日を記録する欄
- 備考: 特記事項などを記入する欄
1.2 その他の要素（必要に応じて）
- 所属部署: 所属部署を記録する欄
- 氏名: 氏名を記録する欄
- 役職: 役職を記録する欄
- 業務内容: その日の業務内容を簡単に記録する欄
- 交通費: 交通費を記録する欄
- 時間外手当: 時間外手当を記録する欄
- 深夜手当: 深夜手当を記録する欄
- 承認欄: 上長などの承認印を押す欄
2. デザインのポイント：見やすく、使いやすい出勤簿を目指そう
必要な要素が決まったら、次はデザインです。見やすく、使いやすいデザインにすることで、日々の記録が楽になります。
- フォント: 見やすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体など、自分の好みに合わせて選びましょう。
- 色: 色使いは控えめに。派手な色を使うと見づらくなるので、落ち着いた色を使うようにしましょう。
- 罫線: 罫線は必須です。罫線がないと、どこに何を書けばいいのか分からなくなってしまいます。
- フォントサイズ: 大きすぎず、小さすぎない、適切なフォントサイズを選びましょう。
- 項目の配置: 各項目は分かりやすく配置しましょう。日付、出勤時間、退勤時間など、関連性の高い項目は近くに配置すると見やすくなります。
3. エクセル出勤簿テンプレートの作り方：ステップ形式で解説
それでは、実際にエクセルで出勤簿テンプレートを作成していきましょう。以下のステップに沿って進めてください。
ステップ1：エクセルを開く
まずは、エクセルを開いてください。
ステップ2：シートの名前を変更する
シートの名前を、例えば「出勤簿（2024年4月）」のように、分かりやすい名前に変更しましょう。
ステップ3：必要な項目を入力する
上記で確認した必要な項目を、エクセルのセルに入力していきます。日付、曜日、出勤時間、退勤時間…など、必要な項目を順番に入力しましょう。
ステップ4：数式を設定する
労働時間や残業時間など、自動で計算したい項目には、数式を設定しましょう。エクセルの関数を使うと簡単に計算できます。
- 労働時間:
=(退勤時間-出勤時間)-休憩時間 - 残業時間:
IF(労働時間>8,労働時間-8,0)
ステップ5：書式を設定する
フォントや色、罫線などを設定して、見やすいように書式を整えましょう。
ステップ6：印刷範囲を設定する
印刷する範囲を設定しておくと、印刷時に必要な部分だけを印刷できます。
ステップ7：保存する
作成したテンプレートを、分かりやすいファイル名で保存しましょう。
4. 使う場面：様々な働き方に対応できる出勤簿
作成した出勤簿テンプレートは、様々な場面で活用できます。
- 正社員: 基本的な出勤管理に使用できます。
- アルバイト・パート: 時間給計算に必要な労働時間を正確に記録できます。
- 在宅勤務: 自宅での勤務時間を記録し、自己管理に役立てられます。
- フレックスタイム制: 勤務時間の調整を記録し、労働時間を管理できます。
5. 注意点：間違いを防ぐために
出勤簿は、給与計算の根拠となる重要な書類です。以下の点に注意して、正確に記録しましょう。
- 正確な時間を記録する: 出勤時間、退勤時間は、正確に記録しましょう。
- 修正が必要な場合は、二重線で訂正印を押す: 間違って記入した場合は、修正テープや修正液は使わず、二重線で訂正し、訂正印を押しましょう。
- 毎日記録する: 毎日記録することで、記録漏れを防ぎましょう。
- 上長に確認してもらう: 定期的に上長に確認してもらい、誤りがないか確認しましょう。
■ サンプルテンプレート（エクセル 出勤 簿 テンプレート の例）
【タイトル】
エクセル 出勤 簿 テンプレート
【項目1】
日付
【項目2】
曜日
【項目3】
出勤時間
【項目4】
退勤時間
【項目5】
休憩時間
【項目6】
労働時間（自動計算）
【項目7】
残業時間（自動計算）
【項目8】
備考
【備考】
労働時間、残業時間は自動計算されるように数式を設定してください。必要に応じて、有給休暇や欠勤などの項目を追加してください。
この記事を参考に、ぜひ自分にぴったりの出勤簿テンプレートを作成してみてください。使いやすい出勤簿があれば、毎日の勤怠管理が楽になるはずです！
