エクセルフロー図テンプレート

エクセルで簡単！フロー図テンプレート作成術：業務効率UPの秘訣

フロー図は、業務の流れや手順を可視化する強力なツールです。エクセルを使えば、特別なソフトがなくても簡単にフロー図を作成し、共有することができます。この記事では、エクセルを使ったフロー図テンプレートの作り方を、初心者でも分かりやすく解説します。

なぜフロー図が必要なの？

フロー図は、以下のようなメリットをもたらします。

業務の可視化: 複雑なプロセスを視覚的に理解しやすくなります。
コミュニケーションの円滑化: 関係者間で認識のずれを防ぎ、スムーズな連携を促進します。
問題点の発見: 無駄な工程やボトルネックを特定し、改善につなげます。
標準化の推進: 作業手順を明確化し、業務品質の均一化を図ります。

フロー図テンプレート作成に必要な要素

エクセルでフロー図テンプレートを作成するにあたり、必要な要素は以下の通りです。

図形: プロセス、判断、開始/終了などを表す基本的な図形（四角形、ひし形、楕円など）
線: 図形同士をつなぎ、流れを示す線（矢印）
テキストボックス: 図形内に処理内容や説明を記述するためのテキストボックス
色とフォント: 図形やテキストに色やフォントを適用し、見やすく整理されたレイアウトにする

デザインのポイント

視認性が高く、分かりやすいフロー図を作るためのデザインのポイントは以下の通りです。

シンプルさ: 図形の種類や色数を絞り、複雑になりすぎないようにする。
統一感: 同じ種類の図形には同じ色やスタイルを適用し、一貫性を持たせる。
余白: 図形同士の間隔を適切に取り、見やすく配置する。
フォント: 読みやすいフォントを選び、文字サイズを適切に設定する。

フロー図の書き方の流れ

フロー図を作成する際の流れは以下の通りです。

目的の明確化: どのような業務プロセスを可視化したいのか、目的を明確にする。
プロセスの洗い出し: 対象となる業務プロセスを細かく分解し、各ステップを洗い出す。
図形の選択と配置: 各ステップに適した図形を選び、適切な順序で配置する。
線の接続: 図形同士を線でつなぎ、流れを示す。
テキストの入力: 図形内に処理内容や説明を記述する。
調整と修正: 全体を見直し、必要に応じて修正を加える。

フロー図を使う場面

フロー図は様々な場面で活用できます。

業務マニュアルの作成: 新入社員への教育や業務の標準化に役立ちます。
システム開発: 要件定義や設計段階で、システムの動きを可視化します。
プロジェクト管理: プロジェクトの進捗状況やタスクの流れを把握します。
問題解決: 問題発生時の原因究明や改善策の検討に活用します。

フロー図作成時の注意点

フロー図を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

目的を意識する: 誰に向けて、何を伝えたいのかを常に意識する。
簡潔さを保つ: 不要な情報を省き、簡潔にまとめる。
正確性を期す: 誤った情報を記載しないように注意する。
定期的に見直す: 業務プロセスの変更に合わせて、フロー図も更新する。

実践的な手順：エクセルでフロー図テンプレートを作ってみよう！

ここでは、簡単な業務フローのテンプレートを例に、エクセルでの作成手順をステップ形式で解説します。

ステップ1：エクセルを起動し、新しいワークシートを開く

ステップ2：図形描画ツールを起動する

「挿入」タブ → 「図形」を選択

ステップ3：基本的な図形を配置する

「開始」を表す楕円、プロセスを表す四角形、判断を表すひし形、終了を表す楕円など、必要な図形を選択し、シート上に配置する。

ステップ4：図形同士を線で接続する

「挿入」タブ → 「図形」 → 「線」または「矢印」を選択し、図形同士をつなぐ。

ステップ5：テキストボックスを追加し、説明文を入力する

「挿入」タブ → 「テキストボックス」を選択し、図形内にテキストボックスを追加する。各ステップの説明文を入力する。

ステップ6：色やフォントを調整する

図形やテキストボックスを選択し、「書式」タブで色やフォントを調整する。

ステップ7：テンプレートとして保存する

「ファイル」タブ → 「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Excelテンプレート (*.xltx)」として保存する。

サンプルテンプレート：簡単な申請フロー

■ サンプルテンプレート（エクセルフロー図テンプレートの例）

【タイトル】簡単な申請フロー

【項目1】開始：申請者が申請書を提出

【項目2】プロセス：上長が申請書を確認

【項目3】判断：承認（Yes）/ 却下（No）

【項目4】承認（Yes）：経理部門へ申請書を回付

【項目5】却下（No）：申請者へ申請書を返却

【項目6】経理部門：支払い処理

【項目7】終了：支払い完了

【備考】このフローはあくまで一例です。実際の業務に合わせて項目を調整してください。判断分岐を増やすことで、より複雑なフローにも対応できます。

まとめ

エクセルを使ったフロー図テンプレート作成は、業務効率化に貢献する強力な手段です。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひオリジナルのフロー図テンプレートを作成し、日々の業務に役立ててください。