エクセル発注書テンプレート作成ガイド：今日から使える！無料サンプル付き
発注業務、意外と手間取っていませんか？ 特に、毎回同じような項目を手入力するのは時間がもったいないですよね。そこで今回は、エクセルで発注書テンプレートを作成する方法をわかりやすく解説します！ 必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、この記事を読めばあなたも簡単にオリジナルの発注書テンプレートを作成できます。
なぜエクセルで発注書テンプレートを作るべき？
手書きや毎回白紙から作成する発注書は、ミスも起こりやすく、時間もかかります。エクセルでテンプレートを作っておけば、以下のメリットがあります。
- 業務効率アップ: 必要な項目が予め入力されているので、入力時間を大幅に削減できます。
- ミスの軽減: 項目を固定することで、入力漏れや誤入力を防ぎます。
- 統一感のある発注書: デザインを統一することで、会社のイメージアップにもつながります。
- データ管理が容易: エクセルなので、過去の発注書も簡単に検索・管理できます。
発注書テンプレートの作り方：５つのステップ
それでは、実際にエクセルで発注書テンプレートを作成していきましょう。
ステップ１：必要な要素を洗い出す
まずは、発注書に必要な要素をリストアップしましょう。一般的な発注書には、以下の項目が含まれます。
- 発注日: 発注書を発行した日付
- 発注番号: 発注書を管理するための番号
- 発注元情報: 会社名、住所、電話番号、担当者名
- 発注先情報: 会社名、住所、電話番号、担当者名
- 件名: 発注内容の概要
- 品名: 発注する商品の名前
- 数量: 発注する商品の数量
- 単価: 商品一個あたりの価格
- 金額: 数量×単価
- 合計金額: すべての商品の金額の合計
- 納期: 商品の納品希望日
- 支払条件: 支払い方法、支払い期限
- 備考: 特記事項など
ステップ２：デザインを決める
次に、発注書のデザインを決めましょう。重要なのは見やすさと使いやすさです。
- フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体など、用途に合わせて使い分けましょう。
- 色使い: 色数を絞り、見やすい配色にしましょう。会社のロゴカラーなどを取り入れるのもおすすめです。
- 罫線: 罫線を使って項目を区切り、見やすくしましょう。
- ロゴ: 会社のロゴを配置すると、よりプロフェッショナルな印象になります。
ステップ３：エクセルでテンプレートを作成する
洗い出した要素とデザインを元に、エクセルでテンプレートを作成します。
- シートを開く: 新しいエクセルシートを開きます。
- 項目を入力: リストアップした項目をセルに入力します。
- 書式設定: フォント、色、罫線などを設定して、デザインを整えます。
- 計算式を入力: 金額や合計金額を自動計算できるように、計算式を入力します。（例：金額のセルに
=B2*C2、合計金額のセルに=SUM(D2:D10)など） - 保護: 変更されたくないセル（計算式など）を保護します。
ステップ４：書き方の流れを意識する
発注書は、発注元と発注先の間で合意を得るための重要な書類です。以下の点に注意して作成しましょう。
- 正確性: 品名、数量、単価などを正確に記載しましょう。
- 明確性: 曖昧な表現は避け、具体的な内容を記載しましょう。
- 統一性: 会社のルールに従い、書式や表記を統一しましょう。
ステップ５：使う場面を想定する
発注書は、様々な場面で使用されます。
- 新規取引: 新しい取引先への発注
- 継続取引: 既存の取引先への定期的な発注
- 緊急発注: 納期が短い緊急の発注
それぞれの場面に合わせて、必要な情報を追加したり、書式を変更したりしましょう。
発注書テンプレート作成時の注意点
- 誤字脱字に注意: 発注書は正式な書類なので、誤字脱字がないか確認しましょう。
- 最新の情報を使用: 連絡先や支払い条件など、常に最新の情報を使用しましょう。
- バックアップ: 作成したテンプレートは、万が一に備えてバックアップしておきましょう。
サンプルテンプレート（エクセル発注書 の例）
■ サンプルテンプレート（エクセル発注書 の例）
【タイトル】 発注書
【項目1】 発注日：○○○○年○○月○○日
【項目2】 発注番号：○○○○
【項目3】 発注元：株式会社○○○○
【項目4】 発注先：株式会社△△△△
【項目5】 件名：○○○○
【項目6】 品名、数量、単価、金額
【項目7】 合計金額：○○○○円
【項目8】 納期：○○○○年○○月○○日
【項目9】 支払条件：○○○○
【備考】 特になし
※ このテンプレートはあくまで例です。必要に応じて項目を追加・修正してください。
まとめ
エクセルで発注書テンプレートを作成することで、業務効率が大幅に向上します。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひオリジナルの発注書テンプレートを作成してみてください。無料テンプレートも活用しながら、より効率的な発注業務を実現しましょう！
